En tjekliste kan føre til færre fejl ved at kompensere for menneskers begrænsninger i hukommelse og opmærksomhed. Den hjælper også til at sikre jeres standard for opgaveudførelse. Her ser du hvordan du opretter tjeklister med de kritiske opgaver der skal udføres for enhver aktivitet i Gluu.

Opgaver kan oprettes på enhver aktivitet og bør repræsentere de mest konkrete og handlingsrettede trin i processen. 

Opret, ret og slet opgaver

Brugere med ret til at ændre en proces kan oprette eller slette opgaver. Klik på redigeringsikonet for at kunne rette i funktionen:

  1. Beskriv opgaven kort og præcist (op til 100 tegn). Husk at du kan tilføje arbejdsinstruktioner i boksen før opgaven, hvis du har brug for at give detaljerede anvisninger.
  2. Angiv det ønskede tidsinterval for opgavens gennemføres. Har du noget der skal gøres om morgenen, så kan du f.eks. sætte intervallet fra 8 til 10. Det betyder at opgaven vises og skal gennemføres af medarbejderne i dette tidsrum.
  3. Angiv hvor ofte opgaven skal gentages. En ny opgave oprettes så automatisk på valgte dage eller måneder. Skal opgaven for eksempel udføres alle mandage mellem 8 og 10, så vælg “Ma”. Opgaven vises herefter hver mandag fra kl 8 til 10.
  4. Sæt startdato for at angive hvornår opgaven tidligst må starte.
  5. Sæt slutdato for at angive sidste dato for oprettelse af nye opgaver.
  6. Tryk på Tilføj opgave for at tilføje den til aktivitetens tjekliste. Herefter kan du lave en ny opgave.
    – Klik på on/off for at sætte opgaver på pause, eller starte dem igen.
    – Du kan nu se hvornår næste opgave vil blive vist og du kan slette opgaver.
  7. Husk at klikke på Gem ændringer for at gemme og aktivere de nye opgaver, som du har oprettet.
  8. Du kan altid sætte opgaver på Pause. Det betyder at der ikke laves nye tidsbestemte opgaver indtil du starter opgaven igen.
  9. Brug Lock settings hvis du vil gemme indstillingerne og hurtigt lave nye opgaver.
  10. Månedlige ophgaver virker på samme måde – bortset fra at du bestemmer hvilke dage i måneden en opgave skal være aktiv for (f.eks. dag 1 til 10).

Med disse trin har du oprettet en opgave til de medarbejdere, som har ansvar for aktiviteten (jf. deres rolle).


Markering af opgave som udført

Tjeklister og opgaver er forbundet med aktiviteter, der er forbundet med roller. Enhver medarbejder med den relevante rolle kan markere en opgave som udført. Opgaver kan afkrydses som udført, når opgavenfunktionen er i visningstilstand, eller hvis en bruger tilgår listen fra sin tablet eller mobil.

  1. Klik eller tryk på tjekboksen for at markere en opgave som udført.
  2. Tilføj en (obligatorisk) kommentar, og klik gem. Det kan f.eks. være initialer eller vigtige bemærkninger.
  3. Opgaven er nu logget som afsluttet med angivelse af bruger og tidspunkt. Den visuelle indikator viser, om det blev afsluttet i den tildelte tid, eller for sent.

Download app’en til opgavelisten

Så kan du let vise de aktuelle opgaver (og arbejdsinstruktionen) i den helt enkle form på en tablet eller mobiltelefon:

Get it on Google PlayDownload on iTunes

Brugeren ser kun de aktiviteter, der er knyttet til roller, som han eller hun har:

tjekliste-per-rolle

Han eller hun kan så se de opgaver der skal laves i tidsrummet, om de haster, hvilke der er gjort samt markere opgaver som udført:

restaurant-tjekliste-logget


Automatisk email hvis opgaven ikke blev udført til tiden

Hver dag kl 00:01 sender Gluu en email til processens ejer med titlen “Opgaver, der ikke blev gjort.” Denne lister de opgaver, som ikke blev gjort den foregående dag. Ønsker procesejeren ikke denne email, så skal I enten 1) slette opgaven, eller 2) sikre, at det bliver gjort fremadrettet.

Email notifikationen er til daglig overvågning. For at se mønstre, så skal du se i opgavens historik:


Søgning i aktivitetens historik

Alle opgaver registreres uanset, om de er blevet gjort eller ikke.

 

Klik på ikonet Log i hjørnet for at vise aktivitetens historik.

  1. Angiv et datointerval for at se alle opgaver, der skulle udføres i en bestemt periode.
  2. Lav en fritekstsøgning for at se specifikke opgaver, folk eller noter.
  3. Loggen viser alle opgaver. Du kan se, hvornår opgaverne blev gjort, af hvem, hvis de ikke blev gjort, eller hvis de blev gjort for sent.

Herved kan du let følge op jeres processer og aktiviteter.

Automatisk opgavekalender viser kommende opgaver

Klik Calendar for at se de opgaver der er planlagt for fremtiden. De vises kun i brugernes opgavelister, når de faktisk skal startes.