Syv ideer til involvering af topledere i kvalitetsledelsessystemer

De nye ISO 9001: 2015-standarder er ankommet med budskabet om, at topledelsen selv skal involveres i kvalitetsstyringssystemer. Hvordan får du dette til at ske i praksis? Her er syv ideer, der allerede er blevet afprøvet og testet.

Flere eksperter anser de nye ISO 9001: 2015-standarder for at være et (andet) forsøg på at gøre kvalitetsstyringssystemer til en fuldstændig integreret del af at drive forretning og noget, der vedrører alle. Denne ambition kræver, at topledelsen uddelegerer mindre opgaven og selv engagerer sig mere i processen.

Nogle virksomheder har allerede modtaget de nye ISO 9001: 2015-standarder med åbne arme. Her er der primært tale om virksomheder med en høj modenhed i deres kvalitetsledelsessystemer, hvor opgaven integreres fuldt ud i det daglige arbejde. Men mange andre virksomheder er nødt til at gøre en fælles indsats for at få ledelsen til at tage kvalitetsstyringssystemer mere alvorligt. Her kan kvalitetschefen gøre meget. Måske er du udmattet bare ved at tænke på det? Her er syv konkrete ideer til at vække topledelsens interesse for kvalitetsstyringssystemer.

Ideer til at vække topledelsens interesse for kvalitetsstyringssystemer

1. Drop intern kvalitetsjargon

Hvad angår kommunikation, gælder det gamle ordsprog om “gammel vin på nye flasker” faktisk. Gør op med intern kvalitetsjargon ved at identificere de ord, der får topchefernes øjne til at glasere over. For eksempel kan du starte med at erstatte ordene “kvalitetssystem” med “den måde vi arbejder på” og måske tale mindre om “kvalitet” og mere om “løbende forbedringer”. Ord, der får enhver topleders øjne til at lyse op. Mens vi er ved det, kan det være en god idé at droppe ordet “kvalitet” eller dets derivater, såsom QHSE, som navne på funktioner eller afdelinger. Dette fremmedgør resten af organisationen til udtrykket.

2. Find et eksempel på dine kvalitetsomkostningsbesparelser

En ting, der vil få opmærksomhed fra selv den mest oversvømmede topleder, er en konkret indvirkning på bundlinjen. Her kan du tale med dine kolleger for at komme med nogle gode eksempler på, hvordan dit kvalitetsledelsessystem har ført til helt konkrete besparelser. Layout derefter en kort business case over, hvad der kan gemmes, hvis du bruger den samme metode på flere lokationer, i flere tilfælde, i flere produktlinjer osv.

Husk at krydre casen med et par gode citater fra de involverede medarbejdere og send en velskrevet case ud gennem de interne kommunikationskanaler. Det er sådan, du sælger løsninger – også internt!

3. Tal om forbedringer i stedet for dokumentation

Alt for ofte opfattes QA-afdelingen som “dokumentationsafdelingen”. Denne opfattelse får QA-styring til at ende i samme kategori som ting som serverdrift – en nødvendig udgift, der ikke skaber nogen merværdi, men snarere skal være så lav som muligt. En måde at få topledelsens opmærksomhed på er ved at kigge på tværs af processer og finde steder, hvor der kan være spild. Dette skyldes, at afdelings- og funktionsledere ikke ser hele værdikæden, så det er her, den talentfulde kvalitetschef har en chance for at foretage forbedringer på tværs af afdelingerne.

4. Gør instruktioner og systemer mere sexede

Vi er alle mennesker, før vi er medarbejdere og topledere. Som mennesker har vi intet ønske om at se på eller bruge noget, der er forældet, grimt eller ubelejligt. Desværre passer denne beskrivelse til de fleste ledelsessystemer. Tunge, dokumentbaserede systemer i SharePoint, der mere end noget andet leder tankerne tilbage til statslige formularer. Ikke underligt, at topledelsen hellere vil se på den nye virksomhedsvideo fra marketingafdelingen. En nem måde at pifte dit system op på er ved at tilføje visuelle arbejdsinstruktioner. For eksempel kan du oprette en instruktionsvideo i stedet for en skriftlig procedure. Denne artikel viser dig, hvordan du nemt opretter visuelle arbejdsinstruktioner .

5. Gør QA-rapporter til en del af kundeleveringen

Hvorfor ikke inkludere en QA-rapport med kundelevering? På den måde kan du fortælle kunden om den grundige proces bag produktionen. Måske med navne på nogle af dem, der deltog. På den måde øger I synligheden af kvalitetsarbejdet og adskiller jer fra dem, der blot har deres ISO-certifikat hængende på væggen. På den måde opfylder du også det øgede fokus i ISO 9001:2015 på at skabe værdi for både virksomheden og dens kunder.

6. Gør processerne bag den gode kundeoplevelse synlige

Der er (forhåbentlig) processer bag hver af kundens kontaktpunkter. Ved du, hvad de er? Ved din topledelse det? Hvis du ikke gør det, hvordan vil du så kunne forbedre kundeoplevelsen? Dette er en god mulighed for en workshop. Inviter topledelsen, så I sammen kan øge jeres forståelse for, hvordan kvalitet og kundetilfredshed går hånd i hånd.

7. Involver kolleger i kvalitetsstyringssystemer

Det er lettere at involvere topledelsen, når resten af medarbejderne allerede er involveret. Når alle taler om “den måde, vi arbejder på” og henviser til det live-sted, “hvor vi selv har beskrevet de standarder, vi er blevet enige om”, vil det vække topledelsens interesse, så de vil komme om bord.

Ofte stillede spørgsmål