Sådan laver du let visuelle arbejdsinstruktioner

Arbejdsinstruktioner

Sådan laver du let visuelle arbejdsinstruktioner

visuelle arbejdsinstruktioner

By on 06/01/2016

Bruger du tekst husker modtageren kun 10%. Tilføjer du billeder husker han dobbelt så meget. Videnoverførsel i arbejdssituationen sker bedre, når der bruges billeder og video. Denne artikel viser hvordan du let laver visuelle arbejdsinstruktioner i praksis.

Forskning viser, at tekst og læsning er én af de mindst effektive metoder til at overføre viden på. Det gælder specielt overfor medarbejdere uden længerevarende boglig uddannelse. Når vi ved dette, så er det lidt af et paradoks, at de fleste kvalitetssystemer er bygget op omkring skrevne procedurer. Måske hænger det sammen med, at de fleste uddannede mennesker har lettere ved at sætte sig ned og skrive et dokument, end f.eks. at lave en instruktionsvideo. Som du vil se i denne artikel, så betyder moderne online værktøjer til video, at det ikke længere behøver at være tilfældet – de hjælper dig til let at lave visuelle arbejdsinstruktioner.

“Tell me and I will forget.
Show me and I will remember.
Involve me and I will understand.
Step back and I will act.”

Kinesisk ordsprog

Eksempel: Arbejdsinstruktion i Word

Lad os tage en typisk arbejdsinstruktion, procedurebeskrivelse, procesbeskrivelse eller hvad man vil nu kalde den. De fleste steder vil man have et Word dokument (gemt som .PDF), der beskriver den korrekte fremgangsmåde for et område, f.eks. valg af leverandør.

 

Spørgsmålet er hvordan du gør denne arbejdsinstruktion mere visuelt – uden at skulle ændre systemer osv.? Her er et forslag til hvordan du let laver visuelle arbejdsinstruktioner – trin for trin.

QM_sample-665x593


Trin 1: Adskil proces og arbejdsinstruktion

Først tænker medarbejderen på “hvad”, der skal gøres (processen). Hernæst tænker han på “hvordan”, det skal gøres (arbejdsinstruktionen eller proceduren). I første omgang gælder det derfor om at skille proces og arbejdsinstruktion ad. Det gøres bedst ved at tegne et flowdiagram med “svømmebaner” der viser aktiviteterne og hvem der har ansvaret for at udføre dem. Tegning af processer er dog et separat emne, som du kan læse om i artiklen Fire trin til et godt procesdiagram.

Når du har et visuelt procesdiagram med tilhørende (linkede) arbejdsinstruktioner, så gælder det om at gøre dem visuelle.


Trin 2: Gør arbejdsinstruktionen visuel

Nu gælder det om tre ting:

    1. Formattering af tekst. Læseren skal let kunne finde det væsentlige. Det kan han, hvis f.eks. forretningsregler altid vises med en boks omkring.
    2. Brug af billeder. Nedenfor viser jeg et eksempel på dét, som jeg siger her: Billeder illustrerer pointer bedre end ord kan gøre.
    3. Brug af video. Næste gang du gennemfører en opgave i et system, så optag din skærm og sig hvad du gør. Nedenfor ser du hvordan du let laver video til arbejdsinstruktioner.

Trin 3: Formattér teksten og gør den let at scanne

Brug en fast måde at formattere tekster til arbejdsinstruktioner på. F.eks. er det nyttigt at bruge forskellig formatttering til henholdsvis trinvise instruktioner, politikker, referencer og forretningsregler:

Før formatering af forretningsregel

Efter formatering af forretningsregel

visuelle arbejdsinstruktioner

procesoptimering

 

Sørg for konsistente formater på tværs, f.eks.

  • Risiko
  • Reference
  • Tip

 

Eksempler på konsistent formattering på tværs af processer (fra Gluus værktøj til arbejdsinstruktioner):

work-instruction-gluu-en

Tekst formattering er dog et kapital for sig. Du kan læse mere om at formattere arbejdsinstruktioner hér:

  • An Engineer’s Guide to Technical Writing (gratis PDF bog)
  • Eksempel på formattering af arbejdsinstruktion (fra InformationMapping).

