Gør processerne stabile | Online software til procesforbedringer
Balanceret småsten på en stor solrig strand. Forhåbentlig repræsenterer dette stabile processer ret godt!

GLUU’S GUIDE TIL PROCES SUCCES (7/9)

Gør processerne stabile

Hvorfor

Når en proces er kortlagt, så skal den hurtigst muligt afprøves i praksis. Mødet med virkeligheden bringer den tavse viden frem, så I kan gøre processen endnu mere konkret og værdifuld. I denne fase skal hver proces gennemføres som beskrevet indtil at beskrivelse og virkelighed passer sammen.


Indhold

  1. Introduktion
  2. Forbered konto og opret brugere
  3. Lav første proceshierarki og -eksempel
  4. Udvælg, nominér og uddan procesejere
  5. Introducér til alle kollegaer
  6. Gennemgå og kortlæg processer
  7. Gør processerne stabile
  8. Lav procesforbedringer
  9. Fasthold procesfokus

Hvordan

Det handler om at finde anledninger til at brug processen i praksis. Brug af processen vil sige, at medarbejdere med rette rolle benytter sig af proceskort, arbejdsanvisninger og eventuelle opgaver til at udføre processen. De følger så at sige deres egen opskrift.

  1. Find ud af hvornår processen skal køre næste gang og sørg for at bruge jeres dokumentation.
  2. Når processen gennemføres så følges dokumentationen detaljeret, mens alle problemer og ideer noteres som kommentarer.
  3. Tag også stilling til kollegaernes observationer og se om du er enig, eller uenig.
  4. Efter hver 3-4 procesgennemløb opdateres proces og anvisninger, så de afspejler jeres læring.
  5. Gradvist passer proces og virkelighed bedre sammen og kun særlige tilfælde (undtagelser) fører til kommentarer.
  6. Jeres proces er nu ved at blive stabil.
  7. Lad nye, eller uindviede, medarbejdere også gennemføre processen.

I denne fase kommer I til at lave en række små forbedringer (det sker helt af sig selv), men formålet er først og fremmest at skabe overensstemmelse mellem proces og praksis.

Eksempel

Processen “Afhold kundemøde” er kortlagt af fire Account Managers fredag. I den kommende uge gør hver af dem en dyd ud af at følge proces og anvisninger nøjagtigt. Samtidig laver de kommentarer for alt, der ikke er taget højde for. De ser også kollegaernes kommentarer og siger hvad de er enige eller uenige med.

Procesejeren filtrerer i kommentarsporet og indarbejder de fire Account Managers input. Sådan fortsætter de indtil, at der ikke er flere rettelser.

Gør det til en vane at bruge proces og anvisninger hver gang, at processen gennemføres. Det er nemlig når man tror, at man kender noget godt, at man begynder at glemme vigtige opgaver og kontroller.

Yderligere information

Brug af opgaver og tjeklister i Gluu

[/alert]

Tjekliste

  • Processen er gennemført tre gange uden behov for tilretninger.
  • Medarbejdere fra alle processens roller kan bekræfte, at den afspejler virkeligheden.

Dette er andet til sidste kapitel i vores Komplet guide til behandling af succes! Du er næsten der, bare lidt længere, og du vil være en proces kortlægning mester . Vores sidste kapitel undersøger vedligeholdelse af dit procesfokus . Du vil lære at opretholde din virksomheds udvikling over tid.