4 myter om tjeklister

En tjekliste er et enkelt, men stærkt værktøj til at hjælpe os med at huske opgaver. Vi bruger dem mange steder, men de har et lidt dårligt ry. I denne artikel forsøger jeg at gøre op med fire myter. Læs den og lær hvordan, du lettere får flere med på tankegangen.

Tjeklister hjælper os til at omsætte viden til praksis

Hvorfor har vi overhovedet brug for tjeklister? I bogen “The Checklist Manifesto” opdeler Atula Gawanda menneskelige fejl i to grupper:

  • Uvidenhed. Vi fejler på grund af viden vi ikke har endnu. Der er sygdomme vi ikke kan kurere og produkter vi ikke kan lave. Vi arbejder på det og det er ok.
  • Uduelighed. Vi fejler til trods for at vi allerede har den nødvendige viden. Med andre ord så kan vi undgå fejlen, men vi bruger ikke vores viden rigtigt.

For 100 år siden fejlede vi primært på grund af udvidenhed. Idag fejler vi mere på grund af uduelighed. Vi ved hvad der skal gøres, men gør det ikke rigtigt. Grunden er, at vores liv er blevet langt mere komplekse. Der er så meget viden vi skal tilegne os og så lidt tid. Så det er meget forståeligt at vi fejler, men det hjælper jo ikke vores kollegaer, patienter, passagerer og kunder. 

“Mængden og kompleksiteten af vores viden overstiger vores individuelle evne til at omsætte dens fordele korrekt og sikkert hver gang.” 

Det er hér at tjeklister kan hjælpe os. Tjeklister er værktøjet til at omsætte vores viden som en gruppe til en konkret arbejdssituation. 

Så hvorfor bruges de ikke mere? Det er hér myterne kommer ind.

1. myte: “Jeg er erfaren, så jeg gør det rigtigt hver gang.”

En undersøgelse på en række hospitaler viste at den gennemsnitlige patient kræver 178 (be)handlinger hver dag – alt fra mad til indgreb. Kun 1% af handlingerne var fejlagtige. Det lyder ikke af meget, men det er to fejl per patient per dag! Alligevel er mange hospitaler organiseret omkring overlægen som den alvidende halvgud. “At fejle er dog menneskeligt” – selv for de bedst trænede og mest erfarne af os. Atul Gawanda udtrykker det således:

“Studies have shown that at least 30 percent of patients with stroke receive incomplete or inappropriate care from their doctors. Getting the steps right is proving brutally hard, even if you know them.”

2. myte: “Mit arbejde ændrer sig hele tiden, så jeg kan ikke bruge tjeklister.”

Chefer i servicebranchen fortæller mig ofte at arbejdet er for flydende til at blive struktureret. Hertil siger jeg, at din tjeklist kun skal afspejle din praksis. Du kan altid opdatere og tilføje opgaver hver gang den bruges. Lad ikke det perfekte blive det godes fjende.

Et konsulentfirma starter jævnligt op med nye kunder. Opgaver, mennesker og arbedsstil er forskellig fra kunde til kunde. Mange opgaver er dog de samme:

  • Konsulenten skal forberede sig efter en bestemt metode.
  • Der skal ikke spørges til information, som man allerede har.
  • Der skal skrives referat og
  • det skal sendes hurtigt efter mødet.

Sæt disse punkter i rette rækkefølge, sørg for at listen udfyldes og kunderne vil øjeblikkeligt opleve færre irritationer og fejl.

3. myte: “Tjeklister gør arbejdet mindre sjovt.”

En tjeklist fokuserer og målretter vores aktivitet. Det er hele pointen. Resultatet er mindre tankevirksomhed og mere handling. Nogle frygter at det fjerner arbejdsglæden. I praksis er det modsatte oftest tilfældet.

Ja, en tjekliste gør opgaven mere “samlebåndsagtig” og mindre kreativ, men det er samtidig det, der sparer tid og “hjernekapacitet”. Når opgaven gøres rigtigt første gang, så skal du heller ikke bruge tid på at rette fejl og finde på undskyldninger til chefen eller kunden. Det føles også bedre, når man arbejder på den rigtige måde.

Med andre ord så reducerer du andelen af tid brugt på rutineopgaver og øger andelen brugt på mere interessant arbejde, så din arbejdsdag bliver mere givende.

Tænk på tjeneren der ikke skal huske på alle de små opgaver, der skal til for at åbne en café. Han kan istedet betjene de første gæster (selvom de måske ikke er særligt sjove…)

4. myte: “Opgaven er ikke vigtig nok til en tjekliste.”

“Anything worth doing is worth doing well,” som man siger. Hvorfor har vi så ikke flere tjeklister? Grunden er, at det kræver lidt administration at lave dem, bruge dem og dele dem. De er nødt til at være lavet til samarbejde, så flere kan bruge listen på samme tid og kombinere deres evner i forhold til komplicerede opgaver. Her er papir ikke egnet.

Der er ingen undskyldning for fejl, der skyldes sløsethed

Vi kan bare lave tjeklister og mindske antallet af fejl samtidig ved at gøre det lettere at omsætte viden til praksis. En simpel tjekliste er bedre end slet ingen.

I min næste artikel vil jeg komme ind på hvordan, at tjeklister kan bruges i ganske komplicerede processer. I mellemtiden kan du her se en lille video om brug af tjeklister ved operationsbordet: 

 

Comments are closed.