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Wie man visuelle Arbeitsanweisungen erstellt

pensive young man with business plan concept

Der Empfänger merkt sich nur 10% aller über Text übermittelten Informationen. Sobald es Bilder gibt, erinnert er sich doppelt so gut. Der Wissenstransfer in Arbeitssituationen ist am effizientesten, wenn er Bilder und Videos enthält. Dieser Artikel wird Ihnen beibringen, wie man visuelle Arbeitsanweisungen leicht erstellen kann.

Studien zeigen, dass das Lesen von Textblöcken eine der am wenigsten effizienten Methoden des Wissensaustauschs ist – vor allem dann, wenn die betroffenen Mitarbeiter keine erweiterte akademische Ausbildung haben. In diesem Sinne ist die Tatsache, dass die meisten Qualitätssysteme auf schriftliche Verfahren zentriert sind, etwas paradox. Vielleicht hat es etwas damit zu tun, dass die Mehrheit der gebildeten Personen es leichter finden, sich hinzusetzen und ein Dokument zu schreiben, als ein Lehrvideo zu erstellen. Wie Sie in diesem Artikel sehen werden, bedeutet das Bestehen moderner Videowerkzeuge, dass dies nicht der Fall sein muss, da sie es einfach machen, visuelle Arbeitsanweisungen zu erstellen. Erinnere dich an dieses Sprichwort…

“Tell me and I will forget.
Show me and I will remember.
Involve me and I will understand.
Step back and I will act.”
– Chinesisches Sprichwort

…Oder die Studien, die zeigen, wie wir als Menschen am besten Wissen bewahren:

Im Folgenden finden Sie einen Vorschlag, wie Sie in fünf einfachen Schritten visuelle Arbeitsanweisungen erstellen können:

  1. Halten Sie Prozess und Arbeitsanweisungen separat
  2. Machen Sie visuelle Arbeitsanweisungen
  3. Formatieren Sie Texte
  4. Implementieren Sie Bilder
  5. Fügen Sie Bildschirmaufnahmen in den Arbeitsanweisungen ein

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Beispiel: Arbeitsanweisungen in Word

Lassen Sie uns eine typische Arbeitsanweisung betrachten: Verfahrensbeschreibung, Prozessbeschreibung oder wie Sie es nennen möchten. In den meisten Arbeitsplätzen wird ein Word-Dokument, das als PDF gespeichert wird, verwendet, um das korrekte Verfahren innerhalb eines Bereichs zu beschreiben, z. B. die Auswahl eines Lieferanten.

Ihr Dokument sieht möglicherweise so aus:

Visuelle Arbeitsanweisungen – Probe

Die Frage ist, wie Sie diese Arbeitsanweisungen visueller gestalten, ohne die beteiligten Systeme ändern zu müssen? Unten ist ein Vorschlag, wie Sie über die Schaffung visueller Arbeitsanweisungen gehen können, Schritt für Schritt.

Schritt 1: Halten Sie Prozess und Arbeitsanweisungen separat

Das erste, was der Mitarbeiter fragt, ist “was” zu tun ist (der Prozess), gefolgt von der Frage “wie” es zu tun (die Arbeitsanweisungen). Das Wichtigste in diesem Stadium ist, den Prozess von den Arbeitsanweisungen zu trennen. Der einfachste Weg, dies zu tun ist, ist ein Flussdiagramm mit “schwimmenden Bahnen” zu zeichnen, um die Tätigkeiten und die Einzelpersonen zu zeigen, die für ihre Ausführung verantwortlich sind. Das Zeichnen der Prozesse ist ein eigenes Thema, das Sie mehr in dem Artikel lesen können.

Im folgenden Beispiel zeigt das Diagramm den Prozess und jede Aktivität (die blauen Kästchen) den Bereich für die Arbeitsanweisung:

Wenn das visuelle Prozessdiagramm und die damit verbundenen Arbeitsanweisungen abgeschlossen sind, verschiebt sich der Fokus darauf, sie zu visuellen Arbeitsanweisungen zu machen.

Schritt 2: Machen Sie visuelle Arbeitsanweisungen

An dieser Stelle gibt es drei wichtige Punkte, wenn Sie visuelle Arbeitsanweisungen erstellen:

  1. Formatierung des Textes
    Der Leser muss in der Lage sein, die Hauptbotschaft mit Leichtigkeit auszuwählen. Ein Beispiel dafür, wie Sie dies aktivieren können, ist die Einbindung von Unternehmensrichtlinien in Feldern.
  2. Verwendung von Bildern
    Unten ist ein Beispiel –
    Bilder sind besser für die Darstellung Ihrer Punkte als Worte.
  3. Verwendung von Videos
    Nächstes Mal, wenn Sie eine Aufgabe innerhalb eines Systems haben, machen Sie eine Bildschirmaufnahme und erzählen Sie dem Betrachter, was Sie tun.
    Finden Sie unten heraus, wie man Videos zu Arbeitsanweisungen erstellt.

