Gluu

Fragen und Antworten

Allgemeine Fragen

Ist es möglich, BPMN-Prozesse zu importieren / exportieren?

Sie können Ihre Prozesse nicht von anderer Software in Gluu importieren. Der Grund ist, dass es normalerweise keine 1: 1-Übereinstimmung gibt und daher eine Grundlage für eine Übertragung. Wir haben einen manuellen Prozessübertragungsservice, der für Sie relevant sein kann.

Is it possible to export the whole process “landscape” to publish it to a broader audience?

Ja. Gluu bietet Ihnen die folgenden Optionen für die gemeinsame Nutzung von Prozessen außerhalb von Gluu:

  • Erstellen Sie PDF-Leitfäden aus Prozessen und Arbeitsanweisungen.
  • Zeigen Sie Prozessdiagramme auf Intranetseiten oder SharePoint an.
  • Drucken Sie Etiketten mit QR-Codes für einfaches Scannen und Zugriff auf Arbeitsanweisungen und Prozesse in Gluu.
  • Laden Sie Prozesse und Aktivitäten als Listen in Excel, SharePoint oder PowerBI herunter.
  • Sie können auch über unsere API auf beliebige Inhalte zugreifen.

Sicherheit, Hosting und Technologie

Wie sicher ist Gluu?

Gluu ist basiert auf einem neuen Microsoft-Technologie-Stack und wird aus der Cloud von Microsoft bereitgestellt. Das bedeutet, dass Gluu sehr sicher ist. Tatsächlich vertraut uns ein Teil der deutschen Strafjustiz ihre Daten an, da sie Gluu verwenden und uns überprüft haben. So fügen Sie einige Details hinzu…

  • Unser Service wird über die Azure-Cloud von Microsoft bereitgestellt. Das bedeutet, dass wir das gleiche Hosting-Setup wie z.B. Office 365 haben, z. B. mit laufender Bedrohungsüberwachung und -erkennung.
  • Alle Kommunikationen sind SSL-verschlüsselt.
  • Formulardaten können AES-Verschlüsselung mit Schlüsseln sein, die von Gluu generiert werden.
  • 99,9 % Verfügbarkeit der Plattform.
  • Wir bieten Ihnen jederzeit einen Export aller Ihrer Daten an (sollten Sie sich entscheiden, uns zu verlassen).
Wo wird Gluu gehostet?

Gluu wird von den europäischen Rechenzentren von Microsoft in Amsterdam und Dublin gehostet und geliefert. Dies bedeutet, dass alle Daten innerhalb der EU gespeichert werden (um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten).

Können wir Gluu vor Ort hosten?

Nein, das ist nicht möglich. Wir bieten jedoch die Möglichkeit, Gluu in der eigenen Azure-Umgebung Ihrer Organisation zu hosten. Dies ist unsere so genannte “Private Tenant”-Option, bei der Gluu in Ihrer eigenen Azure-Instanz verwaltet wird, mit der Möglichkeit, neue Versionen zu testen und zu genehmigen und diese vollständig zu steuern.

Diese Option ist über unseren Enterprise-Plan und gegen zusätzliche Servicekosten verfügbar.

Bieten Sie eine 2-Faktor-Authentifizierung für zusätzliche Sicherheit an?

Ja, Sie können SSO und 2FA über Microsoft oder OKTA haben, so dass es so ist, als würden Sie sich bei Ihrer eigenen Infrastruktur anmelden.

Wie sichert Gluu unsere Daten?

Alle Ihre Daten werden kontinuierlich über die Azure-Dienste von Microsoft gesichert. Dies bedeutet, dass alle 3-5 Minuten ein Backup gemacht wird. Diese wird rollierend für 35 Tage gespeichert.

Was passiert, wenn eine Internetverbindung eines Benutzers verloren geht?

Wenn Sie mit Zeichnungsprozessen arbeiten und Arbeitsanweisungen erstellen, wird Ihre Arbeit mit dem Speicher Ihres Browsers gesichert. Das Ergebnis ist, dass selbst wenn Ihre Internetverbindung verloren geht, dann wird Ihre Arbeit immer noch zum Speichern auf Gluus Servern zur Verfügung stehen, sobald Ihre Verbindung wiederhergestellt ist.

Können unsere Benutzer Single Sign On (SSO) verwenden?

Ja, Benutzer klicken einfach auf die Microsoft-Schaltfläche und werden automatisch anhand der Benutzerliste Ihrer Organisation authentifiziert. Wir können auch bestimmten Microsoft AD-Gruppen innerhalb des Unternehmens Zugriff auf Gluu gewähren, so dass sie, wenn sie das Unternehmen verlassen, automatisch nicht in Gluu gelangen können. Dies ermöglicht es Ihnen auch, Integrationsoptionen wie SharePoint zu haben. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Azure AD Ihres Unternehmens finden Sie in unserem Hilfecenter.

Kann Gluu auf +1.000 Prozesse skalieren?

Ja, Gluu hat Kunden, die mehr als 1.000 Prozesse mit Gluu ausführen. Diese können verbunden und Aktivitäten wiederverwendet werden.


Integrationen & API

Wie können wir uns in Gluu integrieren?

Gluu verfügt über eine tokenbasierte, offene REST-basierte Web-API. Das bedeutet, dass Sie sich mit allen Informationen in Ihrem Gluu-Konto von anderen Geschäftssystemen aus verbinden können. Weitere Informationen finden Sie in unserem Hilfecenter.

