Sådan laver du en arbejdsbeskrivelse - Trin-for-trin guide og video | Gluu
Factory worker following work instructions from a process improvement plan

GLUU’S GUIDES

Sådan laver du god arbejdsbeskrivelse

Det er, som de siger, menneskeligt at fejle. Vi begår allesammen fejl – og masser af dem. Faktisk skyldes over ni ud af ti ulykker på arbejdspladsen fejl begået af mennesker. Disse resulterer i alvorlige personskader og koster industrien milliarder af dollars hvert år. Men meget af dette kunne undgås med bedre, klarere arbejdsbeskrivelser. Denne vejledning vil vise dig, hvordan du skriver en arbejdsbeskrivelse.

Hvis du ved, hvordan du skriver en arbejdsbeskrivelse klart og koncist for dine kolleger, kan du sikre, at de ved nøjagtigt, hvordan deres forskellige opgaver skal udføres. Det reducerer risikoen, fordi der er mindre sandsynlighed for, at tingene kan gå galt. Det forbedrer også effektiviteten. arbejdsbeskrivelser sikrer, at den allerbedste måde at gøre noget på er klar og at de personer, der gør det, kender til den.

Denne omfattende vejledning vil vise dig, hvordan du skriver en arbejdsbeskrivelse, som dine medarbejdere kan forstå og drage nytte af.

Hvis du ikke kan forklare det, forstår du det ikke godt nok.

Og hvis du er typen, der lærer tingene lettere gennem et visuelt eller lydformat, kan du se vores video herunder om arbejdsbeskrivelser for endnu flere oplysninger.

Definition og format

Arbejdsbeskrivelser kaldes sommetider arbejdsvejledninger, rutinemæssige procedurer, arbejdshjælpemidler eller brugervejledninger, afhængigt af situationen. Uanset hvad er formålet med en arbejdsbeskrivelse at forklare tydeligt, hvordan en bestemt arbejdsopgave udføres. De er stort set trin-for-trin anvisninger, vi modtager, når vi lærer at køre bil: sørg for at gearstangen er i frigear, drej nøglen i tændingen, tryk på koblingen, skift til første gear osv.

Det vigtigste er, at den måde, du skriver en arbejdsbeskrivelse på, ikke må forveksles med den måde, du beskriver processer eller laver procesdiagrammer. Lad os lige hurtigt definere, hvor arbejdsbeskrivelser passer ind i vores overordnede procesdokumenteringsniveauer:

  1. Et proceshierarki viser vores samlede procesarkitektur og hvordan den understøtter virksomheden. (For mere om dette, kan du læse vores vejledning til at udvikle et proceshierarki)
  2. En proces er en kæde af aktiviteter, der laver inputs om til outputs. (For mere om dette, kan du læse vores vejledning til at udvikle et procesdiagram)
  3. En procedure skitserer, hvordan man udfører en proces – rækkefølgen og hvem gør hvad. Hos Gluu kombinerer vi processen og proceduren til ét enkelt format (siden folk alligevel altid forveksler dem).
  4. En arbejdsinstruks beskriver i detaljer, hvordan man udfører en proces (eller procedure).

Nu, da vi har det på det rene, kan vi gå videre til, hvordan man laver en arbejdsbeskrivelse.


Hvorfor er arbejdsbeskrivelser vigtige?

Arbejdsbeskrivelser opbygger og bevarer viden i en virksomhed. Når den måde, tingene gøres på, formidles mundtligt, kan det fortolkes forskelligt, og der kan være misforståelser. Og viden om, hvordan man mest effektivt udfører en opgave, mistes, når den pågældende medarbejder forlader virksomheden og tager sin viden med sig. Gode arbejdsbeskrivelser afværger alt dette.

De reducerer risiko, fordi den sikreste måde at gøre en opgave på er klar og kendes af de relevante personer. De sparer tid, fordi de dokumenterer den hurtigste og mest effektive måde at gøre tingene på. En af de vigtigste funktioner ved dette er, at man undgår, at folk bebrejder hinanden. Når tingene ikke går, som de skal, er der en helt naturlig tendens til at bebrejde folk eller holde dem ansvarlige. Men hvis det sker ofte, kan det have stor indflydelse på medarbejdernes morale. Hvis man har klare arbejdsbeskrivelser, minimerer det dette problem.

