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Vier Probleme, welche Managementsysteme statisch machen

Verwaltungs-Systeme

By on 16/11/2016

Managementsysteme werden oft in Word und Visio dokumentiert. Dies macht es umständlich, kontinuierliche und kleine Anpassungen durchzuführen. Aus diesem Grund werden sie nur ein Paar Mal im Jahr geändert. Bedeutet dies, dass das Unternehmen nicht mehr lernt, oder bedeutet es, dass viele Managementsysteme zu statisch geworden sind? In diesem Artikel werde ich ein Fall darstellen.

Der Artikel basiert auf meinen persönlichen Gesprächen mit mehr als 120 QA-Managern. Die Frage war: “Wie häufig ändern Sie Ihr Managementsystem?” Die Antwort war, dass es im Zusammenhang mit jährlichen Audits, Managementreviews oder im Rahmen des CAPA-Prozesses durchgeführt wird. Dies entspricht genau dem ISO 9001 Standard, dennoch bleibt die Frage, ob das genug ist?

Sobald wir ein wenig tiefer in das Gespräche eingegangen sind, stellte sich oft heraus, dass vier Probleme zu einer seltenen Aktualisierung von Managementsystemen und Prozessdokumentation beitragen:

Problem 1: Updates von Managementsystemen sind zu lange

Die meisten Managementsysteme wurden vor langer Zeit geschrieben. Zu einer Zeit, wo Word für Texte und Visio für Diagramme benutzt worden ist. Später wurde SharePoint eingeführt, so dass nur wenige die Dateien finden und korrigieren konnten. Es gibt eine Kontrolle, dass niemand unbefugte Änderungen vornimmt – das ist wichtig. Aber ist es auch einfach? Schauen wir uns den typischen Managementsystem-Update-Prozess an:

  1. Eine Einreichung wird gemeldet und analysiert, was eine Änderungen vorhersagt.
  2. Interdisziplinäre Gruppen von Mitarbeitern treffen sich persönlich, um die Änderungen zu identifizieren und zu bestimmen.
  3. Ein QA-Mitarbeiter findet die ursprüngliche Wort-Datei und korrigiert Text- und Versionsverlauf. Nachträgliche Änderungen können in Visio erforderlich sein, wo Links zu Dokumenten gemacht werden müssen und Bilder müssen in Word-Dokumente kopiert werden, usw.
  4. Nun kann die Änderung in eine Runde von Revisionen mit den entsprechenden Managern gehen – oft nacheinander (daher kann es auch Wochen dauern).
  5. Schritt 3 wird wiederholt.
  6. Schließlich wird alles als PDF-Datei gespeichert und per E-Mail and die jeweilige Mitarbeitergruppe gesendet

business process management software

Es versteht sich von selbst, dass vor dem Beginn dieses Prozesses die Veränderung wichtig sein muss. Was ist mit den kleinen täglichen Anforderungen? Wenn der Buchhalter und der technische Leiter erkennen, dass es für  leichter ist, die Bestellung zu senden und direkt mit den Lieferanten zu sprechen? Dies erfordert die Bewegung einer Aktivität von einer Rolle zur anderen. Ist das die Art von Ding, das du dich aufhäufst, vergißt, oder hast du wirklich diesen zeitraubenden Prozess initiiert? Für praktische Zwecke wird das Ergebnis wahrscheinlich der Buchhalter und der technische Manager sein, der die Änderung selbst in der ganzen Aktualität vornimmt und das Managementsystem nicht aktualisiert wird.

process management softwareWir haben bisher einige Fallstudien mit Unternehmen durchgeführt, die eine Kombination aus Word, SharePoint und Visio einsetzen, aber wo hart arbeitende und gewissenhafte QA-Manager die Prozessdokumentation des Managementsystems immer noch beibehalten. Hier ein Beispiel (auf Dänisch):

Problem 2: Von den Mitarbeitern werden keine Abweichungen gemeldet

Ich stellte die Frage: Wie können Ihre Mitarbeiter Vorschläge für Verbesserungen einreichen?

“Sie melden sich an. Dann klicken Sie durch die Hierarchie auf die richtige Prozedur. Dann, an der Unterseite, gibt es einen Link. Hier können Sie ein Formular öffnen und Ihren Vorschlag eintragen. Von hier wird es in einem kommenden Treffen angesprochen werden.”

