Kundenfall – Bauprozesse

KUNDENFALL

VME steuert den Prozess vom Bauherrn bis zum Mann mit der Schaufel

Das Bauunternehmen VME Simonsen & Wendt A/S konnte mit gleicher Mitarbeiterzahl den Umsatz steigern. Dies wurde durch die Standardisierung von Arbeitsabläufen und ein besseres Management von Projekten erreicht.

“Mit Gluu konnten wir das Wissen des Bauherren bis zum Mann mit der Schaufel bringen. Wir haben einen umfassenden Überblick und die Fähigkeit erhalten, unsere Arbeitsabläufe zu steuern, sodass wir immer an der Spitze unserer Planung stehen können.”

Kim Larsen, CEO und Inhaber von VME

Hintergrund

VME Simonsen & Wendt A / S. (VME) ist ein 1969 gegründetes Bauunternehmen, das sich auf eine Reihe besonderer Fachkompetenzen spezialisiert hat (Bauwesen, Fernwärme und “Anlagen und Abwasserkanäle”).

Situation

Die Bauindustrie steht unter ständigem Druck und das Erfordernis einer kostengünstigen Produktion führt zu vielen Projekten mit geringer Marge. Diese Situation bedeutet, dass ein Unternehmen sehr effizient geführt werden muss. Misserfolge können dazu führen, dass nur wenige verlustbringende Projekte pro Jahr das Endergebnis stark beeinträchtigen können. Der Verlust kann – wenn überhaupt – nur durch viele profitable Projekte ausgeglichen werden.

Viele Unternehmen halten an traditionellen Ansätzen zur Planung und Verwaltung ihrer Projekte fest. Mit einem hohen Risiko sind es in der Regel einmalige Projekte, die letztendlich dazu führen, dass Unternehmen untergehen.

Nur wenige Unternehmen haben nach innen geschaut und versucht, ihr eigenes Geschäft durch eine digitale Transformation zu rationalisieren, die sich auf die Qualität sich wiederholender Prozesse konzentriert.

VME ist eine davon.

Herausforderung

Bereits Anfang 2018 stand VME vor zwei geschäftlichen Herausforderungen, die effektiv angegangen werden mussten:

  1. Komplizierte Planung und papierintensive Koordination führten zu zu vielen Fehlern
    Planung und Koordination sind in der Bauindustrie unerlässlich, da die vielen Schnittstellen zwischen Rollen und Akteuren leicht zu kostspieligen Fehlern führen. Bei VME war die gesamte Koordination mit den Stundenlohnarbeitern durch manuelle und papierintensive Arbeitsabläufe gekennzeichnet. Die Übersicht war beim verantwortlichen Vorarbeiter, der die Planung von Aufgaben und Zuordnungsänderungen vom Builder nicht optimieren konnte. Dies verschwendete Zeit und führte dazu, dass Arbeiter für Aufgaben fuhren, die bereits erledigt waren, aber von früheren Arbeitern usw. nicht als erledigt gemeldet wurden.
  2. Mangel an Dokumentation und Qualitätsmanagement
    Insbesondere bei vielen kleinen Aufgaben in der Fernwärmeabteilung war es nahezu unmöglich, die erforderlichen Unterlagen von den Stundenarbeitern in Bezug auf die Ausführung der Aufgaben zu erhalten. Bei mehreren Projekten wurden Versuche mit Fotodokumentation durchgeführt.

Beide Herausforderungen nahmen mit zunehmendem Projektportfolio zu.

Ziel war es daher, den Umsatz durch besser durchgeführte Projekte zu steigern, die zu einem geringeren Risiko und weniger Fehlern führten. Nur so würde sich das Endergebnis stärken.

Lösung

VME beauftragte eine Unternehmensberatung, Bülow Management A / S. Ihnen helfen

Bülow konnte einen Prozess anbieten, bei dem die kritischen Lieferprozesse zunächst in enger Zusammenarbeit zwischen erfahrenen Beratern und wichtigen Mitarbeitern von VME entwickelt wurden. Nach Versuchen wurden die neuen Verfahren mit Gluu in die Praxis umgesetzt.

Somit wurde die gesamte Prozessarbeit von der ersten Zuordnung bis zum Betrieb und zur Schulung von der Prozessplattform von Gluu unterstützt und digitalisiert.

Ergebnisse

Jetzt hat VME seine kritischen und papierintensiven Prozesse optimiert und digitalisiert. Dies hat bereits zu messbaren Ergebnissen geführt.

“Überblick und verbesserte Zeitplanung begrenzen Fehler wie unnötiges Fahren zu Aufgaben. Dank unserer Digitalisierung mit Gluu konnten wir den Umsatz mit denselben Mitarbeitern und Angestellten steigern.”