Schritt 3: Formatieren Sie Texte

Formatieren Sie Ihren Text für Arbeitsanweisungen die gleiche Weise und jedes Mal. Zum Beispiel ist es nützlich, verschiedene Formate für Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Richtlinien und Verweise zu verwenden:

Die Formatierung von Texten ist ein eigenes Kapitel. 

Schritt 4: Implementieren Sie Bilder

“Ein Bild sagt mehr als Tausend Worte.”

Menschen erinnern sich leichter an Bilder. Eine gute Idee ist, Bilder vor / nach oder direkt nach / falschen Situationen zu verwenden, da Bilder Arbeitsanweisungen weit klarer und konkreter machen.

Hinweis! Sammeln Sie Beispiele täglich. Praktische Beispiele für korrekte und falsche Prozesse bringen die visuelle Arbeitsanweisungen in die Augen des Anwenders.

Ein guter Ausgangspunkt für die Erstellung von visuellen Arbeitsanweisungen ist das Einfügen von Bildern in Ihre vorhandenen Dokumente. Suchen Sie alle Punkte, die beispielsweise mit einem Produktionsbild, einem Produktimage oder einem Screenshot angezeigt werden können, das das System zeigt. Auf diese Weise ist das Erstellen von visuellen Arbeitsanweisungen einfach, da die Basis bereits in Form von textbasierten Dokumenten existiert.

Nutzung vom eingebauten “Snipping Tool”:

Das nützliche “Snipping Tool”, das Windows anbietet, wird als solches verwendet:

  1. Wählen Sie den fraglichen Abschnitt aus und schneiden Sie ihn aus. Es ist wichtig, den Abschnitt so präzise wie möglich zu machen.
  2. Fügen Sie den Abschnitt in das Dokument ein.

Sehen Sie unten, wie es funktioniert in einem animierten GIF:

Nutzung von Techsmith’s: “Snagit”:

Installieren Sie das Tool in Ihrem Chrome-Browser mit “Weitere Tools> Erweiterungen”:

1. Klicken Sie im Chrome-Browser auf das Symbol “Snagit”

2. Wählen Sie “Bild”, dann “Region”

3. Schneiden Sie den Abschnitt aus, speichern Sie ihn als Datei auf Ihrem Computer und fügen Sie ihn in das Dokument ein

Schritt 5: Fügen Sie Bildschirmaufnahmen in den Arbeitsanweisungen ein

Wenn es darum geht, visuelle Arbeitsanweisungen zu erstellen, sind Bilder gut aber Videos besser. Hier sind fünf Ideen für die Integration von Videos in Ihren Arbeitsanweisungen. Beispielsweise können Sie “Snagit” verwenden, um eine Bildschirmaufzeichnung zu machen oder ein Smartphone verwenden, um den Bildschirm extern aufzunehmen.

Idee #1: Erfassen Sie die Anweisungen eines erfahrenen Kollegen für neue Mitarbeiter.

Warum nicht mitmachen, wenn neue Mitarbeiter in die Setups der Maschinen eingeführt werden? In einer solchen Situation können Sie die Anweisungen aufzeichnen, als privates Videos auf YouTube posten und den Link in Ihren visuelle Arbeitsanweisungen freigeben.

Idee #2: Zeichnen Sie eine Trainingseinheit auf.

Training ist immer eine gute Idee, da dies den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Erinnerungen von Zeit zu Zeit zu aktualisieren.

Idee #3: Notieren Sie den Aufbau einer Aktivität in Ihrem ERP-System.

Warum nicht aufnehmen, wenn Sie das nächste Mal einen Einkaufsauftrag erstellen? Sie können einen Voice-Over hinzufügen und erklären, wie Sie dies richtig tun, um viel Zeit zu sparen und Abweichungen zu vermeiden.

Idee #4: Aufzeichnen über Systeme.

Es kann schwierig sein, einem Prozess zu folgen, der über mehrere Systeme auftritt. Wenn Sie den Bildschirm aufnehmen, können Sie anzeigen, wie Sie zwischen ihnen wechseln können.

Idee #5: Notieren Sie einen Fehler.

Wenn die Produktion aufgrund eines Fehlers aufhört, zeichnen Sie sie auf und erklären Sie sie.

Im Folgenden sehen Sie, wie Sie mit “Snagit” ein Video erstellen können:

Endlich, Involvieren Sie Kollegen!

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen einige Ideen für die Schaffung visueller Arbeitsanweisungen gegeben hat. Das Wichtigste ist, loszulegen und zu beachten, dass Perfektion der Feind des Guten ist. Wenn Sie einen Fehler machen, laden Sie Ihre Kollegen ein, Sie darauf hinweisen.

Mit Bildern und Videos steigern Sie die Fähigkeit der Empfänger, sich an das Material zu erinnern. Dennoch besteht der größte Preis darin, dass Sie Ihren Kollegen dabei unterstützen, Arbeitsanweisungen zu erstellen!

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