Diagrammet herunder viser Gluus egen forskning om ROI på skrivning af arbejdsbeskrivelser. Pointen er, at de indledende tidsinvestering bliver genindvundet, når din arbejdsbeskrivelse er blevet brugt blot tre gange. Og det er kun tidsbesparelser – vi har ikke engang nævnt værdien af at undgå fejl og undgå at skulle gøre arbejdet om.

Hvordan ser en god arbejdsbeskrivelse ud?

Arbejdsbeskrivelser bør gøre det krystalklart, hvordan de ansatte udfører deres opgaver. Der bør ikke være plads til fortolkning. De bør ikke være vage. Det er vigtigt at minimere risikoen for, at de kan forvirre dine medarbejdere. Dette betyder, at dine instrukser bør være så korte og enkle som muligt. Internettet vrimler med morsomme eksempler på dårligt skrevne instrukser og andre med vanvittigt morsomme tvetydigheder. Her er nogle grundregler til at hjælpe dig i gang:

Nr. 1 Klare

Som George Orwell har sagt, “Når man skriver godt, er det som en rude”. Man kan se lige igennem den og fatte meningen med det samme. Alle medarbejdere bør kunne forstå din arbejdsbeskrivelse. Undgå ord med flere stavelser, komplicerede sætninger, jargon, akronymer, for mange tekniske udtryk (uden at forklare dem) og unødvendig plapren.

Skriv dine arbejdsbeskrivelser på en måde, der gør dem lette at forstå for alle medarbejder, der udfører opgaven. Brug aktivt sprog for at hjælpe læseren, ved at bruge grundled, verbum, navneord sætningsopbygning. For eksempel, manden (grundled) drak (verbum) sin øl (navneord), ikke øllen blev drukket af manden.

How to write work instructions by George Orwell.

Nr. 2 Tilgængelige

Det er helt fint at have arbejdsbeskrivelser, men hvad gavner de, hvis de kun er tilgængelige på kontoret, hvis de ansatte, der har brug for dem er i fabrikshallen? De personer, der udfører opgaven, bør have nem adgang til de tilhørende arbejdsbeskrivelser når og hvor, de har brug for dem. Dokumenter, der kan flyttes eller som ligger på værkstedet?

Nr. 3 Troværdige

Medarbejdere skal se arbejdsbeskrivelserne som troværdige, nyttige og akkurate. Ellers er de bare endnu en af de fine ideer, folk er komplet ligeglade med. Spørg de mest erfarne medarbejdere, der udfører en opgave, til råds og bed vedkommende om at forklare, hvordan opgaven gøres. Sørg for at dine instrukser stemmer overens med virkeligheden.

Nr. 4 Konsekvente

Arbejdsbeskrivelser bør følge en konsekvent stil. Overensstemmelse hvad angår terminologi, layout, medier og metoder gør dem lettere at følge og forstå. Og hvad angår overensstemmelse, bør de lægge sig op ad de ansattes kompetence.

Værktøjer som Gluus widget til arbejdsinstruktioner, har indbygget formatering, der gør det let at sikre overensstemmelse på tværs. Det er for eksempel nyttigt at formatere risici på samme måde hver gang, så folk hurtigt lærer at identificere dem:

Work Instruction example from Gluu


Hvem bør skrive arbejdsbeskrivelsen?

Den person, der har mest erfaring med, hvordan opgaven gøres, bør være den, der skriver arbejdsbeskrivelsen. Du skal ikke give opgaven med at skrive en arbejdsbeskrivelse til en, der ikke er 100% fortrolig med opgaven. Du kan ikke forvente, at en operatør skal kunne skrive en arbejdsbeskrivelse med fuldt potentiale, når vedkommende endnu ikke er helt fortrolig med rollen. Det betyder, at det aldrig kan være en enkelt person, der skriver din virksomheds arbejdsbeskrivelser, med mindre den er lille.

Sådan skriver du en effektiv arbejdsbeskrivelse?

Har du nogensinde købt et møbel, du selv skulle sætte sammen, og da du kom hjem og forsøgte at følge anvisningerne for at samle det, blev du helt forvirret? I bekræftende fald er du ikke alene. Det er vi mange, der har prøvet. Af denne grund er gode tekniske skribenter meget ønskværdige. Teknisk skrivning er et omfattende emne og overskrider, hvad vi vil dække i denne artikel, men her er to vigtige punkter, så du kan komme i gang:

Kort og enkelt

Det nævnte vi lidt ovenfor, men det er virkelig vigtigt. Som Albert Einstein sagde, “Hvis du ikke kan forklare det enkelt, forstår du det ikke godt nok.” Tag dig god tid til at forstå det fuldstændigt. Dette vil afværge fejl senere. Når du skriver en arbejdsbeskrivelse går det ikke ud på at være kvik og vittig. Tænk i stedet på ordlyden i brugermanualen til dit fjernsyn. Eller endnu bedre, se på sproget i en børnebog. Forsøg at holde det så kort og enkelt som muligt.

Gør det visuelt

Vi er del af en visuel kultur. Vi er mange, der er mere komfortable med visuelle medier end med at læse bøger og aviser. For at imødekomme dette, kan du forsøge at bruge billeder, tegninger og videoer, hvor det er muligt, i din arbejdsbeskrivelse. Tænk over, hvem det er, der skal bruge din arbejdsbeskrivelse og forsøg at forberede dem i overensstemmelse dermed.

Work Instructions example with Gluu


Alt hvad du skal vide om at skrive arbejdsbeskrivelser

Trin 1: Indledningen

Hvad består en indledning af? Tja, ikke så lidt, faktisk. Det er afgørende at få den skrevet rigtigt. For at gøre dette, skal du sørge for at gøre følgende:

  • Giv sammenhængen: forklar kort hvilken proces opgaven er del af.
  • Identificer ejerne: forklar kort, hvem procesejeren er og hvem, der ejer opgaven
  • Beskriv outputtet: forklar kort, hvad opgavens output eller formål er
  • Titlen skal henvise til opgaven: Et godt eksempel kan være, “sådan desinficerer du hænderne”.

Trin 2: Beskriv formålet – hvorfor

Hvad er formålet med din arbejdsbeskrivelse? Hvorfor skriver du den? Ved at stille spørgsmål med hvorfor, kan du lettere tage et skridt tilbage og tænke over, hvad det er, du forsøger at opnå. Svaret på hvorfor er ikke blot det output, du allerede har identificeret. Når du spørger hvorfor, går det ud på at forstå opgaven dybere, før du springer ud i detaljerne. Læs mere om værdien af at spørge hvorfor her.

Trin 3: Beskriv, hvordan man gør

Først og fremmest skal du skrive de materialer ned, man skal bruge til at udføre opgaven. For læsbarhedens skyld er det bedst at bruge punkttegn til dette og skelne mellem de materialer, der stilles til rådighed, og dem, der ikke gør. Opstil din punkttegnsliste i logisk rækkefølge. For eksempel med hensyn til at desinficere hænderne:

  • Husholdningssæbe
  • Flydende antimikrobiel sæbe i dispenser
  • Rindende vand
  • Håndklæder

Medtag eventuelle relevante eller nyttige henvisninger direkte i teksten som naturlige hyperlinks. Dette gør det nemt for læseren at præcisere tingene.

Hvis du for eksempel skal beskrive, hvordan medarbejderne skal desinficere hænderne, skal du først vælge et format til at forklare det. Der er tre grundlæggende muligheder. Kogebogsformatet, beslutningsdiagrammet og rutediagrammet. Du kan vælge forskellige formater til forskellige opgaver, måske afhængigt af, hvor komplicerede de er. Husk her, at mange mennesker lærer visuelt, så diagrammer og rutediagrammer, måske med billeder, er tit den bedste metode. Læs mere om visuelle arbejdsinstruktioner her.

Trin 4: Formater for nem læsning

Betragt dokumentet med din arbejdsbeskrivelse som et indlæringsværktøj. Se det fra læserens side og tænk over, hvad der ville hjælpe vedkommende med at forstå dokumentet.

  1. Vælg, hvordan du vil formatere dokumentet, og hold dig så til det. Hvis i bruger Lean, er her et formateksempel, du kan overveje at bruge.
  2. Opdel alle trin til en række tal. Hvis der er over 10 trin, skal du lave en underopdeling af de forskellige emner. Et trin beskriver en handling, der tager højst 15 sekunder at gøre.
  3. Brug billeder eller tegninger. Sørg for at billedet passer til teksten. Henvis til billedet i teksten. Placer billeder på venstre side af papiret og hold teksten på højre side.
  4. Fremhæv vigtige oplysninger ved at bruge store bogstaver, fed skrift eller skråskrift i teksten.
  5. Lav alle lister om til punkter eller nummererede lister.

Trin 5: Enkelt sprog

Nøglereglen for at skrive godt er at være kortfattet. Kort, enkelt og klart.

  1. Brug korte og enkle sætninger. Sætningerne bør være på under 15 ord, og de bør ikke have bisætninger.
  2. Brug korte og enkle ord. Ord med flere stavelser lyder meget intelligente, men gør læsningen langsommere. Gør det let for dem og forestil dig, at du skriver for en femårig.
  3. Undgå akronymer, og hvis du absolut skal bruge et, skal du skrive det ud første gang med akronymet i parentes ved siden af. Brug derefter akronymet.
  4. Medtag en liste over forkortelser, læseren kan henvise til.
  5. Vælg hvilket ord eller udtryk, du vil bruge til at beskrive noget, og hold dig til det. Brug ikke forskellige ord til at beskrive det samme. Hvis du for eksempel bruger udtrykket “husholdningssæbe” skal du kun bruge det hele vejen gennem dokumentet.
  1. Som nævnt ovenfor skal du bruge aktive sætninger og ikke passive. Korrekt: Tør hænderne grundigt. Ukorrekt: Dine hænder bør tørres grundigt.

Step 5: Tilføj referencer

Det hjælper altid at angive kilder og forslag til videre læsning og indlæring. Brug enten fodnoter eller have et appendiks bagest i dokumentet.

Trin 6: Test en kollega!

For at sikre dig, at din arbejdsbeskrivelse er let at forstå og følge, kan du bede en kollega om at udføre opgaven ved at følge den. Dette vil vise dig, hvis der er dele eller forklaringer, der er forvirrende eller skal afklares yderligere.

  1. Bed en hensigtsmæssig kollega om at læse udkastet til din arbejdsbeskrivelse og give dig feedback på den. Svarer arbejdsbeskrivelsen til, hvordan opgaven udføres i virkeligheden? Er den forvirrende? Kunne noget forklares bedre?
  2. Bed kollegaen om at udføre opgaven ved at følge udkastet til arbejdsbeskrivelsen. Lad HELT være med at hjælpe vedkommende eller komme med videre forklaringer. Observer.
  3. Tag notater om, hvad du bør tilføje eller ændre på din kopi af arbejdsbeskrivelsen.

Tjekliste til din arbejdsbeskrivelse

For at opsummere og gøre det mere enkelt, får du her en tjekliste, som du kan have ved hånden, når du planlægger at skrive din næste arbejdsbeskrivelse.

  • Identificerede den proces, opgaven indgår i
  • Identificerede formålet med opgaven
  • Forstod opgavens omfang
  • Udpegede hvem, der er ansvarlig for opgaven
  • Angav værktøjer, der er nødvendige for opgaven
  • Nævnte eventuelle sikkerhedskrav
  • Valgte et egnet eller nyttigt format
  • Brugte nyttige visuelle hjælpemidler
  • Tjekkede for enkelt sprog og korte sætninger
  • Fjernede unødvendig jargon og unødvendige tekniske udtryk
  • Testede på en kollega

Eksempel på et gennemprøvet format

Lean.org has nogle nyttige skabeloner til skrivning af Almindelige arbejdsbeskrivelser. Disse er mest til mere avancerede fabriksindstillinger:

Work Instructions example from lean.org

Source: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf

Yderligere læsning

Gluus vejledning til at lave visuelle arbejdsbeskrivelser

Den interessante historie bag Training Within Industry

Nu er det om at føre det ud i livet!

Som vi ynder at sige, er det vigtigt at huske, at det bedre er det godes fjende. Kom bare i gang, så kan du lære og forbedre dig undervejs. Lad dine kolleger vide, hvad du laver, og bed dem om at vise dig eventuelle fejl eller forglemmelser. Dette vil sikre, at din arbejdsbeskrivelse bliver vel modtaget. Her hos Gluu mener vi, det er bedst at skrive arbejdsbeskrivelser indenfor et integreret system til styring af forretningsprocesser.

Eller hvis du synes, du er klar til det, kan du tjekke vores funktion til arbejdsbeskrivelser, så du kan komme i gang med din egen arbejdsbeskrivelse lige nu.