En fælles arbejdsgang bliver kun til virkelighed, hvis alle er involveret. Her ser du, hvordan du tilføjer kollegaer til din Gluu konto. Du kan også se, hvordan du administrerer rettigheder og roller, så de bliver involveret på den rigtige måde.


Opret en bruger

 

  1. Vælg Account (kun synlig hvis du har administrator retttigheder).
  2. Søg for at se, om brugeren allerede er oprettet.
  3. Klik på Add new user for at åbne skærmen med information om brugeren.

Du sletter eller redigerer eksisterende brugere ved at klikke på Delete ikonet eller Edit ikonet.


Tildeling eller fratagelse af en brugers organisatoriske roller

Når du har klikket på Edit ikonet, kan du redigere alle brugerens oplysninger på et sted:

 

  1. Udfyld de obligatoriske felter for brugeren. Email adressen er brugerens brugernavn.
  2. Tilføj brugerens roller (mere om organisatoriske roller.)

Du kan også sende en invitation til brugeren, så vedkommende kan oprette en adgangskode og logge ind:

 

Send adgangsdetaljer til en bruger

Brugeren vil ikke modtage en invitation, før du klikke på knappen “Send user a link to set password“. Når du klikker på den, sender systemet automatisk brugeren en email med et link, så vedkommende kan angive sin egen adgangskode. Du bruger også denne funktion, hvis du ønsker at sende brugeren en ny adgangskode. Alle brugere kan anmode om ny adgangskode ved at vælge funktionen for glemt adgangskode på login siden.


Grundlæggende brugerrettigheder

Alle brugere kan se og kommentere på processer, der ikke er private

Når du har oprettet en ny bruger og vedkommende er logget på, kan personen…

  • Søge, læse, se og kommentere alle processer, aktiviteter og arbejdsanvisninger – der ikke er private.
  • Søge, læse, se og kommentere alle processer, aktiviteter og arbejdsanvisninger – hvor de har en rolle og derfor er ‘Proces medlemmer’.
  • Udføre opgaver i alle aktiviteter, hvor de er medlemmer.

Kun Ejere eller Redaktører kan redigere en proces

Enhver bruger kan tilføjes som Ejer eller Redaktør af specifikke processer. Det giver dem mulighed for at styre bestemte processer – og kun disse. En sådan indstilling er nyttig, hvis du ønsker streng styring omkring din virksomheds roller og proceshierarki, men stadig ønsker at give eksperter på tværs af organisationen rettigheder til at håndtere specifikke processer. Med andre ord giver Gluu dig mulighed for at administrere rettigheder på to måder:

  1. Brugere som har tilladelse til at håndtere specifikke processer og aktiviteter og arbejdsanvisninger forbundet med disse.
  2. Admin brugere, der kan administrere brugere, proceshierarki, roller og de generelle indstillinger for kontoen.

Kun nogle få udvalgte kan se en privat proces

Denne proces er privat og viser Ejeren og Redaktører, der har ret til at redigere (ejere og redaktører) og Proces medlemmer med ret til at se. Alle andre kan ikke få adgang til dette (undtagen kontoejeren).

 

En privat proces kan kun ses (og redigeres) af de mennesker, der fremgår af dens ‘Ansvar’ widget. Processer er som udgangspunkt private, så du er nødt til at gøre dem offentlige, når du er klar til at dele med dine kollegaer.

Admin rettigheder

Når en bruger er blevet oprettet, kan du klikke på Rediger ikonet for at fastlægge personens admin rettigheder (hvis du selv har de rette ‘Admin rettigheder’).

Hvor Editor eller Ejer rettigheder kun gælder for bestemte processer, gælder ‘Admin rettigheder’ for hele kontoen.

 

manage user rights with gluu


Rettigheder til ‘Administrer processer’

Denne rettighed er nyttig for de 2-3 brugere, der har tilladelse til at administrere jeres proceshierarki og klargøre nye processer. De kan derefter tildele ejerskab af specifikke processer til proces ejere over hele organisationen. På denne måde kan I opretholde en konsekvent og sammenhængende overordnet struktur, samtidig med at I har decentralt ejerskab af specifikke processer. Hvis du afkrydser ‘Administrer processer‘ feltet, kan brugeren styre jeres proceshierarki (kaldet ‘Processer‘) – tilføje/redigere/slette kategorier, grupper, processer og deres navne.


Rettigheder til ‘Administrer roller’

Dette er nyttigt for HR-folk, der styrer den fælles liste af organisatoriske roller, som kan genbruges på tværs af alle processer. Ved at styre jeres roller centralt, kan I let undgå dubletter, når ledere skaber mere eller mindre enslydende rollenavne. I kan også ændre rollenavne ét sted på tværs af alle processer, hvis i vælger at lave ændringer. Hvis du afkrydser ‘Administrér roller’ feltet, kan brugeren Styre jeres fælles rolleliste (kaldet ‘Roller’) – tilføje/redigere/slette roller – deres navne og beskrivelser.

Andre brugere kan stadig bruge rollerne i deres processer – de kan bare ikke ændre rollebeskrivelser og navne.


Rettigheder til “Administrer brugere”

Denne rettighed gives typisk til HR, som administrerer, hvordan nye medarbejdere introduceres, og hvordan medarbejdere forlader virksomheden. Hvis du afkrydser ‘Administrer brugere’ feltet, kan brugeren  Tilføje/redigere/slette brugere og tildele dem organisatoriske roller.


Rettigheder til ‘Administrer tilladelser’

Gives også typisk til HR, som administrerer, hvordan nye medarbejdere introduceres, og hvordan medarbejdere forlader virksomheden. Hvis du afkrydser ‘Administrér tilladelser” feltet, kan brugeren ændre rettigheder for andre brugere.


Run ‘Kontoejeren’ kan administrere abonnenter og fakturering

Den bruger, der oprindeligt oprettede kontoen, er Kontoejer som standard. Denne bruger har alle rettigheder anført ovenfor.

Ud over dette, kan personen styre abonnementer og fakturering gennem adgang til betalingssiden, hvor brugernummer, abonnenter og betalingsoplysninger kan ændres. Det er også her, du kan administrere kontoindstillinger og endda lukke kontoen.