Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess - wie Sie es richtig machen | Prozessoptimierungs-Software
Onboarding-Deal zwischen zwei Händlern, die sich die Hand geben.

GLUU GUIDES

So bringen Sie Ihren Mitarbeiter in den richtigen Mitarbeiter-Onboarding-Prozess

Eine Studie des Recruiting Roundtable zeigt, dass ein guter Einstiegsprozess für Mitarbeiter die Einstellungsleistung um 30% steigern wird. Darüber hinaus zeigen andere Studien, dass Neueinstellungen länger dauern werden, wenn die Einführungserfahrung gut ist. Dieser sechs Schritte umfassende Guide und Checkliste helfen Ihnen, den Einstiegsprozess Ihres Mitarbeiters zu meistern.

Beispiel für einen Mitarbeiter-Onboarding-Prozess für minderwertige Mitarbeiter

Beginnen wir mit dem Einstieg eines armen Mitarbeiters für einen Moment, indem wir uns in einen neuen Job bringen: Sie haben endlich Ihren Traumjob gefunden. Ihr erster Tag ist noch Wochen entfernt. Trotzdem verbringen Sie viel Zeit damit, über Ihren neuen Arbeitsplatz zu lesen. Schließlich möchten Sie sich darauf vorbereiten, am ersten Tag „sofort alles im Griff zu haben“. Ihr erster Tag beginnt und Sie betreten das Gebäude. Sie bitten, Ihren neuen Chef zu treffen. „Sie ist in einer Besprechung“, sagt die Empfangsdame. Nach 10 Minuten kommt jemand anderes, Peter, um Sie abzuholen. „Oh, also bist du der neue Marketing-Typ? – schön dich kennenzulernen “, sagt Peter. Sobald Sie im Büro sind, weiß niemand wirklich, wo Sie sitzen sollen. Sie warten also darauf, dass Ihr neuer Chef aus ihrem Meeting kommt. Und die Geschichte könnte drei bis sechs Monate andauern.

Natürlich haben die meisten Leute einen guten ersten Tag. Jeder erlebt jedoch in den ersten Monaten Fehler und Auslassungen. Es gibt einfach zu viele Details, um für zu viele Personen in verschiedenen Abteilungen und Rollen innerhalb der Organisation richtig zu sein. Dies macht es einem erfolgreichen Mitarbeiter-Onboarding-Prozess so schwer, ihn jedes Mal zu erreichen.

Was ist in diesem Leitfaden?

  • Warum ist ein guter Mitarbeiter-Onboarding-Prozess wichtig?
  • Die typischen Fehler bei der Mitarbeiterintegration
  • Die Schritte zum Einrichten Ihres eigenen Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses
  • So stellen Sie sicher, dass es für jeden neuen Mitarbeiter richtig gemacht wird
  • Eine Checkliste für Mitarbeiter beim Einsteig
  • Beispiele für hervorragende Mitarbeiter-Onboarding-Prozesse

In diesem Leitfaden werden wir einige der Best Practices für gute Integrationsprozesse von Mitarbeitern erläutern. Wenn das getan ist, sind wir sicher, dass Sie die Grundlagen kennen und vielleicht haben Sie sogar schöne Einführungsmaterialien und einen Leitfaden für den Personalchef. Der schwierige Teil ist es sicherzustellen, dass es richtig gemacht wird. Jeden. Einzelnen. Tag. Daher ist es am besten, alle Gelegenheiten zu berücksichtigen, bei denen etwas schief gehen kann.

Beispiel:

Mehr als 50 verschiedene Aufgaben, die von fünf verschiedenen Abteilungen oder Mitarbeitern in der richtigen Reihenfolge und zur richtigen Zeit erledigt werden x Anzahl der neuen Personen, die jedes Jahr beitreten. Es besteht die Gefahr, dass etwas vergessen wird oder etwas falsch gemacht wird.

Warum ein guter Onboarding-Prozess wichtig ist

„Nichts ist so aufregend – oder nervenaufreibend – wie das neue Mädchen. Egal, ob es Ihr erster Schultag ist oder Sie einen Traumjob beginnen. Wenn es etwas gibt, was den ersten Eindruck viel weniger abschreckend macht, dann ist das ein wirklich, wirklich guter Tag.“

– Elaine Welteroth

Der neue Mitarbeiter hat also ihren Teil getan. Sie macht einen guten ersten Eindruck. Vielleicht auch ihr Chef und neue Kollegen. Der schwierige Teil wird es sein, sicherzustellen, dass alle ersten Eindrücke, die sie in den kommenden Monaten haben wird, auch gut sein werden.

Laut einem Artikel auf HR.com zahlt sich ein guter Mitarbeiter-Onboarding-Prozess wirklich aus:

Onboarding-Programme können die Bindung um 25% erhöhen und die Mitarbeiterleistung um 11% verbessern.
Mitarbeiter, die an einem strukturierten Onboarding-Programm teilnehmen, haben eine um 69% höhere Wahrscheinlichkeit, für 3 Jahre in einer Organisation zu bleiben.
Es dauert 8-12 Monate, bis neue Mitarbeiter so kompetent sind wie ihre erfahrenen Kollegen.
15% der Angestellten gaben an, das Fehlen eines wirksamen Onboarding-Programms habe ihre Entscheidung zum Austritt unterstützt.

Genug gesagt, warum es wichtig ist. Wir sind sicher, dass Sie hier sind, weil Sie wissen, dass es wichtig ist. Also lass uns weitermachen.

Die typischen Fehler beim Mitarbeiter-Onboarding

Aus unseren eigenen Erfahrungen mit den Mitarbeiter-Onboarding-Prozessen und aus Gesprächen mit vielen Unternehmen sehen wir diese typischen Fehler:

Zu ehrgeizig sein

Es ist erstaunlich, dass Führungskräfte und Personalmanager nicht die Notwendigkeit eines guten Onboarding erkennen. In den ersten Monaten ist der Prozess oft mit hohen Ambitionen für Kurse und Meetings verbunden. Wenn dies nicht geschieht oder verschoben wird, werden die Erwartungen der neuen Kollegen nicht erfüllt. Lieber kein Versprechen machen, als eins zu machen und es dann nicht zu halten…

Vergessen, dass „der Teufel im Detail steckt“

Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihr neuer Arbeitsplatz hochprofessionell ist, werden Sie enttäuscht über all die kleinen Dinge, die schief gehen:

  • nicht auf E-Mail-Listen
  • nicht die richtige Software haben
  • nicht die richtigen Zugriffsrechte haben
  • nicht zu wichtigen Besprechungen eingeladen werden.
  • Etc etc.

Jedes Mal, wenn eine kleine Sache vergessen wird, meint der neue Kollege, dass „entweder es ihnen egal ist oder es hier mehr Chaos ist, als ich dachte.“ Keine der Interpretationen ist gut.

Überlassen wir es einigen inspirierten Menschen

Sie kennen wahrscheinlich diese freundlichen HR-Leute, Sekretärinnen und Rezeptionisten, die sich an alles erinnern. Wenn sie bei der Arbeit sind wird das Onboarding der Mitarbeiter von Hand gehalten und persönlich sein. Was passiert, wenn sie gehen und Sie einen Ersatz bekommen, der nicht so gut ist? Oder einfach nur im Urlaub? Dann rutschen Aufgaben durch die Risse. Sie müssen den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess unabhängig von Einzelpersonen machen – selbst wenn Sie nur 30 Personen sind.

Zu viele auffällige Broschüren und zu wenig Substanz

Größere Unternehmen beschäftigen erstklassige Fachleute, um alle ihre Mitarbeiterangebote, ihren Verhaltenskodex und die Funktionsweise des Unternehmens aus einer sehr allgemeinen Perspektive zu präsentieren. Das ist toll. Viele erleben Frustration, wenn sie sehen, dass das Nachdenken über ihre Rolle sowie die Prozesse und Systeme, die daran beteiligt sind, nur „in den Köpfen ihrer erfahrenen Kollegen“ ist.

“Sie werden erst verstehen, wie wir arbeiten, nachdem Sie mindestens drei Jahre hier waren.“ Anonymer Angestellter bei einem dänischen Unternehmen.

Das Ergebnis ist, dass, sobald die auffälligen Materialien verbraucht sind, der neue Kollege das Gefühl haben muss, dass er ihren Chef und seine Kollegen in ihrer Arbeit unterbricht. Unabhängig davon, ob Sie ein neuer Absolvent oder ein erfahrener Berufstätiger sind, ist es frustrierend, wenn Sie um Gefälligkeiten bitten müssen, wenn Sie nur einfache Aufgaben wie Reisekosten, Kaufanfragen oder Buchung von Besprechungen erledigen möchten.

Es nicht zu kontrollieren

Können Sie dokumentieren, dass für jeden neuen Mitarbeiter, der im letzten Jahr Ihren Onboarding-Prozess durchlaufen hat, zum richtigen Zeitpunkt alles passiert ist? Wahrscheinlich nicht. Wenn Sie nicht nachverfolgen, wie können Sie sicherstellen, dass dies geschieht? In diesen Tagen kann es auch gesetzliche Anforderungen geben, die Sie z.B. dokumentieren können. Sicherheitsschulungen, Anweisungen und dass Sie ihre persönlichen Informationen speichern. Das Problem ist, dass es einfach eine Vollzeitstelle ist, wenn man den Überblick behält, so dass viele es dem Zufall überlassen.

