Proces dokumentationsværktøjer til mobile enheder

De fem mest brugte værktøjer til procesbeskrivelsee

Hvis du skal følge med tiden, kræver det en konstant indsats, ellers varer det ikke længe, før du er en af de der forældre, der spørger hvad Twitter er og tror at noget, der er skod, stadigvæk har med cigaretter at gøre. Værktøjer til procesbeskrivelse er også kommet langt, og i denne korte artikel vil vi ajourføre dig med de fem mest almindeligt brugte værktøjer og deres fordele og ulemper. Hint: du ved, du er en forælder, hvis du sværger til Microsoft Word.


is your process documentation tool made for old people?

Aber dabei: værktøjet er ikke målet

Før vi springer ud i at se på de forskellige værktøjer på markedet, skal vi lige fremhæve, at værktøjet ikke er målet. Målet er de mennesker i din organisation, der rent faktisk bruger og drager fordel af procesbeskrivelsen. Hvorfor ville man ellers lave den? Så spørgsmålet er, hvilket værktøj eller kombination af værktøjer er bedst for at opnå dette? Vælg dit værktøj ved at afgøre, hvad for et vil anspore til brug, forbrug og samskabelse. Hvis dit firmas demografi er fyldt med mor- og fartyper, der synes at det er helt fint at lægge kabale på en fredag aften, så kvier vi os ved at sige det, men Microsoft Word bør måske ikke umiddelbart udelukkes.

Vent lige lidt, hvad er en procesbeskrivelse?

Det er det vigtige arbejde med at dokumentere, kortlægge og forklare de løbende processer, der foregår i en organisation. Det kan være en proces til at arrangere en salgsrejse til udlandet, ansætte en ny CTO eller administrere sprutpengene i kontoen til de ansattes julefrokost. Ideen er at sikre, at du forstår den proces – det workflow – der skal gøres. Hertil har du brug for et procesdiagram med arbejdsinstrukser i form af video, billeder og filer, der er let tilgængelige fra opgaven.

8 vigtige overvejelser for værktøjer til procesbeskrivelse

Før vi ser på de fem bedste, synes jeg lige, vi skal overveje, hvilke funktioner gør et værktøj til procesbeskrivelse det mest effektive i den virkelige verden.

  1. Det er let at tilgå og dele: dette er vigtig, da dokumentationen ellers ikke vil blive brugt eller gennemgået. Som resultat af dette vil det ikke afspejle virkeligheden.
  2. Det gør det nemt at samarbejde: dette er særligt nyttigt i virksomheder, der har mere end en håndfuld medarbejdere. Jo større virksomheden er, jo mere nyttigt er det at samarbejde.
  3. Det er mobilvenligt: Når du og dine folk er på farten, er det afgørende, at I kan tilgå dokumentation via mobiler.
  4. Det er online: Det gør livet meget lettere at have adgang hvor som helst du er, fra alle arbejdsstationer.
  5. Det integrerer andre værktøjer: Der er flere andre værktøjer, såsom Gsuite og Confluence, der understøtter procesbeskrivelse og det er nyttigt, hvis du kan bruge dem på en integreret måde.
  6. Det gør mere end en ting: Visse værktøjer er gode til at skrive notater eller instrukser, andre er bedre til at lave kompliceret proceskortlægning. Men hvad hvis du havde et værktøj, der kunne det hele?
  7. Det er brugervenligt: Har du nogensinde set på en brugerflade og følt det som om, du døde lidt inden i? Det er et tegn på, at det ikke er brugervenligt. I stedet bør et værktøj være nemt at bruge, selv for din kollega, Jim, der sværger til Microsoft Word 2003.
  8. Det afbalancerer funktion og enkelhed: Med for mange funktioner og valgmuligheder vil stakkels gamle Jim få fnat, men hvis der er for få, vil det ikke være til gavn for nogen. Det er med at have akkurat nok til at være enkelt og effektivt.

De top 5 værktøjer

Hvad mener vi, når vi siger top? Vi mener de mest almindeligt brugte værktøjer. Hvad for et, der er bedst, er et andet spørgsmål. Svaret afhænger af dig, din virksomhed, personale og processer. Vi håber, du kommer tættere på svaret ved at se på mulighederne.

