Når du har oprettet en proces, er det tiden at kortlægge processen. Hvor dit proceshierarki viser, hvordan en proces placeres under din virksomheds overordnede flow, er formålet med selve processen at vise “hvem, der gør hvad”. Proceskortlægning kan klarlægge dette ved at vise, hvilken organisatorisk rolle har ansvaret for hvilken aktivitet. Bruger kan derefter blive tildelt roller. Det er, når du forbinder mennesker, roller og processer, at du kan vise, hvem der har ansvaret for hvad. Det kan resultere i klarhed omkring rollerne og en klarer formålsbevidsthed hos dine kolleger.

Her kan du finde ud af, hvordan man kortlægger processer ved at bruge de få enkle former, opgaven kræver. Har du brug for inspiration? Her er nogle proces eksempler.


Forberedelse til kortlægning af proces

Gå til siden for den proces, du gerne vil redigere:edit processedit-process-with-gluu-en

  1. Klik på Edit ikonet. Dette kan gøres af enhver der har fået rettigheder som “Ejer” eller “Redaktør” af processen.
  2. Nu er du klar til at begynde at kortlægge.

Du kortlægger en proces ved at trækker former ind på dit lærred. Når du gør det, skal du huske, at former altid skal placeres inden i svømmebaner. På den måde kan Gluu platformen automatisk forbinde en rolle med dens aktiviteter.

Hvad hvis jeg ikke har brug for flere roller? Så laver du bare svømmebanen meget bred, så hele dit diagram kan være i den.

Generelle funktioner:

Mens du arbejder, kan du altid…

  • Tilføje farver – for at fremhæve vigtige skridt, problemer eller andet.
  • Zoome – hvis du har et meget stort diagram med mange detaljer.
  • Downloade som .jpg eller .svg,  så det nemt kan bruges andetsteds.
  • Fortryd handlinger eller annuller fortrydningerne – bemærk, at det kun virker i den samme arbejdssession – før du gemmer.

Roller (svømmebaner)

Når først du har et proceslærred åbent i redigeringsmodus, er det første, du bør gøre, at vise, hvilke roller er involveret. Rollerne vises som svømmebaner. Hver svømmebane bør indeholde de aktiviteter, beslutninger og begivenheder, den pågældende rolle har ansvar for.

add-role-with-gluu-en

  1. Klik på svømmebanen for at vælge den. Når du har valgt den, vil du se nogle muligheder.
  2. Tilføj en rolle til en svømmebane, enten ved at vælge en rolle fra din almindelige rolleliste eller ved at tilføje en ny rolle. (Bemærk! det kræver særlige rettigheder at tilføje og administrere roller).

Nu er din første rolle blevet tilføjet. Tilføj flere roller ved at vælge svømmebane faconen fra værktøjslinjen og trække den over på lærredet.


Begivenheder

Begivenheder er hændelser, der finder sted uden for din proces. De kan angive noget, der starter, har indflydelse på eller færdiggør min proces. Det kan være en god ide at udelade begivenheder, hvis du vil holde din proceskortlægning meget enkel.

add-event-in-gluu-en

  1. Klik på begivenhedsformen og træk den over på lærredet.
  2. Beskriv begivenheden.

Begivenheder er valgfri og du bør kun bruge dem, hvis de er vigtige for din proces.


Pile

Klik pilen på hvilken som helst form for at trække en pil over til en anden form. Derefter kan du klikke på selve pilen for at gøre den fleksibel. Vælg en brudt eller ubrudt linje til at vise et obligatorisk vs et valgfrit flow.

using-arrows-in-gluu

 


Aktiviteter

Hvis du tænker på din proces som en arbejdskæde, er aktiviteterne leddene i kæden. Hver aktivitet er arbejde, der gøres af en rolle, der producerer et resultat, output eller resultat til den næste aktivitet i kæden.

add-activity-in-gluu-en

  1. Klik på aktivitetsformen og træk den over på lærredet.
  2. Beskriv aktiviteten ved at bruge en aktiv form, f.eks. “Forbered oplæg”. Beskriv derefter resultat eller levering af aktiviteten. Dette vil tjene som input for det næste skridt.

Fortsæt med at tilføje aktiviteter. Hver gang du placerer en aktivitet i en svømmebane, tildeler du automatisk ansvaret for den pågældende aktivitet til rollen i svømmebanen.


Proces links

Du kan vælge at vise, hvilke andre processer, der er tæt knyttet til dine processer. Du kan tilføje proces links til dette formål. Disse er dynamiske links til andre processer. De vil åbnes i nye faner, når brugerne klikker på dem. På den måde kan du…

  • vise processer, der starter eller afslutter processer.
  • vise hvor mange processer er knyttet til hinanden.
  • vise undtagelser.
  • vise processer, der er fælles på tværs af din konto.

add-process-link-in-gluu-en

  1. Klik proces formen og træk den ned på lærredet.
  2. Vælg de processer, du gerne vil tilføje som link. De udvalgte processer vil åbnes i en ny fane, når brugeren klikker på den. På den måde kan du vise, hvilke processer starter, slutter eller bruges til at administrere undtagelser i processen.

 


Beslutninger

Beslutninger kan bruges til at fremhæve vigtige go / no go punkter og dele din proces op i flere flows. De tjener bare til at illustrere beslutningspunkter.

edit-decision-in-gluu-en

  1. Klik på beslutning formen og træk den over på lærredet.
  2. Link den til relevante former ved hjælp af pile.
  3. Beskriv den med 1-3 ord.

Beslutninger er valgfri og du bør kun bruge dem, hvis de er vigtige for din proces.


Tekstfelter

Tekstfelter kan tilføjes hvor som helst for at tilføje små notater inden i diagrammet. Brug dem til at forklare flows og forgreninger.

add-textbox-in-gluu-en

  1. Klik på Tekstfelt formen og træk den over på lærredet.
  2. Juster størrelsen.
  3. Tilføj din tekst.

Video guide:

Vi har lavet en kort video for at vise den grundlæggende kortlægningsproces med Gluu: