Fallstudie

Vom Papiertiger zum lebendigen Dialog

In der Umfragefirma Ennova nutzen 120 Mitarbeiter aus vier Ländern Gluu, um ihre gemeinsamen Geschäftsprozesse und Arbeitsanweisungen zu einem integralen Bestandteil der täglichen Arbeit zu machen. Lesen Sie die Ansicht des Geschäftsführers, warum Gluu Wert für sein Unternehmen schafft.

Wir trafen Ennovas Geschäftsführer Claus Schmidt-Laugesen in seinem Büro in Aarhus, Dänemark, um über die Bemühungen des Unternehmens eine gemeinsame Arbeitsweise zu etablieren, zu sprechen. Als einer der führenden Anbieter von Mitarbeiter- und Kundenbefragungen in den nordischen Ländern ist es von entscheidender Bedeutung, klare Prozesse zu haben, die befolgt werden.

Laut Claus Schmidt-Laugesen, der Herausforderung vor der Wahl der Gluu-Plattform, war es schwierig, die gesamte Organisation in Geschäftsprozesse einzubinden und Prozesse und Arbeitsanweisungen lebendig und leicht zugänglich zu machen.

Herausforderung: Prozesse zum Leben erwecken.

Bei Ennova begann die Arbeit mit den Prozessen bereits vor 2008. Damals wurde das Unternehmen ISO-zertifiziert. Doch bevor Gluu ins Spiel kam, lebten Ennova-Prozesse und Arbeitsanweisungen in einem statischen System, das auf SharePoint basiert war. Selbst wenn die Mitarbeiter technisch auf alle Prozesse und Arbeitsanweisungen zugreifen konnten, wurde das Managementsystem abgesperrt und Prozesse im Alltag der Mitarbeiter fehlten. Claus erklärt:

“Wir haben nach einer Möglichkeit gesucht, unsere Geschäftsprozesse in die Praxis umzusetzen und allen unseren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, mit ihnen zu arbeiten. Jeder muss eine Meinung dazu haben. Das war es, was wir gesucht haben und das ist es, was Gluu ermöglicht.”

Es ging im Wesentlichen darum, einen engeren Dialog zwischen den Menschen, die beruflich für die Arbeitsweise von Ennova verantwortlich sind, und den Menschen, die die Arbeit verrichten, zu gewährleisten. Laut Claus Schmidt-Laugesen ist dies sehr gut gelungen, seit sie 2015 Gluu als Plattform für ihr Geschäft ausgewählt haben.

“Gluu unterstützt den Dialog zwischen Benutzern und denen, die die Prozesse geschrieben haben.”

Es ging schnell, nachdem die Entscheidung getroffen wurde. Bei Ennova war es Claus selbst, der die Notwendigkeit von Gluu erkannte und die Richtung für mehr partizipative Prozessarbeit vorgab. Zunächst wurde ein Manager mit der Verantwortung für die Prozessarbeit betraut. Seine Aufgabe war es, einen gemeinsamen Standard für die Geschäftsprozessarbeit zu schaffen und die Prozessbesitzer aktiv zu halten. Aktive Top-Management-Unterstützung und eine klare Verantwortung für die Implementierung des Managementsystems waren wichtige Faktoren für den Erfolg von Ennova bei Prozessen.

Prozesse werden jetzt viel mehr genutzt

Etwa 50 Mitarbeiter in Ennova nutzen Gluu mindestens 10 Mal während des Quartals. Darüber hinaus nutzen wichtige Mitarbeiter, die aktiv an der Lösung arbeiten, sie mehr als 100 Mal im Quartal, um die Ennova-Arbeitsmethoden anzupassen. Claus drückt es so aus:

“Wir haben ein dynamischeres System, das die Nutzer zunehmend angenommen haben. Es hat sich von einem Papiertiger zu etwas lebendigem.”

Darüber hinaus ist es laut der Ennova Geschäftsführer mit Gluu jetzt einfacher, Verbesserungen in den Ennova-Abteilungen in den vier nordischen Ländern umzusetzen und zu kommunizieren.

“Wir haben einen besseren Weg gefunden, neue Verfahren und Änderungen anzukündigen als zuvor.”

Dies bedeutet, dass Ennova Verbesserungen schneller vornehmen und in die Praxis umgesetzt werden können. Dies geschieht, wenn der Prozessbesitzer laufende Anpassungen an Arbeitsanweisungen und Geschäftsprozessen vornimmt. Alle Mitarbeiter in den betroffenen Rollen werden automatisch informiert und können Fragen stellen und Kommentare zu den Prozessen und Anweisungen direkt in der Gluu-Plattform abgeben.

Der nächste Schritt ist mehr visuelle Arbeitsanweisungen

Wir haben auch den nächsten Schritt von Ennova untersucht, wenn es um die Verwendung von Gluu geht. Claus betonte an diesem Punkt, dass ihr Fokus auf der kontinuierlichen Optimierung der Prozesse von Ennova liegt. Die Routine der kontinuierlichen Verbesserung muss fortgesetzt werden. Außerdem wird Ennova mehr neue Funktionen von Gluu verwenden, um visuelle Arbeitsanweisungen zu erstellen, um die Ausführung von Prozessen zu vereinfachen.

“Ich glaube, dass die meisten Menschen heutzutage nicht im gleichen Maße wie früher die Verfahren lesen, sondern sie lieber visuell oder auf Video haben. Es wird Teil der Konvertierung sein, die wir machen werden und für die Gluu Funktionen hat.”

Die drei Hauptvorteile von Gluu

Claus fasst die Vorteile von Gluu für Ennova als…

  1. Viel besseres Verständnis der Geschäftsprozesse
  2. Mehr Transparenz und Offenheit in Bezug auf Prozesse
  3. Die Fähigkeit, Mitarbeiter näher an die mit Prozessen arbeitende zu binden, so dass Prozesse und Arbeitsanweisungen in den Alltag integriert werden.

Ennova A/S wurde 1988 gegründet und ist heute ein führendes skandinavisches Forschungsunternehmen mit Niederlassungen in Aarhus, Kopenhagen, Oslo und Stockholm. Der Fokus liegt auf Mitarbeiter- und Führungsbefragungen und Kundenbefragungen. “Faktenbasierte Beratung” hilft, Fakten durch Beratung auf organisatorischer Ebene und des einzelnen Managers in die Tat umzusetzen. Zu den Kunden zählen Unternehmen wie Shell, Falck, Grontmij und Orsted. Ennova ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert.


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