Offline værktøjer

Husker du de tovlige gamle dage, hvor man skulle installere software og så sende filerne rundt via mail? Eller placere dem i SharePoint (hvor de aldrig bliver set igen). Velkommen til verden offline.

Word

Gode gamle, trofaste Microsoft Word. Sikke et værktøj. Alletiders til at skrive afhandling eller en serie fantasibøger i seks bind. Men til at dokumentere dine forretningsprocesser? Her er fordelene og ulemperne.

Fordele: Alle har det og kender det. Slut.

Ulemper: Du arbejder med filer, der er besværlige at gemme, dele, samarbejde om og finde. For at se Word dokumenter på mobile enheder, skal man have de rigtige apper og plugins. Det korte af det lange: Det er bøvlet.

Det er unødvendigt med et billede her! Vi kender det allesammen.

Visio

Microsofts Office suite er måske nok flyttet online, men det er Visio ikke. Det er et tungt program, der synes at være kommet ind i en blindgyde med hensyn til udvikling.

Fordele: Hvis du er Elon Musk og gerne vil designe en proces for at sende folk til Mars, kan de avancerede diagram funktioner og muligheder i Visio være meget nyttige. Men vi tvivler på, at hr. Musk ville finde det brugervenligt nok.

Ulemper:

  • På grund af den meget dyre licens, er der kun nogle få priviligerede sjæle, der kan redigere. Alle andre vil være udenfor.
  • Der er så mange funktioner, at det er svært at holde det enkelt.
  • Hver gang du ønsker at bruge det, aksl du finde, åbne og lukke en fil.
  • Det er svært at dele og afskrækker folk fra at samarbejde.
  • Der har ingen automatisk ændringskontrol.

Visio as process documentation tool

Online værktøjer

De følgende tre værktøjer ligner hinanden med nogle mindre forskelle. Fordelen ved dem alle er, at de tilgås fra en web browser.

Lucid Chart

Dette er mere eller mindre en online version af Visio.

Fordele: Det er nemt at samarbejde om redigeringen.

Ulemper: Det tilbyder ingen forbindelse til arbejdsinstrukser eller personer.


De fem mest brugte værktøjer til procesbeskrivelse

Gliffy

Smart, let anvendelig brugerflade. Priser for teams starter på $4,99 pr. bruger.

Fordele:

  • Smart, let anvendelig brugerflade.
  • Har begrænsede samarbejdsmuligheder.

Ulemper: Ingen muligheder for at samarbejde i realtid.


Gliffy is a process documentation tool

Smart Draw

Minder om Lucid Chart, men med nogle få vigtige forskelle. Priser starter på $5 om måneden pr. bruger.

Fordele:

  • Fungerer godt på mobile enheder
  • Online, ikke offline fil
  • Kan integreres med online værktøjer som Gsuite og Confluence.

Ulemper: Det byder ikke på forbindelser til arbejdsinstrukser og personer (undtaget hvis det integreres med andre værktøjer.)


De fem mest brugte værktøjer til procesbeskrivelse

Sidst, men ikke mindst: Gluu!

Vi kan ikke lide at klappe os selv alt for meget på ryggen, men hvis vi nu lige selv skal sige det, har vi lavet et fremragende værktøj til procesbeskrivelser – hvis du gerne vil have, at de bliver læst og brugt! Koster fra $5 pr. bruger pr. måned.

Fordele: Det er online, det er mobilvenligt, det har indbyggede arbejdsinstrukser, kan nemt forbindes med personer og man kan samarbejde med det i realtid. Det samler alle de bevægelige dele forbundet med at få folk til at bruge din dokumentation – diagrammet, arbejdsinstrukserne, spørgsmålene, ideerne, anmeldelserne, ændringerne, opgaverne, formularerne og kalenderen.

Ulemper: Det kan kun bruges til enkle procesdiagrammer med fire symboler, så det er ikke til kæmpestore IT-udviklingsflows. Hvis du bare gerne vil tegne, er de andre værktøjer bedre. Men på den anden side, hvem er mere interesserede i at tegne end i, at folk rent faktisk forstår og bruger procesbeskrivelsen?


De fem mest brugte værktøjer til procesbeskrivelse

Lær mere om procesbeskrivelser

Der er meget mere at sige om procesbeskrivelser. For eksempel begynder det hele med et proceshierarki. For mere om dette emne, kan du læse vores vejledning til at udvikle et proceshierarki.

Share
Tweet
Share