Gennemgå og kortlæg processer | Software til procesforbedringer

GLUU’S GUIDE TIL PROCES SUCCES (6/9)

Gennemgå og kortlæg processer

Hvorfor

Nu hvor rammer og sammenhænge er klar gælder det om at gå mere i dybden. Her er procesejeren den rette person til at samle den gruppe medarbejdere, der bedst kender praksis på et bestemt område. Det handler om at kortlægge processen som den er i dag – og ikke som I ønsker den skal se ud. Kun herigennem opnår I rette hastighed i arbejdet og får kortlagt processer, som jeres kollegaer faktisk kan genkende og gennemføre.


Indhold

  1. Introduktion
  2. Forbered konto og opret brugere
  3. Lav første proceshierarki og -eksempel
  4. Udvælg, nominér og uddan procesejere
  5. Introducér til alle kollegaer
  6. Gennemgå og kortlæg processer
  7. Gør processerne stabile
  8. Lav procesforbedringer
  9. Fasthold procesfokus

Med f.eks. 10 procesejere og én procesworkshop per uge kan I beskrive alle kritiske processer på én måned. Det er nemlig vigtigt at komme til første udkast af hver proces hurtigt, så procesarbejdet ikke bliver en teoretisk øvelse.

Hvordan

Hver procesejer har nu en grundlæggende forståelse af proceskortlægning. På første møde er det derfor bedst, at der også deltager en erfaren proceskonsulent fra den centrale arbejdsgruppe, eller en ekstern. Vedkommende skal kun støtte procesejeren og hjælpe i forberedelse og evaluering.

  1. Invitér min. én repræsentant for hver rolle i processen til en 2-timers workshop.
  2. På workshoppen kortlægges processen direkte i Gluu.

Det er vigtigt at understrege, at I kortlægger processen, som den faktisk sker i dag. I sigter mod at forstå virkeligheden ikke lave ønsketænkning.

Optimal brug af redaktører

I Gluu er det kun procesejer og redaktører, der kan redigere alle dele af en bestemt proces. Formelt set er procesejeren ansvarlig, men man kan med fordel involvere flere. Det er vigtigt at decentralisere procesejerskabet mest muligt. Alligevel ender rollen ofte hos medarbejdere, der…

  • har meget travlt
  • får mange mails
  • måske ikke ligefrem er “digital indfødt”.

Hvor procesejeren kan være god til at skabe procesforståelse, facilitere og lave forbedringer, så er han eller hun ikke nødvendigvis den bedste til at holde processen opdateret så den afspejler den seneste læring. Det er hér, at redaktørrollen er god.

Vi anbefaler, at den travle procesejer udpeger 1-2 redaktører som afslutning på procesworkshoppen. Den ideelle redaktør ser således ud:

  • Yngre, energisk og ambitiøs.
  • Kan li’ at arbejde med moderne digitale værktøjer.
  • Omhyggelig og grundig.

Redaktøren får til opgave at opfange og notere alle ændringer til arbejdsinstruktioner og proces og herefter opdatere Gluu (eventuelt sammen med andre i gruppen).

Eksempel

En fabrik har et dagligt tavlemøde i produktionen. Dette ledes af procesejeren. Af og til finder gruppen behov for små justeringer af proces og arbejdsinstruktioner. Disse indføres direkte i Gluu via en tablet, som gruppens yngste medarbejder, Simone, bruger. Simone bruger kommentarfunktionen for at opsummere baggrunden for ændringen. Således sikrer Simone som redaktør, at der er en sammenhæng mellem det lokale tavlemøde og processen som helhed.

Eksempel på workshop med maksimal involvering

Indkald til møde i et lokale med projektor og internetadgang, herefter:

  1. Log ind på jeres Gluu konto
  2. Vælg rette proces i hierarkiet.
  3. Åben rette proceskort i redigeringstilstand.
  4. Gennemfør workshoppen som I vil ved at tilføje organisatoriske roller og aktiviteter sammen med gruppen.
  5. Klik på en udvalgt aktivitet og vis hvordan, at deltagerne kan dele links, filer og kommentarer til hver aktivitet i processen.
  6. Bed alle om at tilføje deres ideer, kommentarer og spørgsmål, alt imens procesejeren gennemgår hver aktivitet.
  7. Giv alle deltagere 5-10 minutter til at besvare og markere hinandens ideer, før I går videre til næste aktivitet.
  8. Giv deltagerne hjemmeopgaven med at tilføje de dokumenter, skabeloner og links de anvender til hver aktivitet. Herved “høster” i ofte gode værktøjer der kan forfines og deles med alle.
  9. Slut af med at identificere næste anledning til at køre processen. Dette bør være tidspunktet hvor så mange som muligt af gruppens medlemmer afprøver processen i praksis.

Nu er deltagerne involveret, og de begynder at internalisere og tage ejerskab for processen.

I denne fase kan compliance dashboardet bruges til at se hvilke processer, der ikke ændres eller kommenteres på. Her er der behov for opfølgning på at procesejeren udfylder sin nye rolle.

Referencer:

Case: “Medarbejderinddragelse hos Medicom Innovation Partner,” Gluu 2016

Tjekliste

  • Alle procesejere har kortlagt min. to processer sammen med kollegaer.
  • Alle processer har samme format.
  • Alle aktiviteter i alle processer har tilhørende arbejdsanvisninger.
  • Første procesafprøvning er fastlagt.

Du læser vores Komplet guide til behandling af succes! Dette var kapitel seks, kapitel 7 dækker hvordan du stabiliserer dine processer . Vi har også inkluderet nogle tjeklister og eksempler for bedre at demonstrere, hvordan man bedst kan henvende sig til løbende forbedringer.