FALLSTUDIE

Bisnodes Lean Service Reise mit Gluu

Für 70 Mitarbeiter von Bisnode in Aarhus und Kopenhagen erleichtert Gluu die gemeinsame Arbeit. Lesen Sie die Ansichten des Lean-Service-Spezialisten darüber, wie die Gluu-Plattform in Bisnode Werte schafft.

Marianne Mølgaard arbeitet mit Prozessoptimierung und Lean-Service im Daten- und Analyseunternehmen der dänischen Bisnode-Tochter . Nach nur zwei Stunden Einführung in die Gluu-Plattform hat sie die Abteilungsleiter des Unternehmens in der Erstellung von Prozessen und Arbeitsanweisungen im Rahmen ihrer Lean-Service-Reise geschult.

Heute werden 140 Geschäftsprozesse in Gluu zum Leben erweckt, und Marianne Mølgaard sagt, sie habe dazu beigetragen, eine gemeinsame Sprache für die Arbeit in den dänischen Büros von Bisnode zu schaffen.

„Das gemeinsame Format erleichtert die gegenseitige Übernahme und macht es einfacher, einen Überblick über die Prozesse zu erhalten, die abteilungsübergreifend sind.“

Der neue und weitaus partizipativere Umgang mit Prozessen in Bisnode hat auch die Aufmerksamkeit von Kollegen im Ausland erlangt, in denen Bisnode Büros in 17 europäischen Ländern hat. Es besteht ein großes Verständnis, dass die Prozesse die Mitarbeiter einbeziehen müssen, bevor sie Wert schaffen können.

Der erste Schritt der Lean-Reise

Der Ausgangspunkt für die Lean-Service-Reise von Bisnode Dänemark, die vor zwei Jahren im Zusammenhang mit dem Zusammenschluss von Abteilungen begann, und die dringende Notwendigkeit, einen Überblick über mehrere hundert unterschiedliche Arbeitsprozesse zu schaffen. Wie in vielen anderen Unternehmen bestand die Herausforderung darin, dass einige Prozesse sichtbar waren, andere versteckt wurden und alle in unterschiedlichen Formaten und an unterschiedlichen Orten gespeichert waren.

Daher begann Bisnode mit der Suche nach einem Werkzeug, das die Organisation unterstützen und die Beschreibungen vereinfachen kann. Das Ziel? Ein gängiger und aktualisierter Best Practice in jedem Geschäftsbereich des Unternehmens. Insgesamt bestand Bedarf an einem gemeinsamen Überblick in einem gemeinsamen Format. Die Übersicht sollte eine Grundlage bieten, um Synergien zu finden und das Geschäft mithilfe von Tools zur Prozessverbesserung wie 5S und A3 zu optimieren.

Es war wichtig, ein Prozesswerkzeug zu wählen, das der Lean-Philosophie entspricht und die tägliche Einbeziehung aller Mitarbeiter ermöglicht, ohne dass die Prozesse statisch werden.

Gluu wurde für diesen Job ausgewählt, und nach einem Vormittag des Studiums waren Marianne und vier andere Power User bereit, sich auf die Gluu-Plattform zu begeben.

Der nächste Schritt bestand darin, eine Übersicht über alle kritischen Unternehmensflüsse zu erstellen und Verantwortlichkeiten zuzuordnen. Diese Liste hat geholfen zu priorisieren, mit welchen Prozessen Bisnode begonnen hat. Von hier aus begannen Marianne und ihre Kollegen zusammen mit Abteilungsleitern, Prozesse abzubilden. Nachdem der erste Prozess in jeder Abteilung abgebildet wurde, gingen die Abteilungsleiter alleine vor.

Greifbare Ergebnisse während der Sommerferien

In den Sommerferien 2015 sah Bisnode die Ergebnisse der Arbeit in Gluu. Plötzlich war es für die Mitarbeiter einfacher, die Aufgaben des anderen zu übernehmen, wenn die Ferien abwesend waren.

„Es hätte zwei Angestellte geben können, die die neuen Kunden in einem Geschäftsbereich geschaffen haben. Aber wenn einer krank war und der andere in den Sommerferien, gab es vielleicht niemanden, der die Kunden gewinnen konnte, und das ist nicht in Ordnung. Nun können wir uns auf Gluu einlassen und es lernen. Wir haben es sehr oft benutzt – vor allem in den Sommerferien.“

Marianne Mølgaard fährt fort:

„Jetzt gibt es keine Ausreden mehr, um andere Aufgaben nicht übernehmen zu können. Es ist immer in Gluu dokumentiert.“

140 Prozesse sind jetzt in Gluu sichtbar

Bisnode hat sich bisher auf Customer Care-Prozesse konzentriert. Alle Kundenkontaktpunkte standen im Fokus.

Die Plattform wird am häufigsten verwendet, wenn Sie eine Aufgabe erstellen müssen, aber nicht wissen, wie. Das Team hat Gluu auch für die Prozessgestaltung verwendet. Der Vorteil ist, dass alle Partner in einem Prozess sind. Sie werden kontinuierlich angepasst und das Team verbindet sich mit anderen Tools. Z.B. wird die Verwendung eines Preisrechners auf diese Weise dokumentiert.

Die nächste Station der Lean Service-Reise

Gluu ist noch nicht voll ausgelastet, betont Marianne Mølgaard. Der nächste Schritt ist, IT-Betriebsprozesse anzusprechen und auf der Plattform zum Leben zu erwecken. Und Bisnode hat gerade die NN-Marktdaten in Aarhus erworben. Es gibt also viele Prozesse, die kombiniert werden müssen, um die besten Verfahren zu finden. Dies wird durch die Zusammenarbeit in Gluu geschehen.

Gleichzeitig arbeiten Marianne und ihre Prozessbegleiter daran, die Prozesse von Bisnode noch lebendiger zu gestalten und in den Alltag aller 70 Mitarbeiter in Dänemark zu integrieren. Unter anderem mit Hilfe von Gluus neuer Checklist-Funktion , bei der Daten täglich, wöchentlich und monatlich ausgeführt werden können. Marianne ist der Meinung, dass Gluu ideal ist, um sicherzustellen, dass die Datenläufe jedes Mal korrekt ausgeführt werden. Bisnode-Ambitionen beinhalten längerfristig eine ISO-Zertifizierung. Mit der umfassenden Abbildung und Dokumentation kritischer Prozesse haben Marianne und ihre Kollegen bereits einen großen Schritt getan.

Das Gerücht, dass Prozessarbeit einfach über die Grenzen verteilt sein kann

Bisnode Dänemark hat kürzlich ihre Arbeit präsentiert, und die Vorteile von Gluu für andere Länder der Bisnode-Gruppe aufgezeigt. Marianne Mølgaard sagt, dass die anderen Büros extrem an den Prozessabläufen in Dänemark interessiert sind. Vor allem die Tatsache, dass es so einfach ist, an Prozessen auf der gesamten Gluu-Plattform zu arbeiten und zusammenzuarbeiten.

„Es ist wichtig, dass nicht nur ein Spezialist damit arbeiten kann, sondern dass jeder es kann. Ich brauche nur 15 Minuten, um einen Kollege in Gluu einzuarbeiten – es ist absolut fantastisch. Ich bin nur da, wenn sie ihren ersten Prozess erstellen. „


 Lean-Service bei Bisnode

Mit Hauptsitz in Stockholm versorgt Bisnode Geschäftsinformationen über lokale Niederlassungen in 17 europäischen Ländern. 2.500 Mitarbeiter sind in der Gruppe.