Pop Title

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Quos voluptatem tenetur cumque animi possimus. Deleniti expedita quo vel officiis, earum rerum voluptatem! Dignissimos adipisci nihil nemo, nam ab unde provident!

Opgavestyring

Sådan vælger du software til opgavestyring


By on 18/08/2017

Der er ingen tvivl om, at opgavestyring kan gøre tingene mindre komplicerede og hjælpe os med at undgå dumme fejl. En af de ting, der afholder os fra at bruge opgavestyring oftere, er den tid det tager at lave lister, dele dem og administrere dem. Dette drejer sig om, hvordan man vælger det rette software til opgavestyring for jobbet.

Tjeklister kan være nyttige, både når man skal ud og handle, og når man skal lave virksomhedens årsrapport. Tjeklister kan være meget værdifulde med hensyn til at gøre det indviklede lettere. De værktøjer, du skal bruge til de to opgaver, er selvfølgelig meget forskellige. I det første tilfælde får du kun brug for blyant og papir. I det andet får du brug for software til opgavestyring. Hvornår går du så fra papir til software? Og hvilken software eller app bruger du, når du går fra enkel til avanceret opgavestyring? Denne artikel dækker fire situationer og angiver den software til opgavestyring, der passer til hver af dem.

De fire opgavetyper

Valg af software til opgavestyring drejer sig stort set om, hvor kompliceret opgaverne er, om de skal gøres gentagne gange, og antallet af personer, der skal samarbejde for at færdiggøre opgaven. Her er de fire vigtigste opgavetyper:

  1. Enkle opgaver, der gøres en gang
  2. Enkle opgaver, der gentages
  3. Komplicerede opgaver, der kræver samarbejde
  4. Komplicerede opgaver, der kræver samarbejde og som gentages.

1. Enkle opgaver, der gøres en gang

For engangsopgaver, du gør alene, er det nemt at vælge et værktøj: Skriv bare den Post-It eller en indkøbsliste. Andre skriver ting i kalenderen (Outlook og Google har indbyggede huskelister).

Dette er den type tjekliste, vi alle kender til. Den afholder os fra at glemme nogle ting, når vi køber ind, eller huske ting, der skal gøres i dagens løb. Der er ingen grund til at gøre det mere kompliceret. Hvis du hellere vil bruge din mobil i stedet for et stykke papir, er Wunderlist alletiders gratis tjekliste app.


Wunderlist

wunderlist

+ God til at holde styr på dine personlige opgaver, hvis du gerne vil huske din indkøbsliste, din pakkeliste, osv. Tilføj bare en opgave og en dato.

+ Du kan også dele lister med venner og familie.

+ De er lige blevet opkøbt af Microsoft, så det ender måske med, at det bliver integreret i Outlook.

+ Den er gratis.

– Mens du kan kopiere lister, er den ikke beregnet til opgaver, der gentages.

– Kun Pro versionen er egnet til samarbejde.


Hvad sker der så, når disse enkle opgaver skal gentages?

2. Enkle opgaver, der gentages

Når opgavestyring bør gentages, er papir ikke længere praktisk. Hvem gider at skrive den samme indkøbsliste hver uge? Det er her, Todoist kan være et praktisk valg af software til opgavestyring:


Todoist

todoist software til opgavestyring+ Man kan samarbejde om små projekter med rubricering og prioriteter.

+ Det sporer dit aktivitetsniveau og giver dig “karma point” så du kan holde dig af sofaen.

+ Opgaver kan gentages ved at tilføje f.eks. “Hver fredag kl. 8.00”.

Uklart, hvad du skal placere her, og hvad du skal placere i dit projektstyringsværktøj.
Ikke egnet til at tilføje instrukser.

Hvad så med opgaver, der er så komplicerede, at de kræver instrukser og dialog?


3. Komplicerede opgaver, der kræver samarbejde

De opgaver, der falder under denne kategori er næsten altid små projekter. Når opgaven kræver instrukser og dialog, hvad er så den mest enkle software til opgavestyring, der understøtter dette?

Har din virksomhed allerede et enkelt projektstyringssystem? I så fald ville jeg bruge det. Hvis dit system er beregnet til større projekter, er det værd at overveje Asana, Trello eller Wunderlist Pro.

Det her er forresten ikke en sammenligning mellem projektstyringssystemer – Jeg ser udelukkende på funktioner til oprettelse og formidling af opgavestyring. Men nu er det jo lige sådan, at projektstyringsværktøjer er beregnet til kompliceret samarbejde.


Asana

asana checklist software

+ Alletiders instrumentbræt og dokumentering af fremskridt.

+ God mailintegrering.

