Procesforbedringer

Sådan afholdes en online procesworkshop


By on 24/04/2020

Hvad gør man når projektet skal i mål, men ingen kan mødes fysisk? Lige som med andre møder flytter man også proces workshoppen online. Læs her de seneste erfaringer fra arbejdslivet under Corona-krisen.

Flere af Gluus kunder og konsulentpartnere bruger Gluu til at afholde online procesworkshops med Gluu via Teams, Skype eller Zoom. Jeg har talt med Rasmus Steen Malmstrøm fra Bülow Management A/S i Horsens om hans nylige erfaringer med at bruge Gluu og Zoom. Dem vil vi gerne dele her, så flere kan udvide deres online samarbejdsmuligheder.

Som med andre møder så handler det om at have styr på følgende trin:
– invitation og forberedelse
– opstart af workshop
– engagering af deltagere
– opfølgning

Forberedelse af en online procesworkshop

De fleste idag har prøvet at mødes via Skype, Zoom eller Teams. At gøre mødet til en procesworkshop med Gluu kræver kun få ændringer. Du bør vurdere om workshoppen skal være instruktør-styret eller meget kollaborativ.

Her anbefaler Rasmus, at du forbereder deltagerne på, at de skal bruge video ved mødet – også gerne at de kan sløre deres baggrund, hvis de ønsker. Så undgår man at kollegaerne ser ens rod derhjemme. Fordelen ved at alle er på video er, at det bliver lidt mere som et ‘rigtigt’ møde. Samtidig kan mødestyreren se om deltagerne er med, eller om de er gået ud i haven for at lege med hunden.

Det er også værd, at forholde sig til om deltagergruppen er lille, eller stor. Ved større grupper er det nyttigt at bede deltagerne om at logge på møderummet i Skype, Teams eller Zoom 15 minutter før formel start. Herved kan man løse eventuelle småproblemer med lyden før, at workshoppen starter rettidigt.

Logger alle sig ind i Gluu?

Rasmus forholder sig til om kunderne ser Gluu for første gang i en træning, eller om det er procesarbejde med et team, der i forvejen kender Gluu. Er det medarbejdere der først er ved at lære Gluu, så er det kun Rasmus der logger ind og deler skærm. Når kundens  medarbejdere kender Gluu, så logger alle ind. Det giver mulighed for at kommentere direkte på processen og aktiviteterne, når hver aktivitet behandles.

Skal workshoppen optages?

Rasmus og jeg talte om det og vi nåede frem til følgende anbefaling: Såfremt I reviewer eller tegner en ny proces, så er det ikke så vigtigt at optage workshoppen. Har jeres online procesworkshop derimod mere karaktér af en træning, så er det en god idé at optage det hele.

Bagefter kan du så dele med gruppen. Ved Zoom eller Teams kan det ske direkte fra værktøjet og ellers kan du vælge at uploade optagelsen til en YouTube kanal og dele som en såkaldt skjult video.

Tjekliste for forberedelse af en online procesworkshop

  1. Afgør graden af deltagerinvolvering

    Tag stilling til graden af deltagerinvolvering – og forbered gruppen på forhånd.

  2. Informér om video

    Informér alle om at I vil bruge video, så deltagerne kan forberede sig.

  3. Bed alle om at logge ind før

    Alle skal logge på 15 minutter før – specielt ved lidt større grupper. Det sikrer at man kan starte rettidigt.

  4. Optag workshoppen, hvis formålet er træning

    Husk at informere deltagerne – og del så optagelsen efterfølgende via f.eks. Teams (Stream), YouTube eller Zoom.

  5. Mute alle deltagere, hvis gruppen er flere end 10

    Husk at ‘mute’ deltagernes mikrofoner, hvis gruppen er på flere end 10.

Afholdelse af workshoppen

Når jeres online procesworkshop så starter, så deler mødestyreren typisk sin dagsorden ved at deler sin skærm og vise et par slides. Det er lige som et normalt online møde.

Når procesarbejdet skal starte, så skifter Rasmus skærmvisning til en browser med Gluu åben. Her er han typisk logget ind på kundens konto og viser den proces, der skal gennemgås. Det kan også være en ny proces, der skal udvikles fra bunden. Her har Rasmus oplevet uventede fordele:

“Det er her jeg har haft en særlig oplevelse med Gluu, da deltagerne sidder tæt på skærmen og ser processen i en fin opløsning og kan let se alt. Nogle gange oplever vi i konferencelokaler at det er svært at give alle mulighed for at se lige godt på en storskærm… Det er den første a-ha oplevelse vi har haft med denne metode.”

Kommentarer opsamles hele tiden i rette kontekst i Gluu

Ellers forløber en online procesworkshop typisk ved at processen gennemgås og tegnes, eller justeres. Rasmus noterer løbende i kommentarfeltet under processen eller én af aktiviteterne. Herved samler mødestyreren debatten og opsamler alt i rette kontekst af processen, så alt ligger på rette aktivitet. Det gør, at et efterfølgende referat er unødvendigt, eller kan blive meget kortere.

Ved mere erfarne grupper, der allerede kender Gluu, er det en god idé at lade deltagerne selv gøre det. Så får de deres navne med, kan vælge hvad de er enige/uenige i og bliver således langt mere engagerede. Hos Gluu kender vi til flere eksempler hvor kommentarfunktionen anvendes til decideret brainstorm. F.eks. kan mødestyreren bede deltagerne om at liste alt det mulig spild, som de kan komme i tanker om. Herefter kan de så vurdere hinandens bidrag og sige hvad der er enige eller uenige i. På den måde arbejder alle parallelt på en måde, som man ikke kan gøre med tale.

Efter workshoppen

Opfølgningen efter mødet kan enten være et kort referat af handlinger, som blev aftalt på mødet. Det er nyttigt, hvis deltageren er meget travle og workshoppen har ført til en valideret proces.

Du kan også lave en invitation til at deltagerne selv fortsætter med at kortlægge processer decentralt – efter samme format, som mødestyreren netop har demonstreret. Det kan være nyttigt i en ‘train-the-trainer’ model, hvor procesejeren selv skal arbejde videre.

“Vi prøver at begrænse deltagernes opfølgningsarbejde efter workshoppen, da vi ved de har en travl hverdag. Så det handler om at få det meste gjort på selve workshoppen.”

Rasmus Steen Malmstrøm

Læs mere om procesworkshops i denne artikel i vores Help Center

Måske har du også lyst til at læse...

Share
Tweet
Share