Kundecase

Fra papirtiger til levende dialog

 

Hos analysevirksomheden Ennova bruger 120 medarbejdere i fire lande Gluu til at gøre deres fælles forretningsprocesser og arbejdsinstruktioner lyslevende i dagligdagen. Læs direktørens syn på, hvorfor Gluu skaber værdi for hans forretning.

Vi mødte Ennovas direktør Claus Schmidt-Laugesen på kontoret i Aarhus til en snak om virksomhedens arbejde med at etablere en fælles måde at arbejde på. For som en af de førende leverandører af medarbejder- og kundeanalyser i Norden er det kritisk med klare processer, der følges og sikrer en konsistens i selv meget avancerede ydelser. 

Og ifølge Claus Schmidt-Laugesen var udfordringen før valget af Gluu-platformen, at det var svært at involvere hele organisationen i forretningsprocesserne og gøre processer og arbejdsinstruktioner levende og let tilgængelige.

Udfordring: At gøre processerne levende

Hos Ennova startede arbejdet med processer allerede før 2008. Her blev selskabet nemlig ISO-certificeret. Men før Gluu kom ind i billede, boede Ennovas processer og arbejdsinstruktioner i et lidt statisk system baseret på SharePoint. Så selvom medarbejderne teknisk set kunne tilgå alle processer og arbejdsinstruktioner, blev ledelsessystemet for lukket og processerne for fraværende i medarbejdernes dagligdag. Claus forklarer:

“Vi efterlyste at få procedurebeskrivelserne til at blive mere levende og give alle vores medarbejdere mulighed for at gå ind og arbejde med dem. Alle skal have en holdning til dem. Det ledte vi efter og dét muliggør Gluu.“

Det handlede basalt om at få en tættere dialog mellem de medarbejdere, der er fagligt ansvarlige for, hvordan Ennova arbejder og de medarbejdere, som udfører arbejdet. Det er ifølge Claus Schmidt-Laugesen lykkedes godt siden Gluu i 2015 blev valgt som platform for forretningen.

“Gluu understøtter en dialog mellem brugerne og dem, som har skrevet processerne.”

Herfra gik det hurtigt. Hos Ennova var det Claus selv, der identificerede behovet for Gluu og satte retningen for mere involverende procesarbejde. Som det første blev der udpeget en procesansvarlig. Han stod for opgaven med skabe en fælles standard for procesarbejdet og holde procesejerne til ilden. En klar forankring i toppen og et klart ansvar for ledelsessystemet har været vigtige faktorer bag Ennovas succes med processer.

Processerne bliver nu brugt mere af medarbejderne

Godt 50% af medarbejderne i Ennova bruger Gluu mindst 10 gange i løbet af et kvartal. Hertil kommer nøglemedarbejdere, som arbejder aktivt i løsningen mere end 100 gange i kvartalet for at justere Ennovas arbejdsmetoder. Claus udtrykker det således:

“Vi har fået et mere levende system, som brugerne i højere grad har taget til sig. Det er gået fra at være en papirtiger til noget mere levende.”

Hertil kommer, at det, ifølge Ennova-direktøren, med Gluu nu er lettere at gennemføre og kommunikere forbedringer på tværs af Ennovas afdelinger i de fire nordiske lande.

“Vi har fundet en bedre måde at melde nye procedurer og ændringer ud på, end vi havde tidligere”.

Det betyder, at Ennova hurtigere kan lave forbedringer og sikre, at de bliver udført i praksis. Hos Ennova sker det ved, at procesansvarlige løbende tilretter processer og instruktioner. Alle medarbejdere med berørte roller får automatisk besked og stiller spørgsmål og kommer med kommentarer til processer og instruktioner direkte i Gluu-platformen.

Ennova går mod mere visuelle arbejdsinstruktioner

Vi spurgte også ind til næste skridt hos Ennova, når det handler om brugen af Gluu. På det punkt understreger Claus indledningsvist, at der er fokus på en fortsat optimering af Ennovas processer. Rutinen omkring løbende forbedringer skal fortsætte fremad. Men det sagt, så vil Ennova bruge langt flere af de muligheder, der ligger i Gluu til at gøre processerne levende.

“Jeg tror meget på, at folk ikke i samme grad som tidligere læser sig til procedurer, men hellere vil have det visuelt eller på video. Det vil være en del af den konvertering, som vi kommer til at lave og som Gluu understøtter.”

De tre vigtigste fordele ved Gluu

Claus opsummerer fordelene ved Gluu for Ennova som…

  1. Langt bedre forståelse af forretningsprocesserne
  2. Mere transparens og åbenhed omkring processerne
  3. Mulighed for at knytte medarbejderne tæt på den, som arbejder med processerne, så processer og arbejdsinstruktioner bliver integreret i dagligdagen.

ennova2

Ennova A/S er grundlagt i 1988 og er i dag en førende skandinavisk analysevirksomhed med kontorer i Aarhus, København, Oslo og Stockholm. Fokus er på medarbejder- og ledermålinger, samt kundemålinger. “Fact based advisory” hjælper til at omsætte fakta til handling gennem rådgivning på organisatorisk niveau og til den enkelte leder. Kundelisten tæller virksomheder som Shell, Falck, Grontmij og Dong Energy. Ennova er certificeret efter ISO 9001 og ISO 27001.