Derfor er audits ikke nok, når det gælder socialt ansvar

Kvalitetsledelse | Perspektiv

Derfor er audits ikke nok, når det gælder socialt ansvar

Fødsel. Vi har beføjelse til at stoppe dette, det er vores sociale ansvar at gøre det.

By on 13/12/2017

Når det gælder socialt ansvar og bæredygtighed, kan det godt være, at spørgeskemaer og kontrakter er gode nok til sagførerne, men det er sjældent, de gavner mere. Denne artikel drejer sig om, hvordan ethvert firma kan – og bør – gå meget længere end en leverandørkontrakt og et audit fra tid til anden.

Langt de fleste af os ønsker at leve i en verden, hvor alle mennesker behandles med værdighed og respekt. Det, at FNs globale udviklingsmål i stor udstrækning er blevet accepteret på verdensplan er et vidnesbyrd om dette. Hvis vi ønsker at leve under en regelbaseret verdensorden, skal disse mål blive til konkret handling. Her har vi virksomheder et ansvar.

Mange virksomheder arbejder hårdt for at sikre, at de og deres leverandører lever op til målene. Metoden er oftest spørgeskemaer, kontrakter og audits fra tid til anden. Vi lever dog i en teknologisk habil, forbundet verden. Ting, der sker på den ene side af planeten, er i nyhederne på den anden side få timer senere. Journalister og forbrugere er på vagt og er villige til at undersøge vores leverandører. De er ikke så interesserede i vores indsats, som de er i resultatet. Dette betyder, at de sædvanlige metoder ofte ikke virksomheder mod omfattende kritik og tab, hvis det kommer frem, at en leverandører har opført sig uetisk. Hvad enten vi vil det eller ej, så bliver vi alle skåret over en kam. Lad os tage et eksempel.

I offentlighedens øjne er vi ansvarlige for vores leverandører

En dag i oktober 2016, befandt ledelsen af den britiske detailhandel Marks & Spencer sig pludselig i en shitstorm. Ifølge BBC fremstillede syriske flygtningebørn i Tyrkiet firmaets tøj. Andre britiske mærker – Next, Mango, Zara – blev også inddraget. Børnene fik en ussel løn, mindre end den tyrkiske mindsteløn, blev vraget som var de affald, og arbejdede i visse tilfælde over 12 timer om dagen. Vagthunde, menneskerettighedsforkæmpere og forbrugere var forargede. Marks & Spencer blev også chokerede og må anerkendes for, at de øjeblikkeligt erklærede sig enige i at resultaterne af efterforskningen var “uacceptable og alvorlige”. Virksomhedens kontroller havde fejlet. Siden da har virksomheden gjort sig umage for at forhindre, at noget sådant kan ske igen.

Ingen sætter sig for at ville støtte nymodens slaveri. Langt de fleste af os finder det sørgeligt, og vil med glæde støtte op bag enhver indsats for at gøre ende på det. Men som det gamle ord lyder, er “vejen til helvede brolagt med gode hensigter”. Den moderne verden er meget kompliceret – der er så mange knudepunkter, så mange lag og aktører, at det er svært at vide med sikkerhed, hvad der virkelig foregår. Det, der virker som noget fast og solidt, viser sig ofte at være bedrag. Dette er måske især tilfældet for lange, komplekse og fjerne forsyningskæder. Men i offentligheds optik kan man ikke forsvare sig med uvidenhed – specielt hvis man er en større virksomhed.

Business and Human Rights Resource Centrets Danielle McMullan udtrykker det præcist:

“Det er ikke nok at sige, at I ikke vidste noget om det, eller at det ikke er jeres skyld. Det er jeres ansvar at holde øje med og forstå, hvor jeres tøj [eller produkter] fremstilles, hvor hvilke forhold, de fremstilles under.”

Om man kan lide det eller ej, så det er sandheden. Hvilke løsninger kan ansvarlige virksomheder så implementere for at tage ansvar for deres leverandører?

To gamle løsninger, der er utilstrækkelige

De fleste virksomheder bruger én af eller begge disse løsninger for at sikre bedre leverandøransvarlighed:

  1. Spørgeskemaer og audits i leverandørernes produktionsfaciliteter.
  2. Brug af tredjepart brands som Fairtrade.

Hvordan fungerer disse løsninger så i praksis?

