[header text=”Forms” subtext=”Wie Sie Ihre Papier Formulare digital machen”]
Sollten Sie Registrations-Formulare haben, die außerhalb Ihres System gemacht wurden, dann können Sie Gluu nutzen um sie digital zu machen. Im Folgenden wir gezeigt, wie man Formulare erstellt und zu wiederkehrenden Aufgaben hinzufügt.
Formulare können zu jeder Aufagbe hinzugefügt werden (in jeder Aktivität, in jedem Prozess) und sie ermöglichen Daten direkt vom Endnutzer über Handy, Tablet oder PC aufzunehmen.Erstelle, bearbeite und lösche Formulare
Formulare können im Formular-Model gemanaget werden. Hier kann man Kollektionen von Formularen erstellt werden, die von Inhabern und Bearbeitern über den Account hinweg genutzt werden können.
Achtung! Nur Nutzer mit dem Recht, Formulare zu managen, können sie erstellen, bearbeiten oder löschen. Alle Nutzer mit Rechten, bestimme Prozesse zu managen könne bestimme Formulare zu Aufgaben hinzufügen
So fügt man ein neues Formular hinzu, wenn man sich im Formular-Bauer befindet:
- Klick auf Neues Formular hinzufügen. Erstelle ein neues, wiederbenutzbares Formular.
- Gib dem Formular einen Namen. Das ist der Name, den die Prozess Inhaber und Bearbeiter sehen werden, wenn sie Formulare zu der Aufgabe hinzufügen.
- Wähle ein Formular-Werkzeug um die Eigenschaften einzustellen, z.B. Label, Beschreibung und Standard-Werte. Hier kann entschieden werden, welche Elemente von den Nutzern ausgefüllt werden müssen.
- Drag-and-Drop Formular Elemente um die Reihenfolge zu ändern.
- Lösche Formular Elemente aus dem Formular.
- Dupliziere ein Formular Element. Jedes Formular Element kann im gleiche Formular kopiert werden, oder für andere.
- Sieh die Vorschau, um zu sehen wie das Formular für die Leute aussehen wird, die es ausfüllen.
- Speicher das Formular.
Veröffentliche, oder unveröffentliche, ein Formular.
Schalte das Formular auf “an” um es für alle Prozess Inhaber und Bearbeiter des Accounts bereit zu stellen. Fomulare die veröffentlich wurden, haben ein grünes Kennzeichen und Formulare die unveröffentlicht sind haben ein graues Kennzeichen.
Formular-Werkzeuge und Felder
Es gibt eine Anzahl an verschiedenen Feldern und Werkzeugen, die genutzt werden können um ein Formular zu erstellen. Unten wird erklärt, wie jedes genutzt wird.
Generelle Eigenschaften für all Formular-Werkzeuge
Die Formular Eigenschaften bieten die Entscheidungsmöglichkeit, wie jedes Formular Element aussieht und sich verhält:
- Label ist der Name des Feldes.
- Anleitungstext ist ein kleiner Text der unter dem Eingabefeld ist. Hier kann man erklären, was man gerne von dem Endnutzer in diesem Feld wissen möchte.
- Wahlen (speziell für das Dropdown-Listen Werkzeug.)
- Standard Wahl lässt die Standard Wahlen einstellen. Dies ist hilfreich, wenn die Antworten oft die gleichen sind.
- Benötigt lässt entscheiden, welche Felder ausgefüllt werden müssen. Nutzer können das Formular nicht einsenden, wenn ein oder mehrere verbindliche Felder nicht ausgefüllt sind.
Spezielle Werkzeuge und ihre Eigenschaften
Unten kann man spezielle Eigenschaften für jedes Werkzeug sehen:
Titel
Ein Textblock ist die Überschrift oder Erklärung, die hinzugefügt werden kann ohne Eingabefeld. Nützlich für z.B. das Hinzufügen einer Überschrift für das Formular.
Kurzer Text/Nummer
Nutze dies, wenn der Endnutzer einen Text oder eine Nummer angeben soll.
Langer Text
Nutze dies, wenn der Nutzer eine lange Antwort geben soll.
Dropdown-Liste
Eine Dropdown-Liste wird genutzt, damit der Nutzer aus einer Liste von Auswahlmöglichkeiten wählen kann, die normalerweise mehr als 5 Einträge hat (wenn es weniger sind, muss Multiple Choice verwendet werde)
Checkbox
Nutze das Checkbox Werkzeug, um eine Checkliste im Formular hinzuzufügen.
Multiple Choice
Dies ist nützlich, wenn der Nutzer nur eine Option auswählen soll.
Prozess/Aktivitäts Link
Mit diesem Werkzeug kann eine Liste and Prozessen oder Aktivitäten in anderen Prozessen hinzugefügt werden. Sie werden sich in neuen Tabs öffnen. Links sind nützlich z.B. wenn eine Abweichnung einen Abweichungsprozess starten soll.
Datums-Wähler
Füge eine Option hinzu, damit der Nutzer ein Kalenderdatum wählen kann. Erinnere daran, dass das momentane Datum automatisch aufgenommen wird, wenn das Formular eingesendet wurde.
Erweiterte Einstellungen
Bedingte Felder
Was wenn ein Feld nur ausgefüllt werden soll, wenn eine bestimmte Bedingung getroffen wurde? Hier kann man die Bedingungen für ein bestimmtes Feld oder Werkzeug einstellen, um angezeigt zu werden.
Zum Beispiel, wenn eine Abweichung Auftritt muss eine Aktion geplant sein. Unten kann man sehen, wie das gemacht wird:
<img class=”alignnone size-large wp-image-12849″ src=”https://www.gluu.biz/staging/wp-content/uploads/2017/03/Gluu-formbuilder-conditionalfields-en-1024×527.png” alt=”” width=”1024″ height=”527″ />
- Füge eine Frage mit mehr Auswahlmöglichkeiten hinzu, z.B. Dropdown Liste, Checkbox oder Multiple Choice.
- Füge ein Feld hinzu, dass angezeigt werden sollte, wenn eine Voraussetzung getroffen wrude. Z.B. Datums-Wähler oder langer Text.
- Klick auf Erweiterte Einstellungen um das Feld einzustellen, das entscheided ob die Voraussetzung getroffen wird.
- Setze den Wert (die Auswahl), der das Feld anzeigen wird.
Nun wird das bedingte Feld gezeigt, wenn ein Formular Nutzer zum Beispiel “3 – Kritisch” wählt. Man kann es immer mit der Vorschau testen.
Nutzung und Ausfüllen von Formularen
Sobald ein Formular erstellt und veröffentlicht wurde, ist es sichtbar für Prozess Inhaber und Bearbeiter. Sie können das Aufgaben und Formulare für die Aufgaben erstellen. Das Formular wird dann angezeigt, wenn die Aufgabe fällig ist und die Aufgabe kann nur beendet werden, wenn alle notwendigen Felder ausgefüllt sind.
Daten von Formularen anzeigen
Auf alle ausgefüllten Formulare kann über den Aktivitäten-Log zugegriffen werden. Jedes Formular wird gespeichert mit Nutzer, Datum und allen Inhalten.