ISO 9001: 2015

Syv ideer til at involvere toplederne i kvalitetsledelse

Syv ideer til at involvere toplederne i kvalitetsledelse


Den nye ISO 9001: 2015 standard er på gaden med budskabet om at topledelsen selv skal involvere sig i kvalitetsarbejdet. Hvordan får man det til at ske i praksis? Her er syv ideer som alle er afprøvet i praksis.

Flere eksperter ser den nye ISO 9001: 2015 som (endnu) et forsøg på at gøre kvalitetsledelse til en helt integreret del af forretningen og noget som vedkommer alle. Ambitionen kræver, at topledelsen i mindre grad uddelegerer opgaven og i højere grad engagerer sig selv i ISO 9001: 2015.

Nogle virksomheder har allerede modtaget de nye krav til ISO 9001: 2015 med åbne arme. Her er det især virksomheder, der har et højt modenhedsniveau i deres kvalitetsledelse og hvor opgaven er fuldt integreret i dagligdagen. Mange andre virksomheder skal dog gøre en aktiv indsats for at få ledelsen til at tage kvalitetsarbejdet mere seriøst. Her kan kvalitetschefen gøre meget. Måske giver tanken dig sved på panden? Her finder du syv konkrete ideer til at vække topledelsens interesse for kvalitetsarbejdet.

1. Drop den interne kvalitetsjargon

Når det gælder kommunikation, så virker “gammel vin på nye flasker” faktisk. Kom den interne kvalitetsjargon til livs ved at identificere de ord, som giver topledelsen et fjernt blik. F.eks. kan I starte med at erstatte ordet “kvalitetssystem” med “hvordan vi arbejder” og måske tale mindre om “kvalitet” og mere om “løbende forbedringer”. Ord, der giver enhver topleder lys i øjnene. Nu vi er igang, så er det måske en god idé at droppe ordet “kvalitet”, eller dets varianter som QHSE, som navn på en funktion eller afdeling. Det fremmedgør resten af organisationen overfor begrebet.

2. Find et eksempel på jeres sparede kvalitetsomkostninger

Noget der kan vække selv den mest pressede topleders interesse, er en konkret effekt på bundlinjen. Her kan du tale med dine kollegaer og finde nogle gode eksempler på hvordan jeres kvalitetsledelse har ført til helt konkrete besparelser. Lav derefter en hurtig business case over hvad der kan spares, hvis I anvender samme metode på flere lokationer, i flere sager, i flere produktlinjer osv.

Husk at krydre casen med nogle gode citater fra de involverede medarbejdere og send en velskreven case ud gennem de interne kommunikationskanaler. Det er sådan, at man sælger løsninger – også internt!

3. Tal om forbedringer i stedet for dokumentation

Alt for ofte opfattes kvalitetsfunktionen som “dokumentationsafdelingen”. Denne opfattelse gør at kvalitetsledelse havner i samme kategori som eksempelvis serverdrift – en nødvendig omkostning, der ikke skaber værdi, men skal være så lav som muligt. En måde at vække topledelsens interesse på er ved at se på tværs af processer og finde de steder, hvor der muligvis sker spild. Afdelings- og funktionschefer ser nemlig ikke hele værdikæden, så her har den dygtige kvalitetschef en chance for at skabe tværgående forbedringer.

4. Gør instruktioner og systemer mere sexede

Vi er alle mennesker, før vi er medarbejdere og topledere. Som mennesker gider vi hverken at se på, eller bruge, noget der der er utidssvarende, grimt og klodset. Desværre passer denne beskrivelse på de fleste ledelsessystemer. Tunge, dokument baserede systemer i SharePoint, der mest af alt minder om formularer fra det offentlige. Ikke mærkeligt at topledelsen hellere vil se på den nye virksomhedsvideo fra marketingafdelingen. En let måde at pifte jeres system op på, er ved at tilføje visuelle arbejdsinstruktioner. Lav f.eks. en instruktionsvideo i stedet for den skrevne procedure (link til artikel om visuelle arbejdsinstruktioner).

5. Gør kvalitetsrapporter til en del af kundeleverancen

Hvorfor ikke sende en kvalitetsrapport med kundeleverancen? På den måde kan I fortælle kunden, om den grundige proces der ligger bag fremstillingen. Måske med navne på nogle af dem, der har deltaget. Herved styrker I synligheden af kvalitetsarbejdet og differentierer jer fra dem, som kun har ISO certifikatet hængende på væggen. På den måde imødekommer I også ISO 9001: 2015 øgede fokus på at skabe værdi for både virksomheden og dens kunder.

6. Synliggør processerne bag den gode kundeoplevelse

Der er (forhåbentligt) processer bag hvert af kundens kontaktpunkter. Kender I disse? Gør jeres topledelse? Hvis I ikke gør, hvordan vil I så kunne forbedre kundeoplevelsen? Her er det en god anledning til en workshop. Inviter topledelsen, så I sammen kan øge forståelsen for sammenhængen mellem kvalitetsledelse og kundens tilfredshed.

7. Involvér kollegerne

Involvering af topledelsen sker lettere, når de andre kollegaer allerede er involveret. Når alle taler om “hvordan vi arbejder” og refererer til det levende sted “hvor vi selv har beskrevet de standarder, som vi er blevet enige om”, så er topledelsen interesse vækket til live og de vil også være med på vognen.


ISO 9001: 2015 med toplederens involvering

Når du har fået vækket topledernes interesse til at involvere sig i kvalitetsledelse, er det også lettere at opfylde ISO 9001: 2015 standardens andre krav og inddrage dem i hverdagen. Husk at værdien ligger i at involvere hele virksomheden og få alle kollegaer med på vognen – så følger topledelsen også med.

Comments are closed.