Kim Larsen, CEO und Inhaber von VME A / S.

Mit der Prozessplattform von Gluu verfügt VME über ein Managementsystem, das nicht statisch ist. Es kann sich zusammen mit der Entwicklung des Unternehmens und des Marktes entwickeln. VME passt Prozesse und Arbeitsanweisungen kontinuierlich an, sodass sie automatisch neue Erkenntnisse enthalten.

Die guten Ergebnisse haben VME das Vertrauen gegeben, weiter zu gehen und ihr gesamtes Geschäft abzudecken. Wenn der Roll-out in der Fernwärme- und Bauabteilung abgeschlossen ist, wird die Verwaltung einbezogen.

Was war das Erfolgsrezept für VME?

Es erfordert eine starke und visionäre Führung, um den Betrieb durch Digitalisierung zu rationalisieren. Oft führen Änderungen der Gewohnheiten zu einem natürlichen Widerstand. Eine langsame, aber sichere Implementierung parallel zum Betrieb erwies sich für VME als der Weg zum Erfolg.

“” Die Strategie ist, dass wir erfolgreich sind, solange der Roll-out Prozess für Prozess erfolgt. “

Bülow Management A / S.

Es begann mit einem Pilotprojekt

Bülow und VME haben sich von Anfang an für ein Pilotprojekt entschieden. Dies sollte das Potenzial aufzeigen und eventuelle Kinderkrankheiten aufdecken.

Die Straffung von VME basierte daher auf den Bereichen, in denen viele Papierregistrierungen und Kommunikationen zwischen Produktion und Verwaltung stattfanden.

Es ist eine Sache zu tun die Aufgaben richtig, aber eine andere, um alle Schritte zu melden, zu verwalten und zu archivieren, um die richtige Dokumentation zu gewährleisten. Normalerweise waren dies zwei parallele Workflows, aber in Gluu ist es eine Aktion mit ein paar Klicks in der App eines Arbeiters auf der Baustelle.

Das Pilotprojekt zeigte deutliche Renditen, weshalb VME seinen Roll-out auf den Rest der Fernwärmeabteilung fortsetzte.

Während des Pilotprojekts wurde auch eine interne Gruppe von Superusern und Botschaftern in VME erstellt. Diese Botschafter konnten aufgrund ihrer Erfahrungen aus dem Pilotprojekt dem Rest der Organisation bei der weiteren Einführung Sicherheit geben.

Weitere Vorteile, die VME erzielt hat

Neben der Rationalisierung und Standardisierung des Bereitstellungsprozesses hat VME durch die Verwendung von Gluu weitere konkrete Vorteile erzielt:

  • Einfache, überprüfbare Qualitätskontrolle
    Wenn eine Aufgabe mit Gluu erledigt ist, werden sowohl Zeit als auch Ort protokolliert. Oft dokumentiert der Mitarbeiter die Arbeit mit Fotos, während er sich anmeldet. Alles in der gleichen Aktion und App. Die Dokumentation, wann VME beispielsweise eine Straßensperre oder Exhumierung durchgeführt hat und wie dies geschehen ist, wird daher automatisch gespeichert und ist leicht zugänglich.
  • Verbindung mit SharePoint für die Dokumentenverwaltung.
    Die integrierte SharePoint-Integration von Gluu bietet VME-Aufgaben-, Fall- und Dokumentenverwaltung im selben Prozess und Workflow.
  • Eine Übersicht aller Fälle (Projekte)
    Durch das Fallmanagement von Gluu muss der Projektmanager den Status aller Projektmitglieder nicht mehr kontinuierlich überprüfen. Mit einem einfachen Überblick über den Fall in Gluu kann der Verantwortliche selbst sehen, wer was (und wann) getan hat und somit verstehen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist.

Gewonnene Erkenntnisse

VME und Bülow legten großen Wert auf das, was für mich aus der Digitalisierung für die Stundenlohnarbeiter drin ist. Wenn viele Mitarbeiter keine „Digital Natives“ sind, ist es wichtig, die IT-Interaktion zu entfernen, anstatt sie zu erhöhen. Mit Gluu bedeutete dies, dass viele Aktionen in verschiedenen Systemen (und E-Mails) in ein und derselben App auf wenige Klicks reduziert wurden. Dadurch wurden IT und Komplexität von der täglichen Arbeit des Mitarbeiters auf der Baustelle entfernt.

Gleichzeitig hat die einfache Herangehensweise an die richtigen Arbeitsanweisungen über die App sichergestellt, dass die Aufgaben korrekt ausgeführt werden. Dies hat ein gewisses Maß an Sicherheit für das Management geschaffen und die Notwendigkeit einer genauen Nachverfolgung beseitigt.

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