Process Documentation Case Study on Europe's sixth largest fitness chain Fitness World.

KUNDECASE

Fitness World strammer kæden til ekspansion

Fremtidens ambitiøse vækstplaner i Fitness World går via optimal drift i hvert af kædens nu 182 centre. Nu har topledelsen sat ind for at engagere medarbejderne i at strømline arbejdsgangene i centrene. Omdrejningspunktet er den danske softwareplatform Gluu og målet er aldrig at genopfinde den dybe tallerken.

Proces Dokumentation Case

Vejen mod toppen af det europæiske motions- og fitnessmarked går via optimalt overblik og maksimal kontrol med arbejdsgange og processer. Det er den korte forklaring på Fitness Worlds optimeringsprogram “Our processes”. Et program, der med den danske softwareplatform Gluu, forener ansatte i 182 fitnesscentre i Danmark og Polen om at optimere driften i hverdagen.

Gennem flere end 500 processer, om alt fra bestilling af toiletpapir til centrale finansopgaver, binder Gluus digitale univers nu Fitness World hovedkontoret og centrene tættere sammen. Det strategiske initiativ har skabt en fælles måde at arbejde på, spare tid og finde forbedringsmuligheder. Og alle roller, fra direktionen til personalet i de enkelte centre, er med til at bruge og forbedre de fælles processer i Gluu platformen, forklarer Rikke Nissen Sigdal, direktør for forretningsudvikling i Fitness World.

“Siden sommeren har vi arbejdet på at få en standardiseret måde at arbejde på hele vejen fra hovedkontoret, via regionerne og ud i de enkelte centre. Det arbejde er godt på vej. Her i 2018 går vi i gang med forbedringsarbejdet, så vi hurtigt kan fjerne spild og strømline selve driften. Gluu giver os overblikket og muligheden for at dykke ned og finde forbedringsmulighederne.”

Hvordan Fitness World forædler deres standarder i hele organisationen

Ved at gøre det let at arbejde med og dele viden omkring hver proces, samler Fitness World systematisk ideer til forbedringer fra 280 medarbejdere overalt i virksomheden. Ideer, der derefter kan føre til bedre drift i alle centre. På den måde spredes de optimale metoder hurtigt fra ét til alle centre.

“Lad os sige, at der skal sættes lys op i et center. Centerlederen søger så efter “elektriker” i Gluu og finder processen for bestilling af håndværker og den elektriker, som vi samarbejder med. Det sparer tid og sikrer at opgaven udføres korrekt, første gang. Er der er spørgsmål så skrives det direkte på processen i Gluu og procesejeren skal blot svare på spørgsmålet én gang. På den måde afliver vi også masse mails og telefonsamtaler”, forklarer Rikke Kannegaard, driftschef i Fitness World.

“Internt siger folk nu, at de lige skal Gluugle det” – tilføjer Rikke Sigdal.

Gluu platformen anvendes allerede som centralt værktøj til forretningsoptimering i danske virksomheder som RPC Superfos, Ennova, Bisnode og Infomedia.

“Vi ser, at procesforbedringer og optimeringer af forretningen kommer helt af sig selv, når vi giver de medarbejdere, der rent faktisk udfører arbejdet i hverdagen, de rigtige værktøjer”, siger Søren Pommer, grundlægger af Gluu.

Yderligere læsning: