Fasthold procesfokus | Online software til procesforbedringer

GLUU’S GUIDE TIL PROCES SUCCES (9/9)

Fasthold procesfokus

Hvorfor

Når cirklen er sluttet for hver proces (den er kortlagt, stabil og forbedret) så handler det om løbende at auditere og evaluere hver proces. Her skal det centrale procesteam på banen og sikre en regelmæssighed omkring procesopfølgningen. Kun herved undgår I at processerne “sander til” og de løbende forbedringer stopper.

Indhold

  1. Introduktion
  2. Forbered konto og opret brugere
  3. Lav første proceshierarki og -eksempel
  4. Udvælg, nominér og uddan procesejere
  5. Introducér til alle kollegaer
  6. Gennemgå og kortlæg processer
  7. Gør processerne stabile
  8. Lav procesforbedringer
  9. Fasthold procesfokus

Hvordan

I vil komme til driftsfasen for hver proces på forskellige tidspunkter. Her gælder det om at fastholde gevinsterne og de løbende forbedringer. Dette kræver løbende overvågning og støtte til jeres procesejere. Nedenfor har vi anført nogle af de metoder, der virker.

Regelmæssig proceskontrol

Hver uge, hver 14. dag eller hver måned bør det centrale procesteam (eller kvalitetschefen) gennemføre en proceskontrol. Det gøres med det indbyggede compliance dashboard og følgende metode:

  1. Filtrér for seneste periode.
  2. Identificér alle processer der ikke møder jeres mål for aktivitet (ændringer, opgaver eller kommentarer).
  3. Følg op med procesejeren og find ud af om han eller hun trænger til hjælp.

Procesaudits

Gennemfør uvarslede audits for særligt kritiske processer og/eller særligt kritiske procesgennemløb. Det kan f.eks. være når en ny, vigtig kunde skal onboardes.

  1. Gå til procesejeren og bed ham/hende om at lave et audit i forhold til et konkret procesgennemløb sammen med jer.
  2. Såfremt de forskellige aktiviteter har tjeklister og opgaver oprettet, så kan I online vurdere om alt er sket på rette tid ved at se i aktivitetens historik.
  3. Følg op med medarbejdere der har rollen for at få dem til at genfortælle hvordan, at de udfører opgaven.

Hold fokus på processer der ikke gennemføres indtil, at I kan se at der igen kommer aktivitet på dem.

Skab en fast rytme for procesarbejdet

Det er nyttigt at etablere én fælles rytme for procesarbejdet, så I for eksempel laver forbedringsworkshops sidste uge i hver måned. Det centrale team, eller kvalitetschefen, sikrer at de forskellige workshops afholdes af de pågældende procesejere og redaktører.

Tjekliste

  • I har en proces for procesarbejdet, der sikrer faste tidspunkter for opfølgning.
  • Alle processer overvåges løbende.
  • Nye medarbejdere tildeles roller (og procesejerskaber efter behov).
  • Faste opgaver sikrer, at alle checks sker på rette tid.

Hvis du lige har gjort nogle undersøgelser af procesforbedring, og nu har du lyst til at du er klar til at tage springet, hvorfor ikke se vores vejledning til at behandle forbedringsværktøjer? Eller hvis du lige har fundet denne vejledning, kan du se på introduktionen og se om der er noget andet, du gerne vil vide mere om.