Sådan udvælger du procesejere | Gluu forretningsproces styringsplatform

PROCESS SUCCESS GUIDE (4/8)

Udvælg, nominér og uddan procesejere

Procesejerrollen er helt central for at få jeres processer til at afspejle virkeligheden og til at føre til forbedringer. Derfor er det vigtigt med et stærkt mandat og ejerskab hos de medarbejdere, der bedst kan gøre en forskel for hver proces. Det handler dette trin om.


  1. Introduktion
  2. Forbered konto og opret brugere
  3. Lav første proceshierarki og
  4. Udvælg, nominér og uddan procesejere
  5. Introducér til alle kollegaer
  6. Gennemgå og kortlæg processer
  7. Gør processerne stabile
  8. Lav procesforbedringer
  9. Fasthold procesfokus

Sådan udvælges rette procesejer

Nu hvor procesejerens jobbeskrivelse og mandat er klart gælder det om at finde egnede interne kandidater til jobbet. Bortset fra i de helt store organisationer, så varetages rollen bedst på deltid. Det giver den rette forankring i dagligdagen og forhindrer at procesejeren bliver mere bureaukrat end forandringsskaber. Ideelt set vil en procesejer fordele sin egen arbejdstid således:

  • 50% linjefunktion (det normale job)
  • 25% facilitering, dokumentation og kommunikation.
  • 25% procesforbedringer

På den baggrund er det vigtigt, at den enkelte procesejer kun har 1-10 processer (afhængigt af vigtighed og kompleksitet). Så hvis I har 20-40 processer i scope, så skal I regne med 5 og 10 procesejere indledningsvist (i en virksomhed med rundt 100 medarbejdere).

At blive procesejer er en faglig udmærkelse som ideelt gives til de personer i virksomheden, som har mest viden om processen – kombineret med en vis portion ledelsesevner.  Rollen er oplagt til personer, der ikke har formelt funktionsansvar, men som er uformelle ledere og får opgaverne til at hænge sammen i det daglige.

  1. Lav en liste over medarbejdere der kan udfylde jobbeskrivelsen for en procesejer.
  2. Sæt ejer på hver proces i proceshierarkiet. Dette kan eventuelt gøres af den ansvarlige topleder i samarbejde med HR.
  3. Indkald til møde med hver mulig procesejer enkeltvis for at vejre interessen for den nye rolle. Her gennemgås processens scope samt rollebeskrivelsen for procesejeren.
  4. Vurdér match og giv rette kandidat rollen.
  5. Indkald til procesejertræning.
  6. Gennemfør workshops for træning af procesejere.

Workshop: Træning af procesejere

Udbytte Jeres procesejere forstår deres rolle, samt hvordan de bruger platformen til at udfylde rollen aktivt i hverdagen.
Deltagere Procesejere, samt nøglemedarbejdere.
Dagsorden
  • Introduktion til Gluu.
  • Procesejerens job, mandat og opgaver.
  • Træning i proceskortlægning.
  • Træning i afholdelse af forbedringsworkshop.

I har nu oprettet en pendant til jeres organisationsdiagram og jeres vertikale organisation. Proceshierarkiet med processer og ejere viser nu jeres horisontale organisation som I er klar til at vise til resten af kollegaerne.

Udvælg procesejere efter deres energi og entusiasme – det smitter af på procesdeltagerne og skaber flere forbedringer. Giv dem rollen som noget særligt – på linje med en forfremmelse eller bonus, så I viser vigtigheden af den.

Tjekliste

  • Rollen er del af jeres HR setup.
  • Hver proces har rette procesejer i Gluu.
  • Alle procesejere kender til jobbet og til proceskortlægning.

I næste kapitel lærer du, hvordan du bedst kan introducere processerne til dine kollegaer.