Trin 4: Klip og indsæt billeder i arbejdsinstruktionen

“An image speaks a thousand words.”

Lagde du mærke til eksemplet ovenfor? Sandsynligvis er det billedet du husker. Brug før/efter billeder (som eksempler), eller rigtigt/forkert billeder. Billederne gør arbejdsinstruktioner langt mere konkrete og tydelige.

Tip! Indsaml eksempler fra jeres egen dagligdag, når du ser dem. Rigtige eksempler på fejl og på korrekte processer gør arbejdsinstruktionen mere levende for brugeren.

Du kan let starte med at sætte billeder ind i jeres nuværende dokumenter. Find alle de steder der kan illustreres – f.eks. med et billede fra produktionen, af produktet eller skærmbilledet fra systemet hvor arbejdet sker. På den måde kan du nemt komme i gang med at lave mere visuelle arbejdsinstruktioner i de ellers tekstbaserede dokumenter.

Brug af Windows indbyggede “Snipping Tool”:

Windows har et nyttigt værktøj indbygget. Det bruger du således:

  1. Vælg området der tales om og klip kun det ud. Det er vigtigt at udsnittet bliver så præcist som muligt.
  2. Indsæt det i dokumentet.

Brug af Techsmiths “Snagit” til at optage skærmen gratis:

Installér værktøjet i din Chrome browser via “Flere værktøjer > Udvidelser”:

1. Klik på Snagit ikonet i din Chrome browser

tools

2. Vælg “Image” og udsnit “Region”

processer

3. Klip nu området, gem det som fil og indsæt i dokumentet.

lean værktøjskassen


Trin 5: Indsæt skærmoptagelser i jeres arbejdsinstruktioner

Billeder er gode, men video er endnu bedre til at lave visuelle arbejdsinstruktioner. Her er fem ideer til let at bruge video. Brug f.eks. Snagit til at optage din skærm, eller brug en smartphone til at optage uden for skærmen.

  • Optag en erfaren kollegas instruktion til nye medarbejdere. Hvorfor ikke gå med, når nye medarbejdere introduceres til f.eks. opsætningen af en maskine? Her kan du optage instruktionen, lægge den op som en “privat” video på YouTube og herefter dele linket i din arbejdsinstruktion.
  • Optag en træning. På samme vis bør jeres træninger optages, så de kan ses igen, når medarbejderne har glemt indholdet.
  • Optag oprettelsen af en aktivitet i jeres ERP system. Hvorfor ikke optage skærmen næste gang du opretter en indkøbsordre? Du kan tilføje tale og forklare hvordan, at dette gøres korrekt. Det kan spare meget tid og forhindre mange afvigelser.
  • Optag på tværs af systemer. Det kan være svært at følge en proces på tværs af systemer. Hvis du optager skærmen, så viser du samtidig hvornår du går fra det ene system til det andet.
  • Optag en fejlsituation. Produktionen stopper, da der er sket en fejl. Hvorfor ikke optage dette og hvad der skete, så fejlen kan undgås?

Nedenfor ser du hvordan, at du laver video med Snagit:


Trin 6: Involvér dine kollegaer tidligt!

Vi håber det gav dig nogle ideer til at gøre hvordan I let og enkelt kan lave visuelle arbejdsinstruktioner. Det vigtigste er at komme igang og huske på, at “det perfekte er det godes fjende” – hvis du laver et par fejl, så inviterer du dine kollegaer til at påpege det og herved til at deltage.

Med billeder og video fordobler du modtagerens evne til at huske materialet, men den store gevinst ligger i at involvere kollegaen i at være med til at skabe arbejdsinstruktionen!

Hvordan-du-gør-arbejdsinstruktionen-visuel-5

Måske har du også lyst til at læse...