#1: Spørgeskemaer, der får leverandørerne til at indordne sig skriftligt

Det går sådan her: En virksomhed med gode hensigter udliciterer produktionen til en leverandør i et udviklingsland. Leverandøren udliciterer herefter til en mindre leverandør. Den mindre leverandør springer over, hvor gærdet er lavest og krænker åbenlyst krav om arbejdsforhold og miljø. En vedholdende, skandalesøgende journalist opdager sandheden. En PR-skandale følger efter en artikel på forsiden af avisen. Brandets reaktion er, “det er ikke vores skyld, der står i vores kontrakt, at…”. Men der er lige det, at kan juristerne interesserer sig i hvad, der står i kontrakten. Offentligheden har allerede erklæret virksomheden skyldig. Det er lige meget, om de overhovedet ikke foretog audits, eller om de foretog ét eller to om året. Pointen er, at de ikke opdagede det.

Og ja, det er meget muligt, at leverandøren er med i UN Global Compact. Men hvad er det? Tja, bortset fra gode intentioner, så er det ikke meget andet end et andet online spørgeskema, som en chef udfylder. Er det robust nok til at sikre, at leverandøren arbejder ordentligt? Bestemt ikke. Alt for ofte er de bare endnu et gummistempel. Og sagen er, at forbrugerne ved det. Opfattelsen i den brede offentlighed er, at store firmaer forsøger at undgå at tage ansvar ved at manipulere tingene og skyde skylden på andre.

Overvej dette ynkelige forsvar, som denne løsning giver jer:

“De sagde, de ville respektere principperne for FN’s Globale Kompakt. Vi besøgte endda fabrikken sidste år. Hvordan skulle vi kunne vide, at de udliciterede en del af produktionen til en mindre leverandør?”

Audits virkede ikke for Tescos præsident, som måtte trække sig tilbage i 2014 angiveligt på grund af dårligt arbejdet fra PWC’s side:

“Audits er alt for ofte en velbetalt smøre styret af et mindre kartel.”
The Guardian, 23. oktober, 2014

#2: Brug af leverandører, der overvåges af øko-brands

Andre virksomheder bruger leverandører, der lever op til tredjeparters bæredygtighedsstandarder og certificeringer. Sådanne standarder omfatter bl.a. Fairtrade, Rainforest Alliance og flere hundrede andre.

På denne måde kan virksomheder i nogle brancher udlicitere opgaven med at vælge og overvåge leverandører. Desuden kan øko-brandet virke som en lynafleder i tilfælde af, at en leverandør overtræder etiske og miljømæssige standarder.

Problemet er bare, at når det gælder overvågning af leverandører så bruger øko-brands og tredjeparts standarder  også mest spørgeskemaer og audits. De udliciterer ofte arbejdet til tredjeparter som FLOCERT, som så auditerer de certificerede leverandører. Leverandørerne risikerer så at miste deres certificering, hvis auditørerne finder alvorlige problemer.

(Fairtrade kontaktede os efter udgivelsen af ​​denne artikel. De inviterede os til et møde, hvor vi talte mere om deres tilgang. På baggrund af denne mere detaljerede information anerkender vi, at for de kategorier, Fairtrade dækker, kan det være et rigtigt godt alternativ. Fairtrade har et begrænset antal leverandører og synes meget professionelt at revidere disse på de principper, som dette nonprofit-mærke står for. Redaktøren)

Denne løsning er heller helt ikke risikofri, som skandalerne, der involverer Fairtrade kaffe og chokolade viser. Men det forbedrer virksomhedens forsvar om, at “det er andres skyld” ved at kunne skyde skylden på et brand, der ofte er stærkere end virksomhedens eget. Alligevel står den begavede journalist eller forbruger tilbage med en følelse af, at virksomhedens sociale ansvar sandsynligvis blev betalt ud af markedsføringsbudgettet (og at det ikke er en del af den daglige drift, som de gerne ser).

Den tredje måde

Hvad gør I så, hvis I oprigtigt ønsker at gå videre end de gængse metoder?

Lad os først anerkende at det er svært. Det koster tid og penge.

Ideelt set skal I have en ansat på stedet hver gang en underleverandør producerer varer til jer. Det ville give jer mulighed for at få fra det lejlighedsvise (og som oftest varslede) audit til permanent kontrol. Mens audits dybest set drejer sig om at udlede sandheden fra en stikprøve, så ville dette være en “komplet optælling,” som det er svært at skjule sig fra.

Problemet er, at dette vil være meget dyrt. Forbrugerne vil ikke betale nok for etik og det er kun stort volumen og høje marginer, der kan understøtte denne fremgangsmåde.