Die Antwort zeigt, dass das nächste Problem vom ersten Problem stammt. Es geht darum, dass alles zu schwer ist. An vielen Stellen sehen wir lange Diskrepanzen oder Beschwerdeformen. Der Prozess für CAPA oder Beschwerden geht davon aus, dass der Mitarbeiter ganz oben auf dem idealen Prozess ist, so dass er oder sie die Abweichung erkennen kann, wenn sie stattfindet. An diesem Punkt, stoppen Sie die Arbeit und starten Sie auf der Suche nach dem Formular. Sobald es gefunden wurde, verbringen Sie eine halbe Stunde bis zu einer Stunde und dokumentierten Sie die Diskrepanz, nach der es eingereicht wird. Ehrlich gesagt: Welche Mitarbeiter tun das schon?

Und ich habe nicht einmal angefangen, über das Problem der Mitarbeiter und ihre Fehler zu sprechen.

Problem 3: Das Managementsystem ist zu abstrakt

Viele Orte haben Management-Systeme mit sehr allgemeinen Beschreibungen. Je allgemeiner die Informationen, desto seltener muss es aktualisiert werden. Schlau, wenn es darum geht, die geringstmögliche Zeit aufzuwenden, aber vielleicht nicht so schlau, wenn es um die Relevanz des Managementsystems kommt.

Der QA-Manager ist in einem Dilemma gefangen. Einerseits ist es eine Tatsache, dass wenn Prozesse und Verfahren sehr allgemein beschrieben werden, sie mit der Arbeit und den Wahrnehmungen des Rests der Organisation übereinstimmen.

“Hier ist unsere Prozesshierarchie. Sie ist nach unseren Hauptprozessen unterteilt: Vertrieb & Marketing, Einkauf, Produktion und Logistik. Unser Verkaufs-und Marketing-Manager besitzt den Prozess für Vertrieb und Marketing. “

Schwer, ein Argument hier herauszufischen. Auf der anderen Seite, was trägt es für den Rest der Organisation bei? Nicht gerade Prozessorientierung. Auf der anderen Seite ist es fast unmöglich, ins Detail zu gehen, wenn Managementsysteme so schwer zu aktualisieren sind, und nicht zuletzt auch schwer zu kommunizieren sind.

Problem 4: Konflikt zwischen Verbesserungen und Managementsystemen

In mehreren Betrieben befindet sich die QA-Abteilung in zentraler Lage, während Verbesserungen häufig auf Stand-Ups in der Werkshalle stattfinden. Hier findet das Lernen statt und hier werden die eigentlichen Prozesse umgesetzt. Leider sind sie nicht interdisziplinär. Auf diese Weise werden die interdisziplinären Verbesserungen selten umgesetzt. Niemand arbeitet gegen das schwere Managementsystem.

Wie wird ein Managementsystem dynamischer und relevanter gestaltet?

Auf dieser Basis ist es kein Wunder, dass der Rest der Organisation oft das Management-System als eine Art Friedhof für die Dokumentation genutzt wird. Die Frage ist, wie Managementsysteme dynamischer gestaltet werden können? Meiner Meinung nach kommt es auf zwei Dinge an: Einfachheit und Einbindung

“Es geht um Einfachheit und Einbindung”

Erstens muss es viel einfacher sein, Ideen und Abweichungen einzusehen und diese zu analysieren und die Veränderungen umzusetzen. Stellen Sie sich vor, wenn das Managementsystem ein Webshop wäre. Wie viele Maßnahmen braucht es, bis die Änderung umgesetzt wird? Je mehr, desto weniger Änderungen und desto statischer wird das Managementsystem. Je statischer, desto irrelevanter.

Als nächstes müssen die Änderungen so dezentral wie möglich implementiert werden. In gleicher Weise müssen die Prozesseigner echte Eigentümer sein und für die Updates und das Prozessdokumentationstool verantwortlich sein. Der Qualitätsmanager muss die Arbeit erleichternund sicherstellen, dass die Werkzeuge in Ordnung sind, und ansonsten nur die “Rücklaufsperre mit Vetorecht” sein, wenn häufige Änderungen das Risiko auslösen, dass es externe Anforderungen erfüllt.
So, brutal ehrlich jetzt – Wie oft passen Sie Ihr Management-System an? Ist es einfach durchzuführen? Haben Sie jede Menge Input von Ihren Mitarbeitern?

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