KUNDECASE

VME tager styringen på deres byggeprocesser – hele vejen fra bygherre til manden med skovlen 

Bygge- og anlægsfirmaet VEM Simonsen & Wendt A/S har kunnet øge omsætningen med samme antal medarbejdere. Det er sket gennem standardisering af VMEs byggeprocesser og bedre styring af projekterne med Gluu.

”Med Gluu har vi været i stand til at bringe viden fra bygherre helt ud til manden med skovlen. Vi har opnået et samlet overblik og styringsværktøj for vores arbejdsgange, så vi altid kan være på forkant i vores planlægning.”

Kim Larsen, Direktør og ejer, VME A/S 

Baggrund

VME Simonsen & Wendt A/S (VME) er et anlægs- og byggefirma fra 1969 med speciale indenfor en række særlige fagkompetencer (Byggeri, Fjernvarme og “Anlæg og Kloak”). 

Situation

Bygge- og Anlægs-branchen er under konstant pres og kravet om omkostningseffektiv produktion giver mange projekter med en lav margin. Denne situation gør, at forretningen skal køres meget effektivt. Fejl kan betyde, at få tabsgivende projekter trækker kraftigt ned på bundlinjen. Tabet kan kun genvindes igennem mange profitable projekter – hvis dette overhovedet lykkedes. 

Mange virksomheder i branchen anvender underentreprenører fra lavtlønslande eller dårligere materialer i håb om at forbedre deres margin. Andre virksomheder har bukket under for kravene. 

Få virksomheder har set indad og søgt at effektivisere deres egen forretning ved hjælp af en digital transformation med fokus på kvalitet i gentagne byggeprocesser. 

VME er én af disse. 

Udfordring

Tilbage i starten af 2019 stod VME med to konkrete forretningsudfordringer, der skulle løses effektivt: 

  1. Stor konkurrence og prispres fjerner fejlmarginen: 
    Det betød problemer med enten kvalitet, bundlinje – eller begge dele. Omsætning er ikke nok i sig selv og fører ofte til risiko for tab, der mere end opvejer de lave marginer. 
  2. Kompliceret planlægning og koordinering førte til for mange fejl: 
    Planlægning og koordinering er essentielt indenfor anlægs- og byggeproduktion, da de mange grænseflader mellem roller og aktører let fører til fordyrende fejl og mangler. Budgetoverskridelser falder ofte tilbage på anlægs- og byggefirmaerne – eller de fører til dyre og tidskrævende voldgiftssager – som igen kan føre til store pengekrav. Bedre arbejdsgange – der udføres i praksis – er derfor altafgørende for at spare tid og undgå fejl. Desuden står man bedre overfor retslige krav, hvis man har dokumentationen i orden. 

Begge udfordringer blev løbende større, efterhånden som projekterne blev mere komplekse. 

Målet var derfor at øge omsætningen med projekter som blev udført bedre og med lavere risiko og færre fejl. Kun herved kunne bundlinjen styrkes.

Løsning

For at håndtere disse udfordringer indgik VME samarbejde med rådgivningsvirksomheden Bülow Management A/S (Bülow). 

Bülow kunne tilbyde et forløb, hvor de kritiske leveranceprocesser først blev udviklet i et tæt samarbejde mellem erfarne rådgivere fra Bülow og nøglemedarbejdere fra VME. Efter afprøvninger blev deres byggeprocesser omsat til praksis med Gluu. 

Således skete hele procesarbejdet fra indledende kortlægning til drift og træning med afsæt i Gluus procesplatform.  

Resultater

Nu har VME har fået deres kritiske og papirtunge processer effektiviseret og digitaliseret. Det har allerede skabt målbare resultater.

”Overblikket og den forbedrede planlægning begrænser fejl såsom forgæves kørsel til en opgave. Vi har været i stand til at øge omsætningen med de sammen medarbejdere og funktionærer grundet de digitale gevinster.” 

