8 nøgleingredienser til hurtig procesopdagelse

Anslået læsetid: 6 Minutter

Navigerer du i forretningsdriftens kompleksitet? “Rapid process discovery” er dit kompas. Et proceshierarki fastlægger de kritiske processer, minimerer ineffektivitet og beskytter virksomhedens viden. Det er ikke bare et værktøj, det er en game-changer. Dyk ned i de 8 nøgleingredienser til at skabe denne uvurderlige guide.

Proceshierarkier demonstrerer visuelt alle dine kritiske forretningsprocesser. Tænk på en som værende lidt som en arkitektonisk plan for et hus. I stedet for bjælker og spær viser et proceshierarki de processer, der holder din virksomhed oprejst.

De kan også ses som et supplement til dit organisationsdiagram. Organisationsdiagrammet viser, hvordan afdelinger og roller er relateret, mens proceshierarkiet viser, hvordan aktiviteter er relateret, og hvordan de leverer de resultater, der er nødvendige for at nå din organisations mål.

Ja, men hvorfor skulle jeg bekymre mig? Du spørger måske.

Ved at registrere dine processer giver du dine medarbejdere et fælles sprog og en klar forståelse af deres ansvar. De kortlægger de små ting, som hvordan en receptionist skal tage et telefonopkald, eller hvordan man sender en meddelelse om sen betaling til de meget store og vigtige ting som at ansætte en ny leder af en afdeling. De giver dig også mulighed for løbende at måle og gradvist forbedre de processer, der sker på tværs af din virksomhed, hvilket reducerer spild og øger effektiviteten. At have en er virkelig en no-brainer.

Hvad skal jeg bruge for at få adgang til mine kritiske forretningsprocesser?

Rigtigt, så du er klar til udfordringen. Godt, Gluu er her for at hjælpe med otte vigtige ingredienser til at opbygge et brugbart proceshierarki.

1. Kaffe

Lad os få dette ud af vejen fra flagermus: der er ikke noget sexet ved proceshierarkier. Hvis du er typen, der bliver begejstret for dem, skal du ikke være flov; Vi forstår dig – vi er lidt ens. Men for det store flertal af menneskeheden, herunder mange af dine kolleger, fremkalder omtale af dem lidt mere end milde tilfælde af narkolepsi. Vær venlig, hav kaffe klar, før du rejser emnet. Du ønsker ikke, at dine kolleger skal gå sådan:

2. Nikket

Bevæbnet med kaffe og et blændende udvalg af værdiskabende begrundelser skal du henvende dig til den øverste ledelse og få deres godkendelse og støtte til et projekt for at skabe et proceshierarki. Det er absolut nødvendigt. Uden nik går du ingen steder hurtigt.

3. Et whiteboard

Find din bedste facilitator, træk den øverste ledelse ind i en halvdags offsite-workshop og udarbejd et kort over din værdikæde; Alle de processer, I laver som virksomhed fra start til slut. Denne første skitse vil danne grundlag for resten af projektet. Hvis du gerne vil have mere information om dette, så tjek vores ideer til samarbejdsprocesworkshops.

4. Teleskopisk syn

Zoom ind og skærp fokus på de mest kritiske processer for din virksomhed først. Find de 10 til 30 processer, der virkelig betyder noget. Det er dem, der forhindrer hjulene i at falde af. Hvis din vision er for bred for tidligt, og du forsøger at sømme ned hver eneste forretningsproces, vil du sidde fast i detaljerne og miste det væsentlige af syne.

“Forbedring er ikke en engangsindsats. Ledelsen er forpligtet til hele tiden at lede efter måder at reducere variationen på.”

W. Edwards Deming

5. Et gammelt hjul

Det kan være tidskrævende at tilknytte et proceshierarki. Så gør livet lettere så meget som muligt, modellér dit proceshierarki på standarder og rammer, du allerede har. Der er ingen grund til at genopfinde hjulet. Tal med dine it-folk – de har måske gjort noget lignende for at forberede en systemimplementering.

6. Flyttemænd og rystere

Du har erkendt og kortlagt de kritiske processer, der sker i virksomheden. Den næste ting er at tildele ansvaret for hver af disse til specifikke teammedlemmer. Nogle af disse mennesker vil være indlysende, som afdelingsledere i et stort firma, men i nogle tilfælde vil de ikke være det, og du bliver nødt til at undersøge, hvem der er de rigtige movers og shakers.

7. Værktøjer

Når du har taget dig af alt ovenfor, er det tid til at komme ned til detaljerne. Til dette skal du bruge et format og værktøjer, der hjælper dig med visuelt at kortlægge og designe dit proceshierarki. Nøglen til succes her er, at uanset hvilket format eller værktøj du bruger, skal det være delbart og let at samarbejde om hele virksomheden. Er du interesseret i et værktøj, der strømliner dette?

Tjek Gluus software til styring af forretningsprocesser. Hvis proceshierarkiet forbliver i et rum, bevogtet af en eller to troldmænd, vil det gå samme vej som utallige andre proceshierarkier og ende med at være dødt og begravet.

8. Kaptajn proces hierarki

Nu er det tid til at tage projektet ud til hele virksomheden. Til dette har du brug for en ekstraordinær person til at lede vejen. Vælg en superdrevet projektleder med en bred forståelse af forretningen og en, der kan tale med folk både i bestyrelseslokalet og på gulvet.

Få mere at vide om proceshierarkier

Der er meget mere, der kan siges om proceshierarkier, såsom hvorfor så få virksomheder overhovedet har dem. Du kan få mere at vide om emnet ved at læse vores vejledning til oprettelse af et forretningsproceshierarki.

Konklusioner

I forretningsdriftens indviklede dans er det altafgørende at forstå og optimere vores processer. De 8 nøgleingredienser, der fremhæves, tjener ikke kun som et fundament for hurtig procesopdagelse, men understreger også vitaliteten af et velstruktureret proceshierarki. Når man som leder anerkender disse væsentlige ting, baner man vejen for strømlinede operationer, minimeret ineffektivitet og en stærkere og mere modstandsdygtig organisation. At omfavne disse principper er ikke bare et strategisk træk, men et transformativt træk.

Ofte stillede spørgsmål