Medarbejderinddragelse hos Medicom Innovation Partner

Arbejdsinstruktioner | Cases

Medarbejderinddragelse hos Medicom Innovation Partner

medarbejderinddragelse

By on 06/01/2016

Hos Medicom Innovation Partner hjælper kvalitetsafdelingen kollegaerne til selv at skrive en del af arbejdsinstruktionerne. Læs hvordan i dette interview med kvalitetschefen.

Medicom Innovation Partner A/S laver medicinsk udstyr. Her får du første del af interviewet med kvalitetschef Søren Lyngsø-Petersen.

Kort om Medicom Innovation Partner A/S…

Virksomheden udvikler primært injektionsudstyr og har de seneste 25 år været dominerende på sit marked. Her er 85 ansatte, hvoraf 50 er direkte beskæftiget med udvikling. Kvalitetsafdelingen har 13 ansatte og produktionen kun 14 ansatte. Medicom Innovation Partner er certificeret efter ISO 13485:2012, ISO 13485:2003 CMDCAS (Canadian Medical Devices Regulations) samt ISO 14001.

Kvalitetsafdelingens rolle

Søren Lyngsø-Petersen fortæller, at kvalitetsafdelingens primære rolle er at sikre, at alle krav til certificeringerne overholdes. Indenfor udviklingen af Medical Devices er dokumentation særligt vigtigt og noget der stilles store krav til. Derfor har de et omfangsrigt kvalitetssystem, hvor de blandt andet anvender Lotus Notes. Kvalitetssystemet gør det muligt at godkende dokumenter elektronisk og giver de forskellige medarbejdergrupper besked, når der er foretaget ændringer og opdateringer i systemet.

Søren Lyngsø-Petersen fortæller om en unik indstilling til kvalitet i hele virksomheden:

”…Så på den måde er det lidt specielt og der er en god ledelsesmæssig holdning til kvalitet. Blandt medarbejderne er der en fantastisk holdning.”

Kvalitetsafdelingen som facilitator for medarbejderinddragelse

Til at hjælpe med deres arbejdsinstruktioner har Medicom Innovation Partner udviklet en række templates, der bruges når dokumenter skal udfyldes og oprettes. Dette sikrer at alle relevante detaljer og oplysninger er inkluderet, så alle myndighedskrav overholdes.

Medical Device industrien kræver meget dokumentation – noget der forekommer som overraskende og udfordrende for nogle medarbejdere. Søren Lyngsø-Petersen fortæller:

“Jeg har oplevet, at det er svært for mange at skrive og starte et dokument helt fra scratch. Der sidder nogle med blokader og andre har generelt svært ved at formulere sig. Derfor har vi lavet templates til alt der overhovedet kan laves templates for.”

Hvis en medarbejder ikke selv har kompetencer til at udfylde et dokument, er det kvalitetsafdelingens opgave at hjælpe med dette. Søren Lyngsø-Petersen pointerer dog, at det er vigtigt, at den enkelte medarbejder i disse situationer selv kommer med inputtet, da det netop er dem, som har tænkt tankerne og anvendt metoderne. Selv sammenligner han kvalitetsafdelingen med en serviceafdeling:

“Vi skal servicere udviklingsfolkene og produktionen bedst muligt. Det er os som kvalitetsafdeling der har forstand på de krav vi er oppe imod og det er os der er vant til at skrive, så det hjælper vi med langt hen af vejen, så godt vi nu kan.”

Udover at templates skal gøre dokumentationen lettere at udfylde, har de også til formål at gøre processen for dokumentationen ensartet på tværs af forskellige projekter og projektledere.

Kunsten at dokumentere

Trods templates og en fantastisk holdning til kvalitet, møder de også udfordringer når der skal dokumenteres – specielt når det gælder udviklingsarbejdet. Derfor har de her særligt fokus på medarbejderinddragelse og at involvere medarbejdergruppen så meget som muligt i dokumentationsprocessen. Søren Lyngsø-Petersen fortæller, at han sørger for at tale med dem om, hvordan de sikrer kvaliteten i deres arbejde og inddrager dem i at skrive de procedurer, som de skal følge. Han fortæller:

“På den måde får de ligesom også en form for commitment til proceduren. Her er min opgave at sikre, at de er i overensstemmelse med myndighedskravene og standardens krav.”

Udover at dette hjælper medarbejderne til at se et formål med dokumentationen, fortæller han at denne medarbejderinddragelse også skaber et fælles sprog og engagement:

“Det, der er mit trick – og har været det gennem livet – det er at inddrage folk og forklare dem hvorfor de skal gøre det.”

Det ideelle ledelsessystem er let at bruge

Jeg spurgte Søren Lyngsø-Petersen, hvordan han ser det ideelle ledelsessystem i fremtiden. Hertil svarede han, at det først og fremmest skal være elektronisk og have ledelsens opbakning:

”Hvis man er i en virksomhed, hvor ledelsen synes at kvalitetssystemet er noget pjat, men man har det fordi kunderne synes det og myndighederne kræver det, så er det aldrig optimalt. Så derfor er en ledelsesopbakning enormt vigtig.”

Derudover svarede han også, at et vigtigt nøgleord for det ideelle og velfungerende ledelsessystem er, at det er forståeligt for alle og har et letlæseligt sprog.

Om det ideelle og velfungerende ledelsessystem afslutter Søren Lyngsø-Petersen:

“Hvis det er svært, så bruger man det ikke. Så man skal skrive i et sprog der er til at forstå. Det skal ikke være så akademisk.”

Dette var første del af vores case med Medicom Innovation Partner A/S. I del to kan du læse hvordan de håndterer afvigelser og forandringsprocesser i praksis.

Måske har du også lyst til at læse...