Fragen und Antworten


Sicherheit, Hosting und Technologie


How secure is Gluu?

Gluu ist basiert auf einem neuen Microsoft-Technologie-Stack und wird aus der Cloud von Microsoft bereitgestellt. Das bedeutet, dass Gluu sehr sicher ist. Tatsächlich vertraut uns ein Teil der deutschen Strafjustiz mit ihren Daten, da sie Gluu verwenden und uns geprüft haben. So fügen Sie einige Details hinzu…

  • Unser Service wird über die Azure-Cloud von Microsoft bereitgestellt. Das bedeutet, dass wir das gleiche Hosting-Setup wie z.B. Office 365 haben, z. B. mit laufender Bedrohungsüberwachung und -erkennung.
  • Alle Kommunikationen sind SSL-verschlüsselt.
  • Formulardaten können AES-Verschlüsselung mit Schlüsseln sein, die von Gluu generiert werden.
  • Unsere ‘Enterprise SLA’ bietet 99,9 Plattform-Betriebszeit.
  • Wir bieten Ihnen jederzeit einen Export aller Ihrer Daten an (sollten Sie sich entscheiden, uns zu verlassen).

Where is Gluu hosted?

Gluu wird von den europäischen Rechenzentren von Microsoft in Amsterdam und Dublin gehostet und geliefert. Dies bedeutet, dass alle Daten innerhalb der EU gespeichert werden (um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten).

Can we host Gluu on-premise?

Nein, das ist nicht möglich. Wir bieten jedoch die Möglichkeit, Gluu in der eigenen Azure-Umgebung Ihrer Organisation zu hosten. Dies ist unsere so genannte “Private Tenant”-Option, bei der Gluu in Ihrer eigenen Azure-Instanz verwaltet wird, mit der Möglichkeit, neue Versionen zu testen und zu genehmigen und diese vollständig zu steuern.

Diese Option ist über unseren Enterprise-Plan und gegen zusätzliche Servicekosten verfügbar.

Do you offer 2-factor authentication for extra security?

Ja, Sie können SSO und 2FA über Microsoft und G Suite haben, also wie bei Der anmeldung in Ihrer eigenen Infrastruktur.

How does Gluu backup our data?

Alle Ihre Daten werden kontinuierlich über die Azure-Dienste von Microsoft gesichert. Dies bedeutet, dass alle 3-5 Minuten ein Backup gemacht wird. Diese wird 90 Tage lang auf rollender Basis gelagert.

What happens if a users internet connection is lost?

Wenn Sie mit Zeichnungsprozessen arbeiten und Arbeitsanweisungen erstellen, wird Ihre Arbeit mit dem Speicher Ihres Browsers gesichert. Das Ergebnis ist, dass selbst wenn Ihre Internetverbindung verloren geht, dann wird Ihre Arbeit immer noch zum Speichern auf Gluus Servern zur Verfügung stehen, sobald Ihre Verbindung wiederhergestellt ist.

Can our users use Single Sign On (SSO)?

Ja, Benutzer klicken einfach auf die Schaltfläche Microsoft (oder G Suite) und werden automatisch für die Benutzerliste Ihrer Organisation authentifiziert. Wir können auch bestimmten Microsoft AD-Gruppen innerhalb des Unternehmens Zugriff auf Gluu gewähren, so dass sie, wenn sie das Unternehmen verlassen, automatisch nicht in Gluu gelangen können. Dies ermöglicht es Ihnen auch, Integrationsoptionen wie SharePoint zu haben. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Azure AD Ihres Unternehmens finden Sie in unserem Hilfecenter.

Can Gluu scale to +1,000 processes?

Ja, Gluu hat Kunden, die mehr als 1.000 Prozesse mit Gluu ausführen. Diese können verbunden und Aktivitäten wiederverwendet werden.


Integrationen


How can we integrate with Gluu?

Gluu verfügt über eine tokenbasierte, offene REST-basierte Web-API. Das bedeutet, dass Sie sich mit allen Informationen in Ihrem Gluu-Konto von anderen Geschäftssystemen aus verbinden können. Weitere Informationen finden Sie in unserem Hilfecenter.

Which standard integrations are available?

  • Ausblick 365
  • SharePoint 365
  • OneDrive 
  • G Suite – Kalender und Fahrt

Is there any way to link SalesForce with Gluu?

Ja, dies ist relevant, wenn Sie wissen, welche Aktivitäten viel Interaktion mit SalesForce erfordern. Sie können dann ein Formular von SalesForce in Gluu anzeigen lassen, sodass Sie die Felder einfach ausfüllen können, ohne SalesForce eingeben zu müssen.

Can we link to SharePoint?

