Mødet med den nye medarbejder

GLUU-GUIDE

Sådan sikrer I god onboarding af nye medarbejdere

En undersøgelse fra Recruiting Roundtable viser, at en god medarbejder onboarding proces løfter nyansattes performance med 30%. Desuden viser andre undersøgelser, at nyansatte vil blive længere, hvis introduktionsoplevelsen er god. Denne seks-trins guide og tjekliste kan hjælpe dig med at få succes med jeres onboarding af nye medarbejdere.

Eksempel på en dårlig onboarding

Lad os starte med at forestille sig en dårlig medarbejder onboarding proces for et øjeblik. Vi stiller os i den nye medarbejders sted: Du har endelig landet dit drømmejob. Din første dag er stadig uger væk. På trods af det, så bruger du meget tid på at læse om dit nye arbejdssted. Du vil gerne gøre en god figur, når du starter. Din første dag i det nye job er endelig kommet, du er ankommet og træder nu ind i bygningen. I receptionen spørger du efter din nye chef. “Hun er til møde,” siger receptionisten. Efter 10 minutter kommer en anden, Peter, ned for at hente dig. “Åh, så du er den nye markedsføringsmand? – rart at møde dig”, siger Peter. Når I kommer op på kontoret, så er der ingen, der ved, hvor du skal sidde, så du venter på, at din nye chef kommer ud af sit møde. Og historien kunne blive ved og ved i flere måneder.

Selvfølgelig har de fleste en god første dag. Men alle oplever fejl og forglemmelser i løbet af deres første måneder. Der er simpelthen for mange småopgaver, der skal udføres for alt for mange mennesker og så i forskellige afdelinger og roller på tværs af organisationen til at det går glat hver gang. Det er dét der gør det svært, at give hver ny medarbejder en onboarding proces der lever op til ambitionerne.

Hvad indeholder denne guide?

  • Hvorfor en god medarbejder onboarding proces er vigtig
  • De typiske fejl i medarbejder onboardingen
  • Hvordan I laver en god arbejdsgang for medarbejder onboarding
  • Sådan sikrer I, at processen følges så det gøres rigtigt for hver ny medarbejder.
  • En tjekliste til onboarding af nye medarbejdere
  • Eksempler på gode medarbejder onboarding processer

I denne guide deler vi nogle af de bedste fremgangsmåder for gode medarbejder onboarding. Når det er sagt, så er vi sikre på, at du allerede kender det grundlæggende, og måske har du endda gode introduktionsmaterialer og en guide til den ansættende leder. Den svære del er at sikre, at det sker på den rigtige måde. Hver. Eneste. Gang. Derfor er det bedst at overveje alle de tidspunkter, hvor noget kan gå galt.

Eksempel:

Mere end 50 forskellige opgaver udført i rækkefølge og på det rigtige tidspunkt af fem forskellige afdelinger eller mennesker ganget med antallet af nye medarbejdere hvert år giver stor sikkerhed for, at noget vil blive glemt eller gjort på den forkerte måde for en del af dem.

Hvorfor er en god medarbejder onboarding så vigtig?

“Nothing is as exciting – or as nerve-wracking – as being the new girl. Whether it’s your first day of school or you’re starting a dream job, if there’s one thing that makes a first impression a lot less daunting, it’s a really, really good hair day.”

– Elaine Welteroth

Den nye medarbejder har, som regel, gjort sin del. Hun vil gøre et godt første førstehåndsindtryk. Det vil hendes chef og nye kolleger sikkert også. Det svære er at sikre, at alle de forskellige førstehåndsindtryk, der kommer over de første måneder, bliver gode. Et godt indtryk af frokosten, af systemerne, af omgivelserne og af de forskellige støttefunktioner, som hun møder.