Sechs Schritte zum Einrichten Ihres eigenen Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses

STEP 1

Stellen Sie Ihre eigene Vision ein

Zunächst müssen Sie die Vision für den Onboarding-Prozess Ihrer Mitarbeiter festlegen. Wenn Ihre Unternehmenskultur sehr fließend und informell ist, sollte Ihr Onboarding dies widerspiegeln. Wenn Sie sich in einer stark regulierten und ausgereiften Branche befinden, sollte Ihr Onboarding dem entsprechen. Es ist eine andere Erfahrung, wenn Sie bei einem Technologie-Startup oder einer staatlichen Organisation beschäftigt sind. Daher sollte das Onboarding-Erlebnis eine natürliche Einführung in das Unternehmen sein, so wie es ist. Auf diese Weise wechselt der neue Mitarbeiter auf natürliche Weise in seine neue Rolle, ohne das Gefühl zu haben, dass sich niemand um ihn kümmert.

Als Teil davon sollten Sie entscheiden, was Sie einschließen und wie lange der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess dauern soll.

Umfasst es alle obligatorischen Schulungen?
Gilt es für Themen, die auf Ebene, Funktion und Land der Person einzigartig sind?
Wie lange dauert es – ein, drei oder sechs Monate?

STEP 2

Beschreiben Sie die perfekte Einführung

Sobald Sie sich auf Ambitionen und Stil klar sind, ist es an der Zeit, den perfekten Einstiegsprozess für Mitarbeiter zu beschreiben, den der Mitarbeiter während des Einführungszeitraums erlebt hat.

Schreiben Sie so detailliert wie möglich. Dies sollte zu einer besseren Version der schlechten Erfahrungen beim Onboarding von Mitarbeitern führen, die wir zu Beginn dieses Leitfadens umrissen haben:

„Ihr erster Tag ist da und Sie betreten das Gebäude. Sie bitten, Ihren neuen Chef zu treffen. „Sie ist in einer Besprechung“, sagt die Empfangsdame. Nach 10 Minuten kommt jemand anderes, Peter, um Sie abzuholen. „Oh, also bist du der neue Marketing-Typ? – schön dich kennenzulernen ”, sagt Peter.

STEP 3

Ordnen Sie Ihren Prozessablauf rollenübergreifend zu

Stellen Sie Vertreter von IT, HR und anderen beteiligten Funktionen zusammen und zeichnen Sie den Ablauf auf.

In dieser Übung sollten Sie sich auf die Hauptaktivitäten und die Verantwortlichen einigen. Halten Sie es auf einem recht hohen Niveau und teilen Sie Ihren Fluss in Aktivitäten vor der Ankunft, bei der Ankunft und nach der Ankunft auf.

Tipp!

Beginnen Sie mit der Abbildung des Onboarding-Prozesses Ihrer Mitarbeiter, wie es heute der Fall ist. Dies bedeutet, sich nur auf die grundlegenden, äußerst kritischen Aufgaben zu konzentrieren. Beispiele wären: Sicherstellen, dass es einen Schreibtisch und einen PC gibt, dass die Person begrüßt wird usw. Dies sollte sich auf Aufgaben konzentrieren, die der neue Mitarbeiter eindeutig verpasst und frustriert ist.

Unsicher über Process Mapping? Lesen Sie unsere Anleitung zum einfachen Prozess mapping.

Sie können mit so etwas enden:

Mitarbeiter-Onboarding-Prozess - Diagrammbeispiel

Oder das (wenn in Gluu zugeordnet):

Mitarbeiter-Onboarding-Prozess

STEP 4

Beschreiben Sie, was bei jeder Aktivität zu tun ist

Nachdem Sie sich nun auf die wichtigsten Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen geeinigt haben, ist es an der Zeit, eine Stufe tiefer zu gehen. Dies bedeutet, dass Sie jede Aktivität in Ihrem Flussdiagramm beschreiben. Die beste Person dafür ist ein Vertreter aus allen beteiligten Rollen. So beschreibt der IT-Manager beispielsweise die benötigten Werkzeuge und wie Sie einen neuen Mitarbeiter einrichten können. Idealerweise dient dies als Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots – oder noch besser als Videoaufzeichnung des Bildschirms.

Tipp!

Lassen Sie einen anderen Kollegen mit derselben Rolle (z.B. IT-Manager) jede Anweisung beim nächsten Onboarding ausprobieren. Im Idealfall beobachtet der Autor dann, wie einfach die Anweisung zu befolgen ist, und passt sich danach an.

Unsicher, Arbeitsanweisungen zu schreiben? Lesen Sie unsere Anleitung zum Erstellen von Arbeitsanweisungen

Ein Beispiel, welches die Arbeitsanweisungsfunktion von Gluu verwendet:

Mitarbeiter-Onboarding-Prozess - Beispiel für eine Anleitung

STEP 5

Fügen Sie messbare Aufgaben hinzu

Wenn Sie sich über die verschiedenen Aktivitäten und deren Vorgehensweise im Klaren sind, ist es an der Zeit, messbare Aufgaben einzurichten. Diese sollten die Ergebnisse jeder Aktivität darstellen.

