Kundecase

Med på Bisnode Danmarks leanrejse

 

For 70 medarbejdere hos Bisnode i Aarhus og København gør Gluu det bl.a. lettere at overtage for hinanden. Læs Lean-specialistens syn på, hvordan Gluu platformen skaber værdi hos Bisnode.

Marianne Mølgaard arbejder med procesoptimering hos data og analytics virksomheden Bisnodes danske datterselskab. Efter to timers indledende introduktion til Gluu platformen har hun siden selv trænet virksomhedens afdelingsledere i at lave processer og arbejdsinstruktioner.

I dag er 140 forretningsprocesser vakt til live i Gluu og Marianne Mølgaard fortæller, at det har været med at skabe et fælles sprog for, hvordan man arbejder på Bisnodes danske kontorer.

“Det fælles format gør det simpelthen lettere at overtage for hinanden og lettere at få overblik over de processer, der går på tværs af afdelinger.”

Den nye og langt mere involverende tilgang til at arbejde med processer i Bisnode har da også fået opmærksom fra kollegerne i udlandet, hvor Bisnode har kontorer i 17 europæiske lande. Også her er der stor forståelse for, at processer skal leve hos medarbejderne, før de skaber værdi.

De første skridt på leanrejsen

Udgangspunktet for Bisnode Danmarks leanrejse startede for to år siden i forbindelse med sammenlægning af afdelinger og et akut behov for at skabe overblik over flere hundrede forskellige arbejdsprocesser. Som i så mange andre virksomheder var udfordringen, at nogle processer var synlige, andre skjulte og alle var i forskellige formater og gemt forskellige steder.

Bisnode begyndte derfor jagten på et værktøj, der kunne hjælpe med oprydningen og med at forenkle beskrivelserne. Målet? En fælles og opdateret best-practice på hvert forretningsområde i selskabet. Overordnet set, var der brug for ét fælles overblik i ét fælles format. Det overblik skulle skabe grundlaget for at finde synergier og optimere forretningen via Lean-værktøjer som 5S og A3.

Det var vigtigt at vælge et procesværktøj der var tro mod Lean filosofien ved at muliggøre daglig involvering af alle medarbejdere og ikke gjorde processerne statiske.

Gluu blev valgt til opgaven og efter en formiddags træning, var Marianne og fire andre superbrugere klar til at gå i gang med Gluu platformen.

Næste skridt var at lave et overblik over alle de kritiske flows i virksomheden og sætte ansvar på. Denne liste hjalp til at prioritere hvilke processer, som Bisnode startede med. Herfra gik Marianne og kollegerne i gang med at kortlægge processer sammen med afdelingslederne. Efter første proces i hver afdeling var kortlagt, fortsætte afdelingslederen selv for egen kraft.

Håndgribelige resultater i sommerferien

I sommerferien 2015 begyndte Bisnode at se konkrete resultater af arbejdet med Gluu. For lige pludselig var det lettere for medarbejderne at overtage hinandens opgaver, når ferien krævede fravær.

“Der har måske været to medarbejdere, som oprettede kunder inden for et forretningsområde. Men, hvis den ene var syg og den anden på sommerferie, så var der måske ingen, der kunne oprette kunden, og det er ikke ok. Nu kan vi gå ind i Gluu og finde ud af det. Det har vi brugt rigtigt meget – specielt i sommerferieperioden”

Marianne Mølgaard fortsætter:

“Nu er der ingen undskyldning for ikke at kunne påtage sig andre opgaver. For det er altid dokumenteret i Gluu.”

140 processer nu synlige i Gluu

Hos Bisnode har fokus primært været på Customer Care og de kunderettede processer. Herved er det kundernes kontaktpunkter, som har været vigtige og sat i centrum for brugen af Gluu.

Platformen er mest brugt, hvis man skal lave en opgave, som man ikke ved hvordan skal laves. Teamet har også brugt Gluu til procesdesign. Fordelen er, at alle samarbejder om én proces. Den tilrettes så løbende og team’et linker til andre værktøjer. F.eks. er brugen af en prisberegner dokumenteret på denne måde.

De næste stop på leanrejsen

Gluu er ikke udnyttet til fulde endnu, understreger Marianne Mølgaard. Næste skridt er at tage fat på flere it-processer og få dem levendegjort i platformen – specielt driftsprocesserne. Og så har Bisnode netop opkøbt NN Markedsdata i Aarhus, så der er et hav af processer, der skal lægges sammen og gøres til best practise. Det vil ske gennem samarbejde i Gluu.

Samtidig fortsætter Marianne og hendes superbrugere arbejdet med at gøre Bisnodes processer endnu mere levende og integreret i dagligdagen for alle 70 mand i Danmark. Blandt andet med hjælp fra Gluus nye tjeklistefunktion, hvor det er muligt at lave datakørsler dagligt, ugentligt og månedligt. På det punkt mener Marianne, at Gluu er oplagt til at sikre, at datakørsler sker korrekt, hver gang.

På lidt længere sigt har Bisnode ambition om en ISO certificering. Og med den omfattende kortlægning og dokumentering af de kritiske processer, har Marianne og hendes kollegaer allerede taget et stort skridt på vejen.

Rygtet om de enkle processer krydser grænsen

Bisnode i Danmark har for nyligt præsenteret arbejdet og fordelene ved Gluu til andre lande i gruppen. Marianne Mølgaard fortæller, at de øvrige Bisnode-kontorer er overordentligt interesserede i procesarbejder i Danmark. Ikke mindst det faktum, at det er så enkelt at arbejde med og samarbejde om processerne i Gluu platformen.

“Det er vigtigt, at det ikke kun er en procesmanager, der kan have med det at gøre, men at hvem som helst kan have med det at gøre. Jeg har introduceret mange herinde til Gluu, og det har taget mig et kvarter – og det er jo helt fantastisk. Jeg er bare med, når de dokumenterer den første proces.”

 


img_4274

 

Med hovedkontor i Stockholm udbyder Bisnode erhvervsinformation via lokale datterselskaber i 17 europæiske lande. 2500 medarbejdere arbejder i gruppen.