Ifølge en artikel fra HR.com kan en god medarbejder onboarding proces virkelig betale sig:

Onboarding programmer kan øge fastholdelsen med 25% og forbedre medarbejdernes præstationer med 11%.
Her til kommer, at medarbejdere, der deltager i et struktureret onboarding program, er 69% mere tilbøjelige til at blive i mere end 3 år.
Det tager 8-12 måneder for nyansatte at blive lige så effektive, som deres erfarne kolleger.
15% af medarbejderne sagde, at manglen på et effektivt onboarding program bidrog til deres beslutning om at skifte job senere,

Kort sagt: Der er mange grund til at tage onboarding af nye medarbejdere meget seriøst. Du læser sikkert denne artikel, da du allerede er klar over det. Så lad os komme videre i teksten.

De typiske fejl i onboarding af nye medarbejdere

Fra vores egne erfaringer og samtaler med en række virksomheder, så ser vi disse typiske fejl:

Virksomheden er simpelthen for ambitiøs

Problemet er ofte ikke, at ledere og HR ledere ikke anerkender behovet for god onboarding. Mange gange indeholder processen høje ambitioner for kurser og møder i løbet af de første par måneder. Når disse så alligevel ikke sker, eller udskydes, så skuffes den nye medarbejder og føler sig måske nedprioriteret. Så er det bedre love mindre og så levere mere.

Man glemmer, at “the devil is in the detail”

Hvis du tror, at dit nye arbejdssted er top professionelt så bliver du hurtigt skuffet over alle de små ting, der går galt:

  • du er ikke kommet på e-mail lister
  • du har ikke den rigtige software
  • du har ikke de rette adgangsrettigheder
  • du bliver ikke inviteret til vigtige møder.
  • Etc etc.

Hver gang en lille ting glemmes så tænker den nye kollega, at “enten er de ligeglade, eller også er der mere kaos her, end jeg troede.” Ingen af fortolkningerne er gode.

Onboardingen overlades til receptionisten

Du kender sikkert de venlige HR-folk, sekretærer og receptionister, der husker alt. Hvis de er på arbejde, så vil medarbejder onboarding være håndholdt og personlig. Hvad sker der, når de ikke lige er der? Eller bare er væk på orlov? Herefter begynder opgaverne at falde mellem stolene. I er nødt til at gøre jeres proces for onboarding af nye medarbejdere uafhængig af enkeltpersoner – selvom I kun er 30 medarbejdere i alt.

For mange fine brochurer og for lidt indhold

Større virksomheder bruger eksterne bureauer til at præsentere alle deres medarbejdertilbud, deres adfærdskodeks, og hvordan virksomheden fungerer – ud fra et meget generelt synspunkt. Det er fint nok. Men mange oplever frustration, når de ser, at viden om deres rolle og de processer og systemer, der bruges i arbejdet, kun findes “i hovederne på deres erfarne kolleger”.

“Du vil kun forstå, hvordan vi arbejder, når du har været her i mindst tre år”. Anonym medarbejder i en dansk virksomhed.

Resultatet er, at når de fine materialer er læst, så er den nye kollega fremover nødt til at føle, at hun afbryder sin chef og kolleger i deres arbejde. Det er ikke rart. Uanset om du er nyuddannet eller erfaren, så er det frustrerende at skulle bede om tjenester, når du bare forsøger at udføre simple opgaver som at gøre rejseudgifter, købsanmodninger eller booking af møder.

Ingen kontrol med at processen gennemføres hver gang

Kan du dokumentere, at alt skete på det rigtige tidspunkt for hver ny medarbejder, der kom gennem   jeres onboarding forløb sidste år? Sandsynligvis ikke. Hvis du ikke kontrollerer det, hvordan kan du så sikre, at det sker? I dag skal man ofte kunne dokumentere f.eks sikkerhedstræning, uddannelse, instruktioner og at man gemmer personlige oplysninger. Så I kommer ikke uden om dokumentationen. Problemet er, at bare at holde styr på de formelle krav nemt bliver en fuldtidsstilling i en lidt større organisation, så mange overlader det til tilfældighederne.