Beispiel:

Der IT-Manager hat die Aktivität „Alle Tools vorbereiten“. Er hat beschrieben, wie Sie einen PC oder ein Telefon bestellen und den neuen Mitarbeiter in verschiedenen Systemen einrichten.

Nun sollte er die messbaren Ergebnisse als Aufgaben definieren, wie z.B.

  • PC bestellen
  • PC installieren
  • Einen neuen Mitarbeiter in einem Active Directory einrichten

Warum? Aufgaben verfolgen und messen. Zu wissen, wie und in welchem Zeitrahmen sie fertig gestellt werden.

STEP 6

Steuerelemente einrichten

In diesem Schritt haben Sie es fast geschafft. Sie haben einen Prozessablauf, der anzeigt, welche Rollen für jede Aktivität im Onboarding-Prozess verantwortlich sind. Experten haben dokumentiert, wie die einzelnen Aktivitäten ausgeführt werden müssen, damit neue Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen können. Zum Schluss müssen Sie die spezifischen Aufgaben angeben, die erledigt werden müssen.

So weit, so gut. Nun kommt der schwierige Teil: Sicherstellen, dass jede Aufgabe für jeden Mitarbeiter erledigt wird. Hier brauchen Sie einen Besitzer Ihres Onboarding-Prozesses. Der Eigentümer ist dafür verantwortlich, Ihren Prozess zu verbessern, sicherzustellen, dass er jedes Mal ausgeführt wird, und beantwortet Fragen von allen.

Drei Methoden zur Kontrolle des Aufgabenabschlusses:

#1: Der Low-Tech, aber zeitraubende

Der Prozessverantwortliche ist für die Verfolgung jedes neuen Mitarbeiters verantwortlich. Wer aktualisiert seine Ergebnisse wöchentlich in einer Tabelle. Rollenbesitzer erhalten Erinnerungen per E-Mail und berichten basierend auf diesen Ergebnissen.

Dies ist zwar ein schneller Anfang, aber es dauert viel Zeit, sich auf dem Laufenden zu halten und erfordert viel Kommunikation. Es ist vollkommen in Ordnung, 3-4 Personen einzubeziehen, vorausgesetzt, Sie nehmen jeden Monat 1-2 neue Mitarbeiter an Bord.

#2: Projektmanagement-Tools verwenden

Richten Sie jeden neuen Mitarbeiter als Projekt ein, indem Sie den vorherigen als Vorlage kopieren. Z.B. In Trello können Sie eine „Tafel“ kopieren.

Das ist besser. Vor allem, wenn alle dasselbe System verwenden. Es bindet jedoch Aufgaben eher an Einzelpersonen als an Rollen. Dies ist ein Problem, wenn jemand abwesend ist. Es stellt auch keine Verbindung mit den erforderlichen Arbeitsanweisungen her. Eine Methode wie diese kann gut skaliert werden, um 5-10 Rollenbesitzer und vielleicht 5 Mitarbeiter pro Monat einzubeziehen.

#3: Verwendung einer Plattform für die Prozesszusammenarbeit

Verwenden Sie ein spezielles Tool zum Verstehen, Ausführen und Verbessern von Prozessen – Gluu! (Sorry, dies ist die Zeit, in der wir unser eigenes Produkt unabsichtlich anschließen. Wir können es einfach nicht sein lassen.) Auf diese Weise können Sie Personen, Rollen, Prozesse, Arbeitsanweisungen und Aufgaben in einem Bereich verbinden. Jeder Rollenbesitzer sieht seine Aufgabe für jeden neuen Mitarbeiter. Auf diese Weise werden Aufgaben zur richtigen Zeit und auf die richtige Weise erledigt, auch wenn jemand nicht da ist.

Wenn Sie den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess verbessern und anpassen, können Sie auch problemlos in jedem Schritt Ihres Prozesses eine geschlossene Kommunikation durchführen. Wenn Sie dies auf diese Weise tun, können Sie einen konsistenten Prozess über mehrere Standorte hinweg erreichen und die Qualität auch dann aufrechterhalten, wenn Rolleninhaber wechseln und Mitglied werden.

Schauen Sie sich dieses Video an für einen kurzen Überblick, wie es funktionieren könnte, oder lesen Sie hier mehr über Gluu für das Onboarding.

“Behandle Mitarbeiter so, als ob sie einen Unterschied machen und sie werden es tun”
Unknown

Damit ist unser Leitfaden abgeschlossen. Wir hoffen, Sie haben es nützlich gefunden. Nun ist es an der Zeit, dass Sie mit Ihrer Arbeit beginnen! 


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