Når folk har klare og enkle arbejdsanvisninger, bliver arbejdet lettere. Hvis dine formelle arbejdsanvisninger er lette at følge, er det mere sandsynligt, at de vil blive fulgt. Så enkelt er det. Nedenfor kan du se, hvordan oprettelsen af visuelle arbejdsanvisninger ved hjælp af Gluu kan gøre arbejdet nemmere.

Mangler du inspiration? Dette blog indlæg om visuelle arbejdsinstruktioner kan måske hjælpe dig.

Tilføj en arbejdsinstruktion

 

Arbejdsanvisninger kan føjes til enhver aktivitet i enhver proces. Så du gør klar til en arbejdsanvisning ved at tilføje en proces og en aktivitet. Derved præsenteres dine arbejdsanvisninger altid sammen med processen og aktiviteten. Dette reducerer behovet for tekst. Samtidig kombinerer det “hvad der skal gøres” (processen og aktiviteten) med “hvordan det gøres” (arbejdsanvisningen).

Gå til den aktivitetsside, hvor du ønsker at tilføje en arbejdsanvisning. Du vil se denne widget neden for diagrammet.

  1. Tilgå Edit ved at klikke på ikonet, så værktøjslinjen for redigering vises.
  2. Vælg Formatting ¶ muligheden for at vise en liste over formatteringsmuligheder. Du vælger formattering ved at fremhæve teksten og vælge formatteringen.
    – Brug Risk for at fremhæve en særlig risiko ved arbejdet – det kan være noget, der ofte går galt, eller hvor brugeren skal være opmærksom.
    – Brug Tip for at henvise til tricks og råd, der eventuelt kan hjælpe læseren.
  3. Klik på Image ikoner for at tilføje et billede, hvor markøren er placeret på siden. Billeder kan uploades fra hvilken som helst kilde. Du kan redigere størrelse, placering og vælge at åbne i nye faner.
  4. Klik på Video ikonet for at indlejre en video, hvor markøren er placeret på siden. Du kan få en “indlejringskode” fra hvilken som helst kilde, f.eks. dit intranet eller YouTube. Videoen vil derefter vises som del af din arbejdsanvisning.
  5. Fremhæv en tekst og klik så på Link ikonet for at tilføje et link.

Tilføjelse af fil

Du kan også føje en fil til din aktivitetsside. Dette er nyttigt, hvis du gerne vil tilføje f.eks. skabeloner eller reference dokumenter. Alle brugere, der har adgang til processen, kan tilføje filer, men det er kun Ejere eller Redaktører, der kan aktivere dem, så de bliver en del af arbejdsanvisningen. På den måde kan man hurtigt dele filer som medlem i gruppen, mens du stadig har kontrol over din dokumentation.

Først skal filen uploades. Det sker via kommentarfeltet på aktivitetssiden:

Tilføj en fil sådan:

  1. Klik på File ikonet.
  2. Vælg filen og skriv en kommentar eller bemærkning.
  3. Klik på Share. Du har nu 10 sekunder til at fortryde.

Derefter tilføjes filen som kommentar, og den vises i den fil widget, der vises, når en fil er blevet delt:

Ejere og Redaktører kan så styre, hvilke filer skal være en del af den formelle arbejdsanvisning sådan:

  1. Indstil den widget, filen er i, til Edit.
  2. Sæt flueben ved filer, der bør vises som del af arbejdsanvisningen og sørg for, at der ikke er flueben ved filer, der IKKE skal vises.
  3. Markerede filer kan derefter downloades af alle medlemmer.