Ja, Gluu lässt sich auf zwei Arten in SharePoint 365 integrieren:

  1. Durch Verknüpfen von Kommentaren und Arbeitsanweisungen mit Dateien in SharePoint-Laufwerken. Auf diese Weise können Sie weiterhin alle Vorlagen und Dateien in SharePoint beibehalten.
  2. Durch Erstellen von Ordnern und Kopieren von Vorlagen aus Gluu nach SharePoint. Mit dieser Integration speichert Gluu Kopien von Fotos, Dateien und abgeschlossenen Aufgaben im richtigen Ordner in SharePoint. Lesen Sie mehr hier

Zertifizierungen und Standards


Can Gluu help us to support our coming ISO certification?

Ja, Auditoren sagen, dass die Verwendung von Gluu Ihnen 85-90 des Weges zu einer ISO 9001 Zertifizierung bringen wird. Der Grund dafür ist, dass Sie Gluu verwenden können, um ein komplettes, integriertes Managementsystem einzurichten und auszuführen.

Does Gluu comply with ISO 27001?

Ja. Obwohl wir nicht nach diesem Standard zertifiziert sind, führen wir ein Informationssicherheitssystem aus, das auf den Empfehlungen von ISO 27001 basiert. Bitte kontaktieren Sie unseren Support für eine Kopie der Informationssicherheitsrichtlinien von Gluu.

Does Gluu support BPMN 2.0?

Teilweise. Gluu ordnet den grundlegenden Ebenen von BPMN 2.0 zu, einschließlich Aktivitäten, Gateways und Events. Gluu wurde entwickelt, um Geschäftsprozesse verständlicher zu machen. Das bedeutet, es einfach zu halten. In unserem Enterprise-Plan ist es jedoch möglich, mehr Notationen zu aktivieren, die für Sie wichtig sind.

Is the APQC process framework supported?

Ja, das amerikanische Produktions- und Qualitätskontrollframework wird unterstützt. Das bedeutet, dass Sie die vier Ebenen Ihres gewählten Industriestandards in der Prozesshierarchie von Gluu neu erstellen können.

apqc Beispiel mit Gluu

APQC-Beispiel mit Gluu

Is the SCOR process framework supported?

Ja. Hier ist ein Beispiel:

SCOR-Beispiel in Gluu

SCOR-Beispiel in Gluu


Benutzerverwaltung


What happens if a process owner leaves?

Sie können die Prozesse auswählen, die diese bestimmte Person besitzt, und dann massenweise bearbeiten, um einen neuen Besitzer festzulegen.

How do we let large numbers of users sign up?

Wir bieten eine Integration in die Active Directory Services (ADS) Ihres Unternehmens sowie in die Active Directory-Verbunddienste Ihres Unternehmens. Dadurch wird sichergestellt, dass automatisch neue Mitarbeiter zur Gluu-Plattform hinzugefügt werden. Außerdem werden Mitarbeiter, die aus Ihrem ADS entfernt werden, automatisch in Gluu deaktiviert.


Revisionsverlauf und Änderungsprotokolle


How does Gluu log our changes?

Gluu speichert alle Aktionen von Benutzern als Ereignisse. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn etwas spart, neue Inhaltsversionen erstellt werden. Es gibt fünf Möglichkeiten, dies zu sehen:

  1. Zeigen Sie den ‘Prozessverlauf’ an.
  2. Diagrammversionen anzeigen.
  3. Anzeigen und Wiederherstellen von Aktivitätsversionen.
  4. Greifen Sie auf die API zu.
  5. Sehen Sie sich den Audit-Trail an.

Does Gluu have an audit trail?

Ein Audit-Trail (auch Audit-Protokoll genannt) ist ein sicherheitsrelevanter chronologischer Datensatz, satz- und/oder Ziel- und Quellenquelle, der den nachweislichen Nachweis der Abfolge von Aktivitäten liefert, die jederzeit einen bestimmten Vorgang, ein bestimmtes Verfahren oder ein ereignisbezogenes Ereignis betroffen haben.

Gluu speichert alle Aktionen von Benutzern als Ereignisse. Mit dem Audit-Trail von Gluu können Sie alle Aktivitäten in Ihrem Konto anzeigen und nach Zeit oder Thema sortieren.

Can our users be notified of changes?

Ja. Jedes Mal, wenn ein Prozessbesitzer oder Editor einen Prozess speichert, fordert Gluu die Person auf und fragt, ob er als neue Version gespeichert und/oder an Benutzer kommuniziert werden soll, die eine Rolle darin haben. Auf diese Weise macht Gluu es einfach, genaue Änderungsverfolgung zu halten und mit den Benutzern zu kommunizieren, die es wissen müssen.


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