Kim Larsen, Direktør og ejer, VME A/S 

Valget af Gluu har sikret, at VME har fået et ledelsessystem, som ikke er statisk, men som kan udvikle sig sammen med at virksomhed og markedet udvikler sig. VME justerer selv deres byggeprocesser og arbejdsinstruktioner løbende, så de automatisk indarbejder nye erfaringer. 

Resultaterne har givet VME blod på tanden; brugen skal udvides og omfatte hele forretningen. Når udrulningen i byggeafdelingen er færdig, så skal administrationen effektiviseres.

Hvad har været opskriften på succes for VME?

Det kræver en stærk og visionær ledelse at effektivisere gennem digitalisering. Alle ændringer af vaner medfører oftest en naturlig modstand og små problemer fylder nogle gange mere end store sejre. En langsom, men sikker implementering af de nye byggeprocesser parallelt med driften viste sig at være vejen til succes for VME.

Mantraet er, at det nok skal lykkes så længe, at udrulningen sker proces for proces.”

Rasmus Steen Malmstrøm, COO Bülow Management A/S

Det startede med et pilotprojekt 

Bülow og VME valgte fra start at lave et pilotprojekt. Det skulle vise potentialet og få eventuelle børnesygdomme frem i lyset. 

Effektiviseringen af VME tog derfor udgangspunkt i de områder, hvor der var mange papir-registreringer og tilbagemeldinger mellem produktion og administration. 

Én ting er at udføre opgaverne korrekt, men noget andet er, at skulle rapportere, håndtere og arkivere er alle trin for at sikre dokumentation. Normalt var dette to parallelle flow, men i Gluu er det én og samme handling med et par klik i app’en ude på byggepladsen. 

Pilotprojektet viste klare tegn på effektiviseringer, hvorfor VME fortsatte udrulningen til resten af fjernvarmeafdelingen. 

I løbet af pilotprojektet fik man også skabt en intern gruppe af superbrugere og ambassadører i VME. Disse ambassadører kunne med baggrund med deres erfaringer fra pilotprojektet skabe tryghed i resten af organisationen i den videre udrulning. 

Andre fordele, som VME har opnået

Udover effektivisering og standardisering af deres byggeprocesser, så har VME også oplevet andre konkrete fordele ved at bruge Gluu: 

  • Enkel, dokumentérbar kvalitetsstyring 
    Når en opgave udføres i Gluu så logges både tid og sted. Ofte dokumenterer medarbejderen udførelsen med billeder taget med samme mobile enhed, der bruges til registreringen. Bevisførelsen for hvornår VME har udført eks. en prøveboring eller opmåling og hvordan, det er sket. er derfor gemt automatisk og et par klik væk.  
  • Kobling til dokumentstyring med SharePoint 
    Gluus indbyggede SharePoint integration giver VME aktivitets-, sags- og dokumentstyring i samme proces og flow.   
  • Ét overblik over alle sager 
    Sagsstyringen eliminerer behovet for at den projektansvarlige løbende tjekker status hos alle projektmedlemmerne. Med et simpelt sagsoverblik i Gluu kan den ansvarlige selv se hvem, der har gjort hvad (og hvornår) og dermed afklare om projektet holder tiden. 
    For hvilken chef er ikke træt af hele tiden, at skulle spørge: ”Hvor langt er du?”

Erfaringer som kan hjælpe andre 

VME og Bülow lagde stor vægt på hvad den enkelte medarbejder på byggepladsen fik ud af digitaliseringen. Når mange medarbejdere ikke er ’digitalt tænkende’ så gælder det om at fjerne IT, snarere end at øge brugen. Med Gluu betød det, at en masse handlinger i forskellige systemer (og emails) blev reduceret til nogle få klik i én og samme app. Herved blev der fjernet IT og kompleksitet fra den enkeltes hverdag ude på byggepladsen. 

Samtidig har den lette tilgang til rette arbejdsinstruktion via app’en skabt tryghed for at opgaverne udføres korrekt. Det har lettet lidt på stres niveauet og behovet for tæt opfølgning af chefen.