Welche Standardintegrationen sind verfügbar?
  • Microsoft Outlook 365
  • Microsoft SharePoint und OneDrive 365
  • Microsoft Power BI
  • Microsoft Graph
  • Microsoft Teams
  • Google Works – Kalender und Google Drive
Gibt es eine Möglichkeit, SalesForce mit Gluu zu verknüpfen?

Ja, dies ist relevant, wenn Sie wissen, welche Aktivitäten viel Interaktion mit SalesForce erfordern. Sie können dann ein Formular von SalesForce in Gluu anzeigen lassen, sodass Sie die Felder einfach ausfüllen können, ohne SalesForce eingeben zu müssen.

Können wir eine Verknüpfung mit SharePoint herstellen?

Ja, Gluu lässt sich auf zwei Arten in SharePoint 365 integrieren:

  1. Durch Verknüpfen von Kommentaren und Arbeitsanweisungen mit Dateien in SharePoint-Laufwerken. Auf diese Weise können Sie weiterhin alle Vorlagen und Dateien in SharePoint beibehalten.
  2. Durch Erstellen von Ordnern und Kopieren von Vorlagen aus Gluu nach SharePoint. Mit dieser Integration speichert Gluu Kopien von Fotos, Dateien und erledigten Aufgaben im richtigen Ordner in SharePoint. Lesen Sie hiermehr.

Zertifizierungen und Standards

Kann Gluu uns helfen, unsere kommende ISO-Zertifizierung zu unterstützen?

Ja, Auditoren sagen, dass die Verwendung von Gluu Ihnen 85-90 des Weges zu einer ISO 9001 Zertifizierung bringen wird. Der Grund dafür ist, dass Sie Gluu verwenden können, um ein komplettes, integriertes Managementsystem einzurichten und auszuführen.

Erfüllt Gluu ISO 27001?

Ja. Obwohl wir nicht nach diesem Standard zertifiziert sind, führen wir ein Informationssicherheitssystem aus, das auf den Empfehlungen von ISO 27001 basiert. Bitte kontaktieren Sie unseren Support für eine Kopie der Informationssicherheitsrichtlinien von Gluu.

Unterstützt Gluu BPMN 2.0?

Teilweise. Gluu ordnet den grundlegenden Ebenen von BPMN 2.0 zu, einschließlich Aktivitäten, Gateways und Events. Gluu wurde entwickelt, um Geschäftsprozesse verständlicher zu machen. Das bedeutet, es einfach zu halten. Mit unserem Pro-Plan ist es jedoch möglich, alle BPMN 2.0-Notationen zu aktivieren, die für Sie wichtig sind.

Wird das APQC-Prozessframework unterstützt?

Ja, das amerikanische Produktions- und Qualitätskontrollframework wird unterstützt. Das bedeutet, dass Sie die vier Ebenen Ihres gewählten Industriestandards in der Prozesshierarchie von Gluu neu erstellen können.

apqc Beispiel mit Gluu
APQC-Beispiel mit Gluu
Wird das SCOR-Prozessframework unterstützt?

Ja. Hier ist ein Beispiel:

SCOR-Beispiel in Gluu
SCOR-Beispiel in Gluu

Benutzerverwaltung

Was passiert, wenn ein Prozessbesitzer geht?

Sie können die Prozesse auswählen, die diese bestimmte Person besitzt, und dann massenweise bearbeiten, um einen neuen Besitzer festzulegen.

Wie können wir eine große Anzahl von Benutzern anmelden?

Wir bieten eine Integration in die Active Directory Services (ADS) Ihres Unternehmens sowie in die Active Directory-Verbunddienste Ihres Unternehmens. Dadurch wird sichergestellt, dass automatisch neue Mitarbeiter zur Gluu-Plattform hinzugefügt werden. Außerdem werden Mitarbeiter, die aus Ihrem ADS entfernt werden, automatisch in Gluu deaktiviert.


Revisionsverlauf und Änderungsprotokolle

Wie protokolliert Gluu unsere Änderungen?

Gluu speichert alle Aktionen von Benutzern als Ereignisse. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn etwas spart, neue Inhaltsversionen erstellt werden. Es gibt fünf Möglichkeiten, dies zu sehen:

  1. Zeigen Sie den ‘Prozessverlauf’ an.
  2. Diagrammversionen anzeigen.
  3. Anzeigen und Wiederherstellen von Aktivitätsversionen.
  4. Greifen Sie auf die API zu.
  5. Sehen Sie sich den Audit-Trail an.
Verfügt Gluu über einen Audit-Trail?

Ein Audit-Trail (auch Audit-Protokoll genannt) ist ein sicherheitsrelevanter chronologischer Datensatz, satz- und/oder Ziel- und Quellenquelle, der den nachweislichen Nachweis der Abfolge von Aktivitäten liefert, die jederzeit einen bestimmten Vorgang, ein bestimmtes Verfahren oder ein ereignisbezogenes Ereignis betroffen haben.

Gluu speichert alle Aktionen von Benutzern als Ereignisse. Mit dem Audit-Trail von Gluu können Sie alle Aktivitäten in Ihrem Konto anzeigen und nach Zeit oder Thema sortieren.

Können unsere Benutzer über Änderungen informiert werden?

Ja. Jedes Mal, wenn ein Prozessbesitzer oder Editor einen Prozess speichert, fordert Gluu die Person auf und fragt, ob er als neue Version gespeichert und/oder an Benutzer kommuniziert werden soll, die eine Rolle darin haben. Auf diese Weise macht Gluu es einfach, genaue Änderungsverfolgung zu halten und mit den Benutzern zu kommunizieren, die es wissen müssen.