Seks trin til opsætning af jeres egen proces for onboarding af nye medarbejdere

TRIN 1

Bliv enige om hvad den gode onboarding er

Først skal I være enige og have opbakning. Hvis jeres virksomhedskultur er meget flydende og uformel, så bør jeres onboarding også afspejle dette. Hvis I omvendt er i en stærkt reguleret og moden industri, så skal jeres onboarding skal matche det. Det vil være en anden oplevelse, at blive ansat i et tech startup eller en statslig organisation. Derfor bør onboardingoplevelsen være en naturlig introduktion til virksomheden, som den er. På den måde træder den nye medarbejder naturligt ind i sin nye rolle uden at føle, at ingen bekymrer sig om ham eller hende efter den første introduktion.

Som en del af dette, bør I beslutte, hvad der skal medtages, og hvor længe jeres medarbejder onboarding proces skal vare.

Indeholder onboarding processen al obligatorisk uddannelse og træning?
Er processen tilpasset personens niveau, funktion og land?
Hvor længe vil forløbet vare – en, tre eller seks måneder?

TRIN 2

Beskriv den perfekte introduktion

Når I kender ambitionsniveau og stil, så er det tid til at beskrive den perfekte medarbejder onboarding proces, som den skal opleves af medarbejderen i hele induktionsperioden.

Beskriv den så detaljeret som muligt. Det bør give en markant bedre oplevelse, så det er indsatsen værd. Langt bedre end eksemplet fra starten:

“Din første dag er kommet, og du kommer ind i bygningen. Du beder om at møde din nye chef. “Hun er til møde,” siger receptionisten. Efter 10 minutter kommer en anden, Peter, ned for at hente dig. “Åh, så du er den nye markedsføring fyr? – rart at møde dig”, siger Peter.”

TRIN 3

Klarlæg hvem der har ansvaret for hvad i processen

Saml repræsentanter fra IT, HR og andre funktioner, der er involveret, og kortlæg processen.

Formålet er, at blive enige om de vigtigste aktiviteter, og hvem, der er ansvarlig for hver af dem. Hold det på et ret højt niveau og del dit flow ind i ‘før start’, ‘første dag’ og ‘første måneder’ aktiviteter og opgaver.

Tip!

Start med at kortlægge jeres medarbejder onboarding proces, som den er i dag. Det betyder blot at fokusere på de grundlæggende, meget kritiske opgaver. Eksempler kunne være at sørge for skrivebord, pc og at personen bliver mødt af chefen, osv. Dette bør fokusere på opgaver er helt kritiske og indlysende.

Guide til enkel proceskortlægning Læs vores guide til simpel proces kortlægning.

Måske laver I et proceskort som dette:

onboarding af nye medarbejdere - diagram eksempel

Eller dette (hvis kortlagt i Gluu):

procesdiagram over onboarding af nye medarbejdere

TRIN 4

Beskriv, hvad der skal gøres under hver aktivitet

Nu, hvor I er enige om de vigtigste ansvarsområder på tværs af organisationen, så er det tid til at gå et spadestik dybere. Det betyder, at I skal beskrive hver aktivitet i proceskortet. Den bedste person til at gøre dette, er en repræsentant fra hver af de roller, der er involveret. It-chefen beskriver for eksempel de nødvendige værktøjer, og hvordan man kan oprette en ny medarbejder – i detaljer. Ideelt set, så er dette gjort som en trin-for-trin guide med screenshots – eller endnu bedre som en videooptagelse af skærmen.

Tip!

Lad en anden kollega med den samme rolle (f.eks. it-chef) prøve hver instruktion, næste gang I onboarder en ny medarbejder. Forfatteren af instruktionen kan så observere, hvor let instruktionen er at følge – og så justerer bagefter.

Er du i tvivl om, hvordan I skriver arbejdsinstruktioner? Læs vores guide til at skrive gode arbejdsinstruktioner

Et eksempel (med brug af Gluus funktion til arbejdsinstruktioner):

medarbejder onboarding proces - instruktion eksempel

TRIN 5

Tilføj målbare opgaver

Når I er klar over de forskellige aktiviteter, og hvordan de skal udføres, så er det tid til at oprette nogle målbare opgaver. Disse bør repræsentere resultaterne af hver enkelt aktivitet.

