Som intern eller ekstern konsulent kan du bruge Gluu i forskellige situationer med dine kunder. Fælles for dem alle er at engagere kollegaer med forskellige roller til at samarbejde omkring en proces.


Lav en demokonto til kunden

Du kan lave en demoplatform til en kunde ved at gå til https://secure.gluu.biz/#/signup/da og derefter vejlede kunden til:

  1. Oprette en konto
  2. Oprette en proces
  3. Invitere kollegaer

Kunden har nu en gratis konto, der kan bruges fremover. De kan altid opgradere denne, hvis de bliver brug for flere processer eller brugere.

Hvis kontoen allerede er sat op for kunden, kan du læse nærmere om administrering, opgradering og overførsel af kontoen her.


Første workshop med kunden

Indkald til møde i et lokale med projekter og internetadgang og derefter:

  1. Log ind på kunden konto (eller opret en)
  2. Opret en proces. Du kan enten bruge en af Gluus processkabeloner eller starte et nyt dokument
  3. Åben processiden ved at bruge ”Fuld skærm” funktionen
  4. Gennemfør workshoppen som du vil ved at tilføje og oprette organisatoriske roller og aktiviteter sammen med gruppen
  5. Klik ”opret proces” når du vil
  6. Gennemgå processiden og forklar alle mulighederne
  7. Klik ”invite participants” for at invitere workshopgruppen til at deltage
  8. Vis hvordan der kan tilføjes kommentarer, ideer og problemer til hver aktivitet (på hver aktivitetsside)

På denne måde kan du have en samarbejdende proces og rollebeskrivende session, hvor fokus er på problemet og ikke værktøjet. I behøver ikke engang at bruge tid efterfølgende på at overføre dokumenter til Visio.


En samarbejdende proces med kundens team

Indkald til møde i et lokale med projekter og internetadgang, herefter:

  1. Gennemgå samme trin som ved ”Første workshop med et kundeteam”, og derefter:
  2. Henvis alle til at logge ind på deres klients konto
  3. Henvis alle til at gå til processiden, for den proces der er dagens emne
  4. Henvis alle til at tilføje deres ideer, kommentarer og spørgsmål, alt imens du (eller en klient) præsenterer hver aktivitet
  5. Giv alle deltagere 5-10 minutter til at besvare og label hinandens ideer, før du går videre til næste aktivitet
  6. Giv deltagerne hjemmeopgaver hvor de skal tilføje de dokumenter, skabeloner og links de anvender til hver aktivitet

Nu har du deltagerne engageret, og de begynder at internalisere processen. Det er aktiviteterne og fremhævelserne, der tydeliggøre de spørgsmål som opleves, eftersom det omdannes til reelle adfærd.


Løbende opfølgning med kundens team

Når dit klienthold er blevet fortrolig med Gluu, og en dynamisk måde at arbejde med ”hvordan de arbejder”, handler det om at afprøve processen i rigtige situationer. I denne situation hjælper du dem med at spotte de begivenheder der starter en proces, og vejleder dem i at observere, tænke og efterlade kommentarer for alt de ser. Efterfølgende kan du tilbyde at hjælpe med at holde processen kørende ved at afholde 1-2 timers konsultation om ugen og en månedlig workshop til forbedring. Dette kan forløbe som følgende:

  1. Inviter alle til at deltage i et online møde
  2. Log ind på kundens konto og del din skærm
  3. Bekræft at alle er logget på deres konto og tilføjer refleksioner og kommentarer undervejs
  4. Brug aktivitetsfeltet på processiden til at indsamle de kommentarer der er enighed omkring, inden for et område såsom ”problemer”, ”ideer” osv.
  5. Anvend din sædvanlige problemløsningsmetode til at analysere og definere korrigerende handlinger (eksempelvis Leans A3 eller lignende)
  6. Foretag ændringer på farten og registrer alle gøremål

På denne måde kan du hjælpe dine klienter til at indgå i en cyklus af løbende forbedringer gennem distance coaching, hjælp og opfølgninger. Regelmæssige online opkald kan både skabe en god rytme og muliggøre at du kan servicere flere klienter.