Cases | Kvalitets ledelse

Løbende forbedringer hos en træningsvirksomhed

QMS

By on 18/03/2015

Hvordan fungerer kvalitetsledelse i praksis, når det er styret af love og bestemmelser? Vi har i denne case inviteret UCPlus’ kvalitetschef Kim Strunge til en snak om kvalitetsledelse i forhold til ISO9001 og hvordan der arbejdes med løbende forbedringer, når man som virksomhed påvirkes af det offentlige, love og bestemmelser.

Men først lidt om virksomheden: UCPlus er specialiseret i grund- og efteruddannelse af chauffører til transportbranchen og har mere end 35 års erfaring. Her uddannes chauffører til taxa og tungere køretøjer som bus og lastbil, samt togpersonale. Derudover har UCPlus også en danskuddannelse, hvor der tilbydes danskundervisning for voksne. Grund- og efteruddannelserne gennemføres både som arbejdsmarkedsuddannelser og erhvervsuddannelser.

Et selvudviklet ledelsessystem

Jeg spurgte Kim Strunge om hvordan UCPlus som uddannelsescenter arbejder med kvalitetsledelse i forhold til ISO9001. 

Han fortalte mig, at de i UCPlus selv har udviklet deres ledelsessystem helt fra bunden. Systemet er udformet i Powerpoint og Excel. Powerpoint anvendes som personalehåndbog og Excel bruges således de systematisk kan holde styr på afvigelser. Systemet kan tilgås af alle og viser en synlig rollefordeling. Enhver afdelingsleder er rolleindehaver i systemet og har ansvar for at korrigere de afvigelser der forekommer:

“På denne måde er vi aktive omkring afvigelsessystemet hver evig eneste dag.”
Fordi ledelsessystemet bruges aktivt i hverdagen, afholdes der fire ledelsesevalueringsmøder årligt (selvom standarderne kun kræver et enkelt). Kim Strunge fortæller:

“Det er afvigelsessystemet der holder os i gang. Kvalitet er uhyre vigtigt for os i vores branche. Derfor er en opfølgning altid højst tre måneder væk i form af et ledelsesevalueringsmøde, hvor ledelsen tager bestik af situationen”.

Adspurgt om udfordringer med systemet svarede Kim Strunge, at deres ledelsessystem fungerer perfekt i forhold til antallet af afvigelser og måden de arbejder med opfølgning af disse. En anden fordel ved deres system er, at det er nemt at tilgå for alle – og ikke mindst er det overskueligt:

“Enhver kan forholde sig til det, fordi det er enkelt. Når man laver et ledelsessystem, gælder det om ikke at bygge store klodser, men et lille hus med en god landevej som man tror på”.

Løbende forbedringer i praksis

Jeg spurgte Kim Strunge, hvordan UCPlus som uddannelsescenter arbejder med løbende forbedringer og justeringer. Hertil forklarede han:

“Der opstår hele tiden et behov for løbende forbedringer og tilretninger i vores ledelsessystem. Det er lavet på den måde at vi beskriver det vi gør. Når vi gør noget andet end de vi plejer, så skal der ske en ændring i systemet.”

Kim Strunge fortæller også, at disse processer bliver fulgt op via interne audits.

De løbende forbedringer er begrænset af, at UCPlus er stramt styret af bekendtgørelser og lovgivning. Man undersøger derfor jævnligt hvorvidt nye bekendtgørelser er inkluderes i ledelsessystemet. Dette sker via retsinformation og diverse links:

“Det er noget vi selv aktivt skal ind og opsøge – og det er sundt nok, forstået på den måde, at man kommer systemet igennem hver anden måned.”

Kim Strunge tilføjer at de har en specifik proces til netop dette. Endvidere har de også et årligt seminar hvor regler og bekendtgørelser bliver gennemgået.

At hive sig selv i nakkehårene

Jeg spurgte Kim Strunge hvordan han ser fremtiden for ledelsessystemer. Hertil svarede han, at ledelsessystemet i dag har til formål at sikre kvaliteten, hvilket er særlig vigtigt, når UCplus er reguleret af offentlige love og bekendtgørelser. Desuden mener han, at det er nødvendigt for alle virksomheder, at der laves en struktur man tror på og passer til virksomhedens branche samt de ændringer, der kan forekomme.

Kim Strunge afslutter:

“Det er væsentligt at have en struktur der passer til den verden man som virksomhed skal forholde sig til. En måde at hive sig selv i nakkehårene på, er skematisk at planlægge den form for opfølgning.”

UCPlus’ tilpasning til branchen

Umiddelbart lader det til at UCPlus har opbygget et ledelsessystem der er nøje tilpasset deres branche og forretningsmodel. Påvirkningen er primært via lovgivning og man har formået at lave rutiner og et ledelsessystem, der nøje opsamler og indtænker disse krav. Det vil være interessant at undersøge om andre virksomheder, som har det offentlige som den primære kunde, gør det på samme måde. Det vil vi se på i en senere case.

Tags:

Måske har du også lyst til at læse...

Share
Tweet
Share