Eksempel:

It-chefen har aktiviteten “Forbered alle værktøjer”, og han har beskrevet, hvordan man bestiller en pc, en telefon og konfigurerer den nye medarbejder i forskellige systemer.

Nu skal han definere de målbare resultater som opgaver, så f.eks.

  • Bestil pc
  • Opsæt pc
  • Opsæt en ny medarbejder i Active Directory

Hvorfor? Sådan spores og måles opgaver. Rette person skal vide hvad der skal gøres – på rette tid.

TRIN 6

Opsæt proceskontroller

På dette trin, er I næsten i mål. I har et procesforløb, der viser, hvilke roller der er ansvarlige for hver aktivitet i onboardingprocessen. Det er mere end de fleste. Erfarne medarbejdere har nu dokumenteret, hvordan man udfører hver aktivitet, således at nye medarbejdere er i stand til at udføre deres opgaver. Endelig skal I angive de specifikke opgaver, der skal udføres.

Så langt så godt. Nu kommer den svære del: At sikre, at hver opgave udføres hver gang for hver medarbejder. Det er her, I har brug for en procesejer til at sikre dette. Ejeren skal være ansvarlig for at forbedre jeres proces, sikre, at den udføres hver gang – samt besvare spørgsmål fra alle.

Er du i tvivl om, hvad en procesejer er? Læs denne artikel om hvordan en procesejer kan hjælpe dig med at bryde interne siloer.

Tre metoder til styring af opgavens fuldførelse:

#1: Den lavteknologiske, men tidskrævende

Procesejeren er ansvarlig for sporing af hver opgave for hver ny medarbejder. Det kunne være, at vedligeholde et regneark på ugentlig basis. Rolleejere får påmindelser via e-mail og procesejeren holder styr på fremdriften.

Dette er hurtig måde at starte på, men den tager en masse tid til at holde opdateret og indebærer en masse kommunikation frem og tilbage. Det er helt fint at involvere 3-4 personer på denne måde sålænge, at I kun onboarder 1-2 nye medarbejdere hver måned.

#2: Brug af projektstyringsværktøjer

Konfigurer hver nyansættelse som et projekt ved at kopiere den forrige som en skabelon. F.eks. i Trello kan du kopiere et ‘board’.

Det her er bedre. Især hvis alle bruger det samme system. Men det binder opgaver til enkeltpersoner snarere end roller. Det er et problem, når nogen er fraværende. Den opretter heller ikke forbindelse til de arbejdsinstruktioner, der kræves. En metode som denne kan skaleres godt til at involvere 5-10 rolleejere og måske 5 medarbejdere om måneden.

#3: Brug af en procesplatform

Brug et specialiseret værktøj til at forstå, udføre og forbedre processer – Gluu! (Beklager, det er det tidspunkt, hvor vi skamløst bringer vores eget produkt på banen. Vi kan ikke gøre for det.) På den måde kan du forbinde personer, roller, processer, arbejdsinstruktioner og opgaver ét sted. Hver rolleejer kan se deres opgave for hver ny medarbejder. På denne måde vil opgaver blive udført på det rigtige tidspunkt og på den rigtige måde, selv om nogen er væk.

Når I forbedrer og justerer processen undervejs, så kan I nemt sikre kommunikation om hvert trin i processen uden et væld af møder og emails. Denne måde kan hjælpe jer med at opnå en ensartet proces på tværs af flere steder og holde kvaliteten høj – selv når rolleejere forlader organisationen.

Tjek denne video for en hurtig rundvisning i, hvordan det kunne arbejde, eller læs mere om Gluu for onboarding her.

“Treat employees like they make a difference and they will”
Unknown

Dette afslutter vores guide. Vi håber, du har fundet den nyttig. Nu giver vi stafetten videre til jer! Ønsker I flere råd om medarbejder onboarding? Så tjek vores medarbejder onboarding tjekliste!


Fandt du artiklen nyttig? Så ville vi virkelig sætte pris på, at du deler den:


Share
Tweet
Share