+ Du kan følge opgaverne.

+ Svært at samarbejde med folk udefra (Du er nødt til at bruge et nyt workspace).

Den mobile app er ikke så god som konkurrenternes.

For svært at finde tjeklisterne mellem alt det andet.


Trello

trello

+ Kanban-type brugerflade gør det let at se fremskridt med opgaverne.

+ Inviter team medlemmer udefra og opret offentlige fora.

+ Hver enkelt historie kan have en tjekliste.

Kort/opgaver er begrænset til et forum eller projekt.


Wunderlist Pro

wunderlist checklist software

+ Har fokus på opgaver.

+ Nemt at føje instrukser til opgaver.

+ Opgaver er knyttet til specifikke personer.

Opgaver kan ikke gentages.


Hvilke af de tre bør du så vælge? Hvis der udelukkende er tale om opgavestyring, mener jeg, at Wunderlist Pro er det enkleste værktøj til situationen.

Hvad sker der så, hvis der er tale om komplicerede opgaver, der skal gentages?

4. Komplicerede opgaver, der kræver samarbejde og som gentages

I mit tidligere oplæg “4 myter om tjeklister” henviste jeg til bogen “The Checklist Manifesto” og til, hvordan vi laver dumme fejl, fordi vi ikke anvender den viden, vi har, rigtigt.

De fleste af de eksempler, Atul Gawande bruger, er om komplicerede opgaver, der kræver samarbejde i en bestemt rækkefølge – og hvor man skal lære fra hver gentagelse. At føre kompleks viden ud i livet er indbegrebet af opgavestyring. Så vi kan ikke bare undgå denne kompleksitet, hvis vi ønsker at høste de virkelige fordele ved opgavestyring.

Gentagelse skaber nytænkning

Der findes eksempler på komplicerede opgaver, der skal gentages, overalt: den daglige rutine i en restaurant, på et hospital eller på en byggeplads. I alle disse tilfælde er gentagelserne nøglen. For at illustrere dette, skal du forestille dig, at hver enkelt arbejdsdag på en restaurant, på en operationsstue, eller på en byggeplads skulle gøres af nye mennesker. Hvis opgaver ikke var knyttet til, hvad der skete dagen før, hvad ville der så ske? Hver enkelt opgave ville blive gjort forskelligt, og der ville ske masser af fejl. For medarbejderen ville situationen være ny, så det ville være svært at bebrejde vedkommende. Men kunden ville forvente, at indlæringen fra alle de foregående dage ville finde anvendelse i hans tilfælde.

“Gentagelse skaber omdømme og omdømme skaber kunder.”
Elizabeth Arden

Mange komplicerede opgaver behandles som projekter, selv om de ikke er det. Lad os lige hurtigt vende tilbage til definitionen for projekt:

“Et projekt er en midlertidig indsats for at skabet et unikt produkt, en unik tjeneste eller et unikt resultat.”
The Project management Institute

Hvor mange opgaver er virkelig unikke under denne definition?

  • At bygge et hus?
  • At udføre en operation?
  • At onboarde en kunde?
  • At levere en løsning (som vi har leveret før)?

Sagen er, at mange komplicerede opgaver behandles som projekter, selvom de i virkeligheden er processer, der består af opgaver, der gentages. Hvis du behandler opgaver, der gentages, som projekter, organiserer du det ikke på en måde, hvor man lærer fra den ene gang til den næste. Du får ikke værdien af gentagelsen. Hvis hvert enkelt tilfælde betragtes som unikt og udføres af forskellige personer, vil de ikke lære, og det er uundgåeligt, at de vil begå fejl. Det er derfor, gentagelse skaber nytænkning med hensyn til opgavestyring som et værktøj for praktisk anvendelse af viden.

Det betyder, at hvis vi bruger projektstyringsværktøjer som software til opgavestyring, får vi ikke lejlighed til at lære fra gentagelse. For avanceret opgavestyring skal vi bruge software til opgavestyring, der er noget helt andet end de mere enkle scenarier, jeg talte om tidligere.

Ni succes faktorer for software til opgavestyring

Så hvis opgavestyring ikke går ud på at huske enkeltstående opgaver men om at holde fast i det, vi har lært, hvad skal vores software til opgavestyring kunne gøre?

1. Opgaver skal udføres ved at knytte dem til roller ikke enkeltpersoner.

Hvis en restaurant siger, at Peter skal gøre dette hver dag, så vil succesen blive knyttet til Peter, og gæsterne vil lide under det, når han ikke er der. Så det drejer sig om, hvad tjeneren som rolle skal gøre.