Teknologi som et alternativ til at have nogen på stedet hele tiden

Siden det er penge, det drejer sig om, så kan vi roligt antage, at hvis omkostningerne forbundet med at gøre det rigtige falder, vil flere gøre det. Så enkelt er det. Det store spørgsmål er hvordan?

Det er her konceptet med den gennemsigtige forsyningslinje kommer ind i billedet. Det stiller det grundlæggende spørgsmål: Hvordan kan vi vide (næsten) lige så meget om vores udliciterede produktion, som vi ved om vores egen produktion?

Der er mange IoT (Internet of Things) teknologier, der giver mulighed for at spore fysiske varer og maskineri. Disse kan fungere fint, når prisen på hvert produkt er høj. De er dog ofte for dyre, når det gælder brancher som tøj- og fødevareproduktion, hvor man ofte har meget små leverandører og lavere prissatte varer. For mange er dette således ikke et realistisk alternativ.

Giv dine leverandører en platform, så de dagligt kan auditere sig selv

Her er en enkel måde at lade leverandørerne auditere sig selv på. Herved sparer I penge på egne kontrollanter. Det går ud på at stille dem tre spørgsmål:

  1. Hvad er jeres produktionsproces?
  2. Hvordan sikrer I, at vores aftalte bæredygtighedsprincipper overholdes?
  3. Hvordan kan I bevise, at I gør arbejdet på dén måde hver gang?

En god auditør ville stille de samme spørgsmål, men ville have svært ved at finde ud af, hvad der virkelig foregår, når han ikke er der. Det er her, I skal tage det ekstra skridt til at hjælpe jeres leverandører med en nem måde, der gør deres dagligdag synlig for dig. Jeres fælles platform skal gøre følgende muligt:

  • At hver enkelt leverandør kan sige hvordan, at netop de arbejder
    Hver leverandør skal gå ud over spørgeskemaet og kortlægge deres kritiske forretningsprocesser, arbejdsanvisninger og roller i deres egen konto på jeres platform.
  • At I kan spore om hver enkelt leverandør følger processerne
    Leverandøren skal derefter give jer detaljerede tjek og fotodokumentation, hver gang der produceres produkter til jer. Dette skal gøres med en enkel mobil-app, som enhver på fabrikken kan bruge.

Med en standardiseret platform og et format er I klar til at hjælpe jeres leverandører til at gøre som lover hver gang. Hvordan kommer I dertil i praksis?

Opnå højere leverandør gennemsigtighed i tre trin

Forenklet sagt, så gælder dem om at gennemgå følgende trin med hver leverandør – gerne med udgangspunkt i en best practice fra jer:

#1 Opret et proceshierarki

“Hvad i alverden er et proceshierarki?” kan jeg høre dig tænke. Det er den første del af et ledelsessystem, og et første skridt mod at belyse, hvordan man arbejder. Det minder om et organisationsdiagram, men i stedet for at afbilde mennesker og stillinger, så afbilder de alle processerne i virksomheden og de roller, der har ansvar for dem.

#2 Kortlæg de kritiske processer

Det næste trin er at lave procesdiagrammer for alle de kritiske forretningsprocesser. Hvis I ved hvilke roller, der laver hvad, og nøjagtigt hvor og hvornår det sker, så har I det udgangspunkt, som skal til for at overvåge tingene ordentligt.

#3 Spor hver gang de følges

Med en platform som Gluu kan I dykke ned i hver leverandørs proceshierarki og klart se alt, hvad der foregår i hver enkelt proces, som for eksempel syning af T-shirts.

Ved at oprette tilbagevendende opgaver og tjeklister med datoer for færdiggørelse vil I automatisk registrere, når noget gøres og få besked, når noget IKKE er blevet gjort. Det gør det lettere at kontrollere, at hver deltager i forsyningskæden følger de aftalte processer.

Det giver også nye muligheder. I kunne for eksempel medtage et krav om, at underleverandøren tager billeder eller leverer live video feed af fabrikshallen med faste mellemrum og på afgørende tidspunkter. Som de siger, skal man se det med egne øjne.

I stedet for et audit hvert par år, så vil leverandøren faktisk auditere sig selv hver gang, at processen udføres.

Velkommen til den nærmeste fremtid

Lyder alt det her som en fremtidsvision? Det er det ikke. For at gøre løsningen mindre abstrakt og mere konkret er her en fiktiv case, der demonstrerer hvordan, den kan virke i praksis:

En case fra modebranchen i 2018

I 2018 underskriver formanden for en lille fabrik i Bangladesh en aftale med et mindre dansk tøjmærke. Den indeholder en klausul om, at han skal leve op til UN Global Compact.

Tøjmærket har givet ham til opgave at producere en ny tøjkollektion. Ved hvert større trin, hver gang produktionen kører, skal hans folk udføre opgaver, der registrerer de kritiske aktiviteter, som han har lovet det danske tøjmærke at udføre. Fabrikken leverer hver gang bevismateriale i form af billeder eller video taget med en smartphone, der automatisk uploades til det danske tøjfirmas leverandørplatform.

Arbejdere inden for modeindustrien syr. Vi har også en stor mobil med Gluu appen for at vise, at man kan bruge Gluu som hjælp til at sikre, at niveauet af socialt ansvar opretholdes.

Alle leverandørerne styres ét sted

I Danmark logger indkøbschefen  ind på sin Gluu-konto. Her kan han holde øje med alle 14 leverandørers arbejde. Hver enkelt leverandør arbejder efter egne processer, men efter samme generelle retningslinjer.

Eksempel på CSR processdiagram på Gluu platformen

Alle bekræfter færdiggørelsen af de aftalte aktiviteter online. Det logges altsammen automatisk via almindelige telefoner. Indkøbschefen behøver kun at følge op, hvis han får besked om afvigelser. Samtidig kan han bruge dette større niveau af gennemsigtighed til at evaluere arbejdet sammen med hver enkelt leverandør og identificere aktiviteter, der er unødvendige. Dette sparer penge i begge ender.

Brancheforeningen er også med

I Dansk Mode & Textil har en arbejdsgruppe ansvaret for at designe grundlæggende processer, der tilbydes medlemmerne som skabeloner. Alle medlemmer kan vælge fra en liste over processer og vejledninger for tekstil- og modefirmaer. Hvert firma vælger de relevante processer, som tilpasses og senere offentliggøres i en separat konto for hver leverandør. På den måde sikrer firmaet en vis ensartethed, mens det hjælper underleverandørerne med at overholde deres aftaler med dem selv og deres kunder.

Social ansvarlighed dokumenteres automatisk og løbende

I 2019 afslører en vedholdende, skandalesøgende journalist, at en underleverandør for danske modefirmaer bruger børnearbejdere. Heldigvis kan vores fiktive lille tøjmærke forklare præcist hvordan, at deres leverandør arbejder og samtidig levere nøjagtige statistikker om antallet af påbud og fravigelser og vise, hvordan de hver dag sikrer at processerne gennemføres som aftalt. De kan således vise hundredvis af tidsstemplede billeder, der dokumenterer, at dette er en engangsfejl.

CSR-rapport fra Gluu platformen. Sikrer, at du kan leve op til din virksomheds sociale ansvar

Tøjmærket og dets leverandør kan nu sige med fuld overbevisning, at de har implementeret deres CSR-politik hele vejen ned gennem forsyningskæden. Dette løfter barren og inspirer andre mærker til at følge trop. Samlet bidrager den nye metode til større ansvarlighed inden for modeindustrien, hvilket beskytter mærkerne mod unødvendige kontroverser.

Bevismaterialerne er ikke et spørgeskema og en årlig varslet audit, men en detaljeret rapport over hver enkelt handling med tid, sted, person, og fotografier eller formularer til at bevise det. Altsammen gjort på en måde, der ikke kan manipuleres som en papirformular.

Tag nu det ekstra skridt

“Man kommer ikke forrest ved at gå i andres fodspor” – ukendt

Vi håber, vi har inspireret dig til at tænke uden for det gamle paradigme med spørgeskemaer og sjældne fysiske auditter. Med ny app-baseret teknologi, såsom Gluu platformen, bliver det ikke nødvendigvis dyrere at få en audit af hver eneste produktionsrunde, end det er med nuværende metoder.

At have et solidt ledelsessystem handler ikke bare om at undgå at få enden på komedie. Det er et spørgsmål om, at erhvervslivet gør sit til at sikre, at vi lever i en fair og retfærdig verden.

Vi kan ikke lægge hånden på hjertet og sige ærligt, at vi har gjort vores bedste, hvis vi stadig bruger gamle metoder. Vi kan og bør gøre mere. Teknologien giver os redskaberne.

Måske har du også lyst til at læse...