2. Visuelle arbejdsinstrukser skal være tæt på opgaverne.

Når man er midt i en kompliceret opgave, der kræver vejledning og instrukser, skal de være ved hånden nøjagtigt, når opgaven skal gøres. For eksempel bliver vedligeholdelsen af den avancerede kaffemaskine i en restaurant ikke gjort, hvis tjeneren ikke aner, hvordan den fungerer. Værktøjer og instrukser er anerledes for hver enkelt opgave, så dette gør det endnu mere kompliceret.

3. Opgavens rækkefølge bør være åbenlys.

Hvis tjeneren har en bestemt rækkefølge for at åbne restauranten, skal disse opgaver vises i denne rækkefølge. Og hvis tjenere først skal gøre deres opgaver færdige, før værtinden kan byde kunderne velkommen, skal dette også være åbenlyst.

4. Opgaver skal kunne gentages automatisk.

Når først du opstiller en opgave, bør det kunne gentages automatisk i en periode efter dit valg. Du bør også kunne afbryde opgaver i stedet for at være tvunget til at slette dem (og deres historik).

5. Opgaver skal kunne ses på det rette tidspunkt.

Hvis kokken skal tjekke kvaliteten på de nye varer hver morgen, bør opgaver kun dukke op og forældes på dette tidspunkt.

6. Det skal være klart, hvem der gør hvad.

Hvis kokken foretager en del af kvalitetskontrollen og køkkenassistenten gør resten, skal opgaver og instrukser være klart opdelt.

7. Opgavens udførelse skal være gennemsigtig.

Historikken skal dokumenteres, både for rapporteringens og indlæringens skyld. For eksempel skal restaurantchefen kunne se hvor stor en procentdel af opgaverne, der ikke bliver gjort til tiden – efter rolle og område.

8. Det skal være nemt at dokumentere indlæring.

Når ideer og problemer kommer på bane, skal de dokumenteres i forhold til opgaven, så de kan tages op senere. Kun på den måde kan opgavestyring forbedres, når flere mennesker arbejder med dem.

9. Alt skal være sammenhængende og nemt at ændre.

Dette kan altsammen gøres med en kalender og via mail. Men du ville få brug for en person, der ikke havde andet at lave end at koordinere hver eneste komplicerede opgave. Det koster for meget i administration, så dit værktøj skal have styr på, at roller, medarbejdere, opgaver og indlæring synkroniseres automatisk.


Gluu

gluu checklist software

+ Fokus på opgaver som del af processer.

+ Let at føje instruktioner til opgaver.

+ Opgaver kan knyttes til roller.

Opgaver gentages kun på kalenderen (endnu ikke drevet af begivenheder).


Når det gælder processer, som folk arbejder sammen om at gøre færdige, har du brug for enkle process værktøjer som Gluu. Det er både proces software og software til opgavestyring. Jeg har lavet en hurtig sammenligning baseret på succesfaktorerne:

Succesfaktor Wunderlist Pro Todoist Asana Trello Gluu
Opgaver skal gøres efter roller
Visuelle arbejdsinstrukser skal være tæt på opgaverne
Opgavens rækkefølge skal være åbenlys
Opgaver skal kunne gentages automatisk
Opgaver skal dukke op – og udløbe – på det rigtige tidspunkt
Det skal være klart, hvilken rolle gør hvad
Opgavens udførelse skal være transparent over tid
Det skal være nemt at dokumentere indlæring
Alt skal være sammenhængende og nemt at ændre

Det er vigtigt, jeg er helt åben her: Du er på Gluu bloggen, så jeg er selvfølgelig en smule forudindtaget. For at være retfærdig, vil jeg gøre det helt klart, at det kun er i det sidste scenarie, Gluu vinder. Og hvis du leder efter et værktøj til projektstyring, er alle de ovenstående værktøjer meget mere egnede.

“Omfanget og kompleksiteten af det, vi ved, har overskredet vores individuelle evne til at levere fordelene af den korrekt, sikkert og pålideligt.”
Atul Gawande

Dette er vanskeligt at opnå. Ikke fordi vi ikke har viden, men fordi det er for vanskeligt at bruge den korrekt i alle tilfælde. Det kræver den rette software til opgavestyring.

Så hvis vi virkelig ikke ønsker at fejle på grund af uduelighed, er vi nødt til at tage kompleksiteten til os ved hjælp af software. På den måde, vil der i morgen være flere af os, der kan gøre, hvad blot nogle få af os kan gøre i dag. Og gøre det rigtigt. Hver gang. Med den mindst mulige indsats.

 

Sign up to get new articles

All new subscribers get a free 30-page Process Success Guide (pdf).







You might also like ...

